Entscheidungskriterien im Team: Mit KI vorab Klarheit schaffen

Das Problem

In der Teamsitzung diskutieren Frau Berger und ihre Mitarbeitenden über eine neue Software für die Auftragsverwaltung. Eine Person ist für Lösung A, weil sie günstig ist, eine zweite für B, weil sie einfacher zu bedienen ist, eine dritte für C, weil sie am meisten Funktionen hat. Nach einer Stunde Diskussion sind alle erschöpft, und niemand hat sich bewegt.

Das Muster ist häufig: Das Team vergleicht Lösungen, bevor es geklärt hat, was wichtig ist. Jede Person bringt unausgesprochene Kriterien mit, etwa Kosten, Bedienbarkeit, Sicherheit, Einführungsaufwand. Weil diese Kriterien nicht offen auf dem Tisch liegen, reden alle aneinander vorbei.

Ein einfacher Schritt hilft: Zuerst Kriterien klären, dann Optionen beurteilen. Das Team einigt sich darauf, woran es eine gute Lösung erkennt, und gewichtet diese Kriterien. Damit wird die Diskussion sachlicher, und auch Unterlegene können nachvollziehen, warum eine Entscheidung fällt. KI kann Kriterienlisten und Gesprächsfragen vorbereiten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Formulieren Sie die Entscheidungsfrage. Schreiben Sie sie in einem Satz: «Welche Lösung für die Auftragsverwaltung führen wir bis Ende Jahr ein?» Klären Sie auch, wer entscheidet.
2. Sammeln Sie Kriterien im Team. Bitten Sie alle, drei Dinge aufzuschreiben, die eine gute Lösung erfüllen muss. Sammeln Sie sie auf Karten oder in einem Dokument.
3. Lassen Sie die KI die Liste ergänzen. Verwenden Sie die Vorlage unten mit einer allgemeinen Beschreibung. Sie schlägt Kriterien vor, die dem Team fehlen könnten, etwa Datenschutz, Aufwand oder Abhängigkeit vom Anbieter.
4. Verdichten Sie auf drei bis fünf Kriterien. Fassen Sie Ähnliches zusammen und streichen Sie, was nicht entscheidend ist. Formulieren Sie jedes Kriterium so, dass man es beurteilen kann.
5. Gewichten Sie die Kriterien. Jede Person verteilt zehn Punkte auf die Kriterien. Vergleichen Sie die Ergebnisse und besprechen Sie grosse Unterschiede.
6. Beurteilen Sie die Optionen. Bewerten Sie jede Option pro Kriterium, zum Beispiel mit «erfüllt, teilweise, nicht erfüllt». Tragen Sie die Werte in eine Tabelle ein.
7. Entscheiden und begründen. Wer entscheidet, nennt die Kriterien, die den Ausschlag gaben. Halten Sie das Ergebnis schriftlich fest, damit es nachvollziehbar bleibt.

Vorlage zum Kopieren

Mein Team muss entscheiden: [Entscheidungsfrage, allgemein, z. B. Welche Software führen wir ein?]
Wir sind [Zahl] Personen in [Branche]. Die Entscheidung trifft [Team gemeinsam / Leitung nach Anhörung].
Entwirf eine Kriterienliste mit zehn möglichen Kriterien (z. B. Kosten, Bedienbarkeit, Sicherheit,
Aufwand, Abhängigkeit und anwendbare Datenschutzanforderungen), je mit einer Prüffrage dazu, welches Datenschutzrecht gilt, wer Daten bearbeitet und wo sie gespeichert werden.
Gib ein Beispiel für eine einfache Bewertungstabelle (Optionen A, B, C, Kriterien, Skala).
Nenne fünf Fragen, die ich dem Team stelle, um Kriterien zu gewichten, und drei typische Fehler
beim Festlegen von Kriterien. Keine Empfehlung für eine Option, keine Namen von Mitarbeitenden.

Ersetzen Sie die Entscheidungsfrage durch Ihr Thema. Nennen Sie in der Eingabe keine Anbieter, Zahlen oder interne Details, die vertraulich sind.

Beispiel einer einfachen Bewertungstabelle

Worauf Sie achten müssen

• Kriterien sind nicht neutral. Wer sie festlegt, beeinflusst das Ergebnis. Machen Sie das transparent und lassen Sie das Team mitgestalten.
• Zahlen täuschen Genauigkeit vor. Punkte und Gewichte sind Einschätzungen. Behandeln Sie das Ergebnis als Hilfe, nicht als Beweis.
• Nicht alles lässt sich messen. Auch Bauchgefühl und Erfahrung gehören in die Diskussion. Fragen Sie, was in der Tabelle fehlt.
• Kein Ersatz für Entscheidung. Die KI schlägt Kriterien vor, entscheidet aber nicht. Die Verantwortung liegt bei Ihnen und beim Team.
• Keine vertraulichen Daten in KI-Dienste. Geben Sie keine Firmendaten, Angebote oder Personalinformationen ein. Beschreiben Sie das Thema allgemein.
• Rechtliche Anforderungen. Bei Entscheidungen mit Datenschutz-, Vertrags- oder Beschaffungsbezug klären Sie Vorgaben mit den zuständigen Stellen. Die Kriterienliste ersetzt keine Prüfung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein fiktives Beispiel: Die Leiterin einer Gemeindeverwaltung im Kanton Aargau muss entscheiden, wie das Team künftig Termine für Bürgerinnen und Bürger plant. Drei Mitarbeitende bevorzugen drei verschiedene Lösungen und diskutieren seit zwei Sitzungen.

Sie lässt sich mit KI zehn Kriterien vorschlagen und lässt das Team auswählen. Es einigt sich auf vier: Bedienbarkeit für Kundschaft, Datenschutz, Aufwand für das Team und Kosten. Danach beurteilt das Team die drei Lösungen. Es zeigt sich, dass zwei Lösungen den Datenschutz nicht ausreichend erfüllen.

Vorher diskutierten sie Vorlieben, nachher Kriterien. Die Entscheidung fällt auf die Lösung, die Bedienbarkeit und Datenschutz verbindet. Wie man Entscheidungswege klärt, wenn niemand weiss, wer entscheidet, zeigt Konsens oder Führungsentscheid.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie KI für solche Entwürfe gezielt beauftragen möchten, vermittelt der Prompt-Engineering-Kurs von absofort.ch, Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festzulegen. Beschrieben sind ausserdem das Überarbeiten von Prompts, die Prüfung der Ergebnisse und die Berücksichtigung des Datenschutzes. Der Online-Kurs bietet ein Zertifikat und braucht keine Programmierkenntnisse.

Der Kurs vermittelt keine Methoden der Entscheidungsfindung und keine Beschaffungsberatung. Die inhaltliche Beurteilung bleibt bei Ihnen.

Häufige Fragen

Wie viele Kriterien sind sinnvoll?

Meist drei bis fünf. Mehr überfordert und verwässert die Diskussion. Wenn Sie viele Kriterien haben, gruppieren Sie sie.

Was, wenn das Team sich nicht auf Kriterien einigt?

Dann klärt die Leitung, welche Kriterien gelten, und erklärt die Gründe. Wichtig ist, dass sie bekannt sind und nicht im Nachhinein geändert werden.

Soll die KI die Bewertung der Optionen übernehmen?

Besser nicht. Sie kennt Ihren Betrieb nicht und kann Angaben falsch einschätzen. Beurteilen Sie die Optionen selbst, gestützt auf geprüfte Informationen.