Feedback geben und nehmen: Regeln für beide Seiten

Das Problem

Rückmeldungen im Team scheitern selten daran, dass niemand etwas zu sagen hätte. Sie scheitern daran, dass Gebende und Nehmende unterschiedliche Erwartungen haben und nie darüber gesprochen haben. Die eine Person meint es gut und sagt es unbedacht. Die andere hört einen Angriff, obwohl keiner gemeint war.

Wer Feedback geben und nehmen will, braucht darum Spielregeln, die für beide Seiten gelten. Das Wort Feedback bedeutet ursprünglich einfach Rückmeldung: Eine Person erfährt, wie ihr Verhalten bei anderen angekommen ist. Es ist ein Angebot zur Selbstklärung, kein Urteil über die Person.

Gemeinsam vereinbarte Regeln können Unsicherheit verringern. Prüfen Sie im Team, ob sie im Alltag helfen und was angepasst werden sollte.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie, was heute schiefläuft. Notieren Sie zwei oder drei typische Situationen aus Ihrem Team, etwa Kritik vor Publikum oder Rückmeldungen, die nie ankommen. Verwenden Sie keine Namen.

1. Lassen Sie KI einen Regelentwurf erstellen. Nutzen Sie die Vorlage unten und fügen Sie die anonymisierten Situationen ein.

1. Streichen und ergänzen Sie. Behalten Sie die Liste möglichst kurz und prüfen Sie mit dem Team, welche Regeln im Alltag genutzt werden.

1. Besprechen Sie den Entwurf im Team. Jede Person darf eine Regel ändern oder ablehnen. Nur was alle mittragen, gilt später.

1. Üben Sie ein Beispiel gemeinsam. Spielen Sie einen erfundenen Fall zu zweit durch, einmal als gebende, einmal als nehmende Person.

1. Legen Sie einen Rückblick fest. Planen Sie nach vier bis sechs Wochen eine Viertelstunde ein: Was hilft, was passt nicht?

Einfach erklärt

Feedback hat immer zwei Rollen. Die gebende Person stellt ihre Wahrnehmung zur Verfügung. Die nehmende Person entscheidet, was sie davon annimmt. Beide tragen Verantwortung für das Gelingen.

Damit das funktioniert, helfen einige anerkannte Grundsätze, die in vielen Kommunikationsschulungen vermittelt werden:

Ein Beispiel aus dem Alltag: Eine Kollegin sagt: «Mir ist aufgefallen, dass Sie in Sitzungen oft auf das Handy schauen. Ich habe dann den Eindruck, dass meine Punkte nicht interessieren.» Die nehmende Person kann antworten: «Danke, das war mir nicht bewusst. Ich schaue nach, wie ich das ändern kann.» Das ist keine Kapitulation, sondern ein ruhiger Umgang mit einer Rückmeldung.

Tipp für die Nehmenden: Drei Sätze genügen als Notfall-Repertoire. «Danke, dass Sie mir das sagen.» «Können Sie mir ein Beispiel nennen?» «Ich überlege mir das und komme darauf zurück.» Damit gewinnen Sie Zeit und bleiben im Gespräch, auch wenn die Rückmeldung unangenehm ist.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt können Sie als Team eigene Feedbackregeln entwerfen. Er enthält keine Personendaten.

Wir sind ein Team mit [Anzahl] Personen im Bereich [Bereich, z. B. Verwaltung einer Gemeinde].
Wir möchten gemeinsame Regeln für das Geben und Nehmen von Feedback vereinbaren.
Schlage vor:
1. fünf Regeln für Gebende und fünf Regeln für Nehmende, in einfacher Sprache,
2. je einen Beispielsatz pro Regel,
3. drei Fragen, mit denen wir im Team besprechen, ob die Regeln zu uns passen,
4. eine Seite zum Aushängen mit höchstens 120 Wörtern.
Verwende keine Namen, nur allgemeine Beispiele.

Besprechen Sie den Entwurf im Team und streichen Sie, was nicht passt. Regeln wirken nur, wenn alle sie mittragen.

Worauf Sie achten müssen

• Feedback ist freiwillig. Wer nicht bereit ist, es zu hören, sollte nicht bedrängt werden. Bieten Sie einen späteren Termin an.
• Regeln gelten nicht nur von oben nach unten. Auch Führungspersonen sollten Rückmeldungen annehmen. Mehr dazu unter Feedback als Führungskraft annehmen.
• Ein Feedback ist keine Leistungsbeurteilung. Beurteilungen und arbeitsrechtliche Schritte laufen in einem eigenen Verfahren und können Folgen haben.
• Geben Sie keine echten Personalangaben in öffentliche KI-Dienste ein. Regeln und Übungsfälle können Sie mit erfundenen Beispielen erarbeiten.
• Kulturelle Unterschiede spielen mit. Was in einem Team als direkt und klar gilt, empfindet ein anderes als schroff. Fragen Sie nach, wie Rückmeldungen am besten ankommen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einer Gemeindeverwaltung im Aargau beschweren sich zwei Mitarbeitende, dass Rückmeldungen «immer zwischen Tür und Angel» fallen. Gleichzeitig sagt der Teamleiter, dass niemand je etwas anspreche.

Im Teamtreffen erarbeiten alle zusammen eine halbe Seite Regeln. Rückmeldungen gibt es nur auf Anfrage oder nach einer kurzen Vorwarnung («Hast du fünf Minuten?»). Nehmende bedanken sich und antworten erst am nächsten Tag. Nach einem Monat besprechen sie, ob es hilft. Das Team stellt fest, dass Rückmeldungen seltener, aber sorgfältiger werden.

Ergänzend lohnt sich die Seite Feedback unter Kollegen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Feedbackregeln im Team fehlen oder ein Gespräch ansteht, können Sie im unverbindlichen Erstgespräch Ihr Anliegen schildern und einen möglichen nächsten Schritt klären. Es ersetzt weder Absprachen im Team noch ein Konfliktverfahren.

Häufige Fragen

Muss ich jedes Feedback annehmen?

Nein. Sie hören zu und prüfen, was für Sie stimmig ist. Es hilft aber, bei wiederholten, ähnlichen Rückmeldungen genauer hinzuschauen, weil sich darin oft ein Muster zeigt.

Wie gebe ich Feedback, wenn die andere Person nicht darum gebeten hat?

Fragen Sie zuerst, ob jetzt ein passender Zeitpunkt ist: «Darf ich Ihnen eine Rückmeldung zur Präsentation geben?» Wenn die Person ablehnt, nehmen Sie das ernst und schlagen Sie einen anderen Termin vor. Eine Anleitung finden Sie unter Wie gebe ich Feedback?.

Gilt das auch für schriftliches Feedback per E-Mail?

Die Grundsätze gelten, aber Ton und Mimik fehlen. Schwierige Rückmeldungen besprechen Sie besser im Gespräch und fassen sie danach schriftlich zusammen.