Sternenstaub – Glossar · Begriff · KI-Beratung und digitale Transformation

Workflow

Stand 10.10.2026 · 2 Min. Lesezeit

Kurz gesagt

Ein Workflow ist ein Arbeitsablauf aus festen Schritten, zum Beispiel «Anfrage eingehen, einordnen, Antwort entwerfen, prüfen, senden». Mit KI übernimmt ein Schritt eine Aufgabe wie Einordnen oder Entwerfen, die übrigen laufen nach klaren Regeln. An wichtigen Stellen gibt ein Mensch frei.

Definition

Ein Workflow (Arbeitsablauf) ist eine festgelegte Folge von Schritten, mit der eine Aufgabe von Anfang bis Ende erledigt wird. Jeder Schritt hat einen Auslöser, eine Aufgabe und ein Ergebnis, das an den nächsten Schritt übergeben wird.

In der Büroarbeit gibt es Workflows schon lange, etwa den Weg einer Rechnung von der Prüfung über die Freigabe bis zur Zahlung. Mit KI kommt hinzu, dass einzelne Schritte, zum Beispiel das Lesen einer E-Mail oder das Entwerfen einer Antwort, von einem KI-Modell erledigt werden.

Einfach erklärt

Denken Sie an ein Montageband: Jede Station macht einen bestimmten Handgriff, danach geht das Stück weiter. Bei einem KI-Workflow sind einige Stationen Menschen, einige normale Programme und einige KI.

Der Vorteil: Der Ablauf ist nachvollziehbar und wiederholbar. Sie wissen, wo die KI eingesetzt wird und wo sie nicht. Das macht Fehler leichter auffindbar als bei einem frei handelnden System.

Schritt	Wer oder was	Beispiel
1. Auslöser	Regel	Neue Anfrage trifft per Formular ein
2. Einordnen	KI	Thema und Dringlichkeit erkennen
3. Entwurf	KI	Antwort vorschlagen
4. Prüfen und freigeben	Mensch	Sekretariat liest, ändert, gibt frei
5. Versand und Ablage	Regel	Antwort senden, Vorgang speichern

Beispiel

Ein Beispiel: Ein Schlüsseldienst in Basel erhält Anfragen per Formular. Ein Workflow lässt die KI jede Anfrage in «Notfall», «Termin» oder «Offerte» einordnen und einen Antwortentwurf vorschlagen. Notfälle werden sofort per SMS an den Dienstleiter gemeldet. Alle Entwürfe liest eine Mitarbeiterin, bevor sie rausgehen.

Nicht verwechseln

Ein Workflow ist nicht dasselbe wie ein KI-Agent: Beim Workflow legen Menschen die Reihenfolge fest, beim Agenten entscheidet die KI selbst über das Vorgehen. Das macht Workflows besser vorhersehbar. Auch RPA ist enger gefasst: Es ahmt Klicks nach und kann Teil eines Workflows sein. Der Oberbegriff für das Automatisieren von Abläufen ist Automatisierung. Wo Menschen eingreifen sollen, beschreibt Human in the Loop.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Abläufe mit KI verbinden und zuverlässig gestalten möchten, unterstützt Sie die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana. Beschrieben sind das Aufnehmen und Verbessern von Geschäftsprozessen, digitale Workflows und Automatisierungen sowie die Integration von KI-Agenten mit Pilot und Einsatzregeln. Projekte werden individuell offeriert.

Erstellt mit KI-Unterstützung, redaktionell verantwortet von der Alpasana GmbH · 10.10.2026. Fehler entdeckt? Melden Sie es uns.