Wie geht KI mit widersprüchlichen Unterlagen um?

Das Problem

Sie haben drei Fassungen eines Vertrags, zwei Offerten mit unterschiedlichen Preisen und ein Protokoll, das anderes sagt als die E-Mail dazu. Sie bitten die KI um eine Zusammenfassung. Die kommt klar und sicher formuliert daher, und Sie fürchten, dass sie wichtige Abweichungen unterschlägt.

Die Sorge ist berechtigt. Sprachmodelle sind gut darin, aus Texten einen zusammenhängenden Eindruck zu erzeugen. Dabei können sie Widersprüche glätten: Sie nennen eine Zahl, ohne die andere zu erwähnen, oder verschmelzen zwei Angaben zu einer dritten.

Im Büroalltag ist das gefährlich, etwa bei Verträgen, Fristen und Beträgen. Wer das Problem kennt, kann es mit wenigen Handgriffen entschärfen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Versionen sichten: Legen Sie alle Dokumente nebeneinander. Notieren Sie Titel, Datum und Herkunft jeder Fassung.
2. Massgebende Fassung bestimmen: Klären Sie, welches Dokument gilt: das neueste, das unterschriebene oder das mit der höheren Verbindlichkeit. Das entscheiden Sie oder die zuständige Stelle, nicht die KI.
3. Veraltetes kennzeichnen: Benennen Sie überholte Dokumente klar, etwa «ALT» im Dateinamen, oder nehmen Sie sie aus dem Satz der Unterlagen für die KI heraus.
4. Aufträge sauber formulieren: Geben Sie jedem Dokument eine Bezeichnung (Dokument A, B, C) und schreiben Sie, welches gilt. Hinweise finden Sie unter Widersprüchliche Quellen im Prompt.
5. Widersprüche ausdrücklich verlangen: Fordern Sie: «Nenne Abweichungen zwischen den Dokumenten in einer Tabelle, statt sie zu vereinheitlichen.»
6. Belege verlangen: Bitten Sie die KI, bei jeder Angabe zu nennen, aus welchem Dokument sie stammt, und prüfen Sie einige Stellen im Original.
7. Offene Punkte klären: Fragen Sie bei den zuständigen Personen nach, wo die Dokumente nicht übereinstimmen.
8. Ablage aufräumen: Halten Sie fest, welche Fassung die gültige ist, und löschen oder archivieren Sie überholte Versionen, damit das Problem nicht wiederkehrt.

Typische Widersprüche und Umgang damit

Vorlage zum Kopieren

Ich gebe dir [Anzahl] Dokumente zu [Thema, z. B. der Offerte für ein Bauprojekt].
Dokument A: [Bezeichnung, Datum, Status, z. B. gültig]
Dokument B: [Bezeichnung, Datum, Status, z. B. überholt]
Aufgabe: Vergleiche die Dokumente und erstelle eine Tabelle mit allen Abweichungen: Punkt, Angabe in A, Angabe in B.
Glätte nichts und entscheide nicht, welche Angabe richtig ist. Wenn du dir bei einer Stelle nicht sicher bist, markiere sie mit «bitte prüfen».
Gib bei jeder Angabe an, aus welchem Dokument sie stammt.
[Texte der Dokumente einfügen, ohne vertrauliche Personendaten]

Ersetzen Sie die Angaben und fügen Sie die Texte ein. Kontrollieren Sie die gefundenen Abweichungen im Original.

Worauf Sie achten müssen

• Vermischte Angaben: KI kann zwei Quellen zu einer neuen Aussage verschmelzen. Prüfen Sie Zahlen und Fristen im Original.
• Datenschutz: Verträge und Korrespondenz enthalten oft vertrauliche Angaben. Klären Sie, ob ein Programm dafür freigegeben ist, oder anonymisieren Sie.
• Fehlende Gültigkeit: Die KI weiss nicht, welche Fassung rechtlich verbindlich ist. Verlassen Sie sich nicht auf ihre Einschätzung.
• Lange Dokumente: Bei sehr langen Texten können Stellen übersehen werden. Teilen Sie den Vergleich in Abschnitte.
• Rechtliche Fragen: Für verbindliche Auslegung von Verträgen holen Sie fachlichen Rat ein.

Ordnung in der Ablage schafft Klarheit

Viele Widersprüche entstehen, weil mehrere Fassungen herumliegen. Eine einfache Namensregel hilft: Datum zuerst, dann Titel, dann Status, zum Beispiel «2026-10-10 Offerte Umbau gültig». Alte Fassungen verschieben Sie in einen Ordner «Archiv», statt sie zu überschreiben. Bestimmen Sie eine Person, die jeweils die gültige Fassung benennt. Das braucht anfangs etwas Disziplin, erspart aber später langes Suchen und schützt davor, dass eine KI oder ein Kollege mit einer veralteten Fassung arbeitet.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Leiterin einer Bauverwaltung in Zofingen hat für einen Umbau eine ursprüngliche und eine überarbeitete Offerte eines Handwerkers. Vorher lässt sie die KI beide zusammenfassen und erhält eine Gesamtpreisangabe, die in keiner der Offerten steht.

Nachher kennzeichnet sie die überarbeitete Offerte als gültig und bittet die KI um eine Tabelle der Abweichungen. Diese zeigt, dass zwei Positionen im neuen Angebot entfallen und die Mehrwertsteuer anders ausgewiesen wird. Die Verwaltung klärt beides telefonisch mit dem Handwerker, bevor sie freigibt.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, KI-Ergebnisse in Büro und Verwaltung gezielt zu prüfen, finden Sie bei absofort die Kurse KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Beschrieben sind unter anderem Bürokommunikation, die nicht-juristische Strukturierung von Vertragsdokumenten, Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen und Claude mit Qualitätsprüfung und Einsatzregeln.

Rechtliche Beurteilung ist nicht Teil dieser Kurse.

Häufige Fragen

Kann die KI selbst entscheiden, welche Angabe stimmt?

Sie kann Hinweise geben, etwa nach Datum oder Formulierung, aber nicht verbindlich entscheiden. Welche Fassung gilt, bestimmen Sie.

Was, wenn ich nicht weiss, welche Version die richtige ist?

Fragen Sie die zuständige Person oder suchen Sie die unterschriebene beziehungsweise offiziell versandte Fassung. Bis dahin lassen Sie nur die Abweichungen ausweisen.

Hilft es, der KI nur ein Dokument zu geben?

Ja, das ist die einfachste Lösung, wenn Sie wissen, welches gilt. So gibt es nichts zu verwechseln.

Wie vermeide ich Widersprüche künftig?

Mit einer klaren Ablage, Datum und Status in den Dateinamen und einem Verantwortlichen für die gültige Fassung. Mehr dazu in Warum braucht KI saubere Daten aus unseren Systemen?.