Unbeliebte Aufgaben verteilen: Mit KI Fairness besprechen

Das Problem

Im Team gibt es Aufgaben, die niemand gern übernimmt: das Protokoll der Teamsitzung, die Archivierung, der Pikettdienst am Wochenende, die Betreuung schwieriger Kundschaft. In Frau Bergers Team landen sie meist bei zwei Personen: einer, die nie Nein sagt, und einem, der es schnell erledigt. Die beiden sind zunehmend müde und ärgern sich, ohne es offen zu sagen.

Dieses Muster entsteht oft unbemerkt. Wer verlässlich ist, bekommt mehr. Wer zögert, wird übergangen. So wird Unfairness zur Gewohnheit. Sie schadet der Stimmung, und sie bleibt oft unsichtbar, weil niemand eine Übersicht hat.

Fairness heisst nicht, dass alle dasselbe tun. Sie heisst, dass die Verteilung nachvollziehbar ist, Kriterien gelten und alle mitreden können. Dafür helfen eine Übersicht, einfache Kriterien und ein Rotationsmodell. KI kann Entwürfe liefern, die das Team im Gespräch prüft.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Machen Sie die Aufgaben sichtbar. Listen Sie alle unbeliebten Aufgaben auf: Was fällt an, wie oft, wie viel Zeit? Fragen Sie das Team, ob etwas fehlt.
2. Erfassen Sie die heutige Verteilung. Wer macht was? Eine einfache Tabelle genügt. Verwenden Sie Namen nur intern, nicht in öffentlichen KI-Diensten.
3. Sammeln Sie mögliche Kriterien. Zum Beispiel Rotation, Arbeitsbelastung, Kompetenz, Pensum, bisherige Häufigkeit. Fragen Sie, welche Kriterien dem Team fair erscheinen.
4. Lassen Sie die KI Modelle entwerfen. Verwenden Sie die Vorlage unten mit allgemeinen Angaben. Sie liefert zwei bis drei Varianten, etwa Rotation, Punktesystem, Tausch.
5. Besprechen Sie die Varianten im Team. Legen Sie sie offen vor und fragen Sie nach Vor- und Nachteilen. Lassen Sie das Team mitentscheiden, soweit möglich.
6. Vereinbaren Sie Regeln. Halten Sie fest: Wer macht was, wie lange, wie wird gewechselt, wie sind Ausnahmen geregelt? Ein sichtbarer Plan hilft.
7. Prüfen Sie zu einem passend gewählten Zeitpunkt, zum Beispiel nach einigen Wochen. Funktioniert die Verteilung? Gibt es neue Ungerechtigkeiten? Passen Sie das Modell an.

Vorlage zum Kopieren

Ich leite ein Team in [Branche] mit [Zahl] Personen. Unbeliebte Aufgaben bleiben häufig bei denselben
Personen hängen. Ich möchte mit dem Team transparente Kriterien und ein Verteilmodell besprechen.
Unbeliebte Aufgaben (allgemein): [z. B. Sitzungsprotokoll, Archivierung, Wochenenddienst]
Entwirf:
- fünf mögliche Fairness-Kriterien mit je einem Vor- und Nachteil,
- drei Verteilmodelle (z. B. feste Rotation, Tauschmodell, Punktesystem) mit je einer Beispielübersicht,
- fünf Fragen für ein Teamgespräch, die alle zu Wort kommen lassen,
- einen Vorschlag, wie wir nach vier Wochen überprüfen, ob es funktioniert.
Verwende keine Namen und keine Beurteilungen von Personen.

Ersetzen Sie Branche, Teamgrösse und Aufgaben durch allgemeine Angaben. Bitten Sie die KI im zweiten Durchgang, die Modelle für ein kleines Team mit Teilzeitpensen anzupassen, damit die Beispiele zu Ihrer Situation passen.

Verteilmodelle im Vergleich

Worauf Sie achten müssen

• Nicht nur Verteilung, auch Anerkennung. Wer Unangenehmes übernimmt, sollte dafür Wertschätzung erhalten. Das ist ein eigener Punkt.
• Individuelle Situationen. Pensum, Betreuungspflichten, Gesundheit und Kompetenz können Ausnahmen begründen. Besprechen Sie das offen, ohne private Details zu erzwingen.
• Gleichbehandlung und Recht. Arbeitsverträge, Pflichtenhefte und gesetzliche Vorgaben können für die Aufgabenverteilung relevant sein. Was etwa bei Pikettdiensten gilt, ist im Einzelfall zu prüfen; wenden Sie sich bei Zweifeln an die Personalstelle oder eine zuständige Fachstelle.
• Machtgefälle. Nicht alle im Team trauen sich zu widersprechen. Bieten Sie anonyme Rückmeldemöglichkeiten an.
• Keine Personendaten in KI-Dienste. Verwenden Sie für die KI-Eingabe nur allgemeine Angaben. Namen und Beurteilungen gehören nicht in öffentliche KI-Dienste.
• Überlastung erkennen. Wenn Personen dauerhaft überlastet sind, ist das ein Führungsthema. Besprechen Sie es und verweisen Sie bei Bedarf auf betriebliche Anlaufstellen. In akuten Krisen erreicht man die Dargebotene Hand unter 143.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein fiktives Beispiel: In einer Arztpraxis bleibt das Aufräumen des Materiallagers immer bei zwei medizinischen Praxisassistentinnen hängen. Die Praxisleiterin stellt fest, dass sie die Aufgabe bisher nicht bewusst verteilt hat.

Sie lässt sich mit KI drei Modelle entwerfen und stellt sie im Team vor. Das Team könnte eine Rotation mit Tauschmöglichkeit wählen und die Übersicht für alle zugänglich machen. Eine Assistentin könnte dabei sagen: «Ich hätte nie gewagt, das anzusprechen.»

Vorher blieb die Aufgabe bei zwei Personen, nachher ist sie transparent verteilt. Nach acht Wochen passt das Team den Plan an, weil zwei Kolleginnen Teilzeit arbeiten. Mehr zum Thema Wertschätzung bietet Anerkennung für unsichtbare Teamarbeit.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Ihre eigene Rolle bei der Verteilung klären möchten, etwa Ihre Schwierigkeiten, Nein zu sagen oder Konflikte anzusprechen, bietet my-coach.ch mit Nataliya Fiechter Life Coaching und Mental Coaching an. Veröffentlichte Themen sind unter anderem Grenzen, Konflikte, Stress und Work-Life-Balance. Es gibt Einzeltermine sowie Dreier- und Sechserpakete, online schweizweit oder in Safenwil. Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich.

Teamentwicklung oder Organisationsberatung sind in der Beschreibung nicht ausdrücklich genannt. Die Verteilung im Team gestalten Sie selbst mit Ihren Mitarbeitenden.

Häufige Fragen

Soll ich unbeliebte Aufgaben einfach zuteilen?

Das geht, wirkt aber ungerecht, wenn es ohne Erklärung geschieht. Besser ist ein nachvollziehbares Verfahren, das das Team mitgestaltet.

Was, wenn sich niemand freiwillig meldet?

Dann braucht es eine Regel wie Rotation oder Los. Besprechen Sie, warum die Aufgabe unbeliebt ist; manchmal lässt sie sich verbessern oder abschaffen.

Muss die Verteilung immer gleich sein?

Nicht zwingend. Unterschiede müssen begründet und sichtbar sein: Pensum, Kompetenz, Belastung. Entscheidend ist, dass alle sie nachvollziehen können.