Unterforderung ansprechen: Mit KI passende Aufgaben erkunden

Das Problem

Frau Berger bemerkt bei einer erfahrenen Mitarbeiterin, dass sie Aufgaben rasch erledigt, in Sitzungen wenig sagt und auf zusätzliche Anfragen nur zögerlich reagiert. Sie vermutet, dass die Frau unterfordert ist, und weiss nicht, ob und wie sie das ansprechen soll.

Unterforderung ist schwer zu erkennen, weil sie von aussen ähnlich aussieht wie Desinteresse, Überlastung oder private Sorgen. Wer vorschnell «Sie sind unterfordert» sagt, riskiert, dass die Person sich bewertet fühlt oder die Aussage zurückweist. Auch eine «Diagnose» steht Ihnen nicht zu; Sie beobachten Verhalten und fragen nach.

Sinnvoll ist ein offenes Gespräch über Aufgaben, Interessen und Entwicklungsmöglichkeiten. KI kann Fragen und Optionen vorbereiten. Welche Aufgaben tatsächlich passen, ergibt sich aus dem Gespräch und den Möglichkeiten Ihres Betriebs.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Beobachtungen sammeln. Notieren Sie, was Sie konkret gesehen haben: Aufgaben früh fertig, wenig Fragen, Rückzug in Sitzungen. Lassen Sie Deutungen aussen vor.

1. Alternative Erklärungen bedenken. Überlegen Sie, was ausser Unterforderung möglich wäre: Überlastung, unklare Ziele, Konflikte, persönliche Belastung. So gehen Sie offen ins Gespräch.

1. Mögliche Optionen sammeln. Prüfen Sie, welche Spielräume Sie haben: zusätzliche Verantwortung, Projektarbeit, Stellvertretung, Einarbeitung neuer Kollegen, Weiterbildung. Lassen Sie sich von der KI weitere Ideen liefern.

1. Gesprächsimpulse entwerfen. Geben Sie die Vorlage unten in die KI ein und lassen Sie sich offene Fragen vorschlagen.

1. Gespräch ansetzen. Laden Sie ein, nennen Sie den Anlass («Ich möchte mit Ihnen über Ihre Aufgaben sprechen») und wählen Sie einen ruhigen Rahmen.

1. Beobachtung schildern und fragen. Beschreiben Sie, was Sie gesehen haben, und fragen Sie: «Wie erleben Sie Ihre Aufgaben im Moment?» Hören Sie zu, ohne zu bewerten.

1. Interessen und Wünsche erkunden. Fragen Sie, was die Person gerne mehr oder weniger täte. Vermeiden Sie Zusagen, die Sie nicht halten können.

1. Einen Versuch vereinbaren. Legen Sie gemeinsam einen kleinen Schritt fest, zum Beispiel eine zusätzliche Aufgabe für eine gemeinsam vereinbarte, passende Dauer, und einen Termin zur Auswertung.

Vorlage zum Kopieren

Beschreiben Sie die Situation anonym und ohne Gesundheits- oder Leistungsdaten. Verwenden Sie Rollenbezeichnungen statt Namen.

Ich bin Führungskraft und möchte ein Gespräch mit einer erfahrenen Mitarbeiterin vorbereiten, die möglicherweise unterfordert ist.
Anonymisierte Beobachtungen: [Beobachtung 1], [Beobachtung 2].
Mögliche Spielräume in meinem Betrieb: [Spielräume, z. B. Projektarbeit, Einarbeitung, Weiterbildung].
Aufgabe: 1. Nenne vier alternative Erklärungen für das Verhalten, die ich im Gespräch offen halten sollte.
2. Entwirf sieben offene Gesprächsfragen zu Aufgaben, Interessen und Entwicklung, ohne Diagnose oder Vorwurf.
3. Schlage drei kleine, zeitlich begrenzte Versuche vor, die ich vereinbaren könnte.
Stelle keine Diagnose, beurteile die Person nicht und gib keine arbeitsrechtlichen Ratschläge. Sprache: Deutsch (Schweiz), Anrede «Sie».

Passen Sie die Beobachtungen an. Streichen Sie Vorschläge, die in Ihrem Betrieb nicht umsetzbar sind.

Worauf Sie achten müssen

• Keine echten Personaldaten, Beurteilungen oder Gesundheitsinformationen in öffentliche KI-Dienste eingeben.
• Machen Sie keine Versprechen, die Sie nicht halten können. Wer mehr Verantwortung erwartet, aber nur eine Zusatzaufgabe erhält, wird enttäuscht.
• Prüfen Sie, ob Unterforderung mit Strukturen zu tun hat, die Sie ändern können, etwa Aufgabenverteilung oder fehlendes Feedback.
• Zusätzliche Aufgaben bedeuten zusätzlichen Aufwand. Klären Sie, ob eine Entlastung an anderer Stelle nötig ist und ob sich Lohn oder Stellenprofil ändern; das gehört mit HR geklärt.
• Wenn die Person von Belastung, Erschöpfung oder persönlichen Problemen spricht, wechseln Sie vom Aufgabengespräch zum Zuhören und weisen Sie auf Hausarzt oder Psychotherapie hin; die Dargebotene Hand ist unter Telefon 143 erreichbar.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Berger leitet das Sekretariat einer Schule in Wohlen. Eine langjährige Mitarbeiterin erledigt ihre Aufgaben mit Routine, fragt aber nie nach neuen.

Vorher: Frau Berger nimmt an, die Mitarbeiterin wolle «ihre Ruhe». Sie sagt nichts. Nachher: Sie fragt: «Mir ist aufgefallen, dass Sie sehr zuverlässig und schnell arbeiten. Wie erleben Sie Ihre Aufgaben?» Die Mitarbeiterin sagt, sie würde gern die Einarbeitung neuer Kolleginnen übernehmen, habe sich aber nicht getraut. Sie vereinbaren einen Versuch über ein Semester und einen Auswertungstermin im Januar.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie sich selbst mit Fragen zu Rolle, Entwicklung oder Neuorientierung beschäftigen, kann ein persönliches Gespräch Klarheit bringen. my-coach.ch begleitet im Life Coaching und Mental Coaching, unter anderem bei beruflicher Neuorientierung, Entscheidungen und Work-Life-Balance, online schweizweit oder vor Ort in Safenwil, mit kostenlosem, unverbindlichem Erstgespräch.

Ein Angebot speziell für Personalentwicklung in Betrieben ist dort nicht beschrieben, und Coaching ersetzt keine Therapie.

Häufige Fragen

Wie erkenne ich Unterforderung?

Von aussen allein lässt sich Unterforderung nicht verlässlich feststellen. Mögliche Hinweise sind frühes Fertigwerden, Langeweile oder Rückzug, aber sie können andere Ursachen haben. Fragen Sie nach, statt zu schliessen.

Muss ich jeder unterforderten Person mehr Aufgaben geben?

Nein. Manche Menschen sind mit ihrer Rolle zufrieden. Klären Sie im Gespräch, was die Person möchte, und achten Sie auf Fairness im Team.

Was, wenn es keine passenden Aufgaben gibt?

Dann sagen Sie das ehrlich und besprechen Sie Alternativen: Weiterbildung, Projekte in anderen Bereichen oder, wenn nötig, eine Neuorientierung. Weitere Ideen bietet Entwicklung ohne Beförderung.

Mehr dazu: Mitarbeitergespräch mit Selbsteinschätzung, Delegieren lernen und Belastung ansprechen.