Teamregeln vereinbaren: Mit KI konkrete Verhaltensbeispiele finden

Das Problem

Viele Teams haben irgendwo ein Blatt mit Regeln: «Wir gehen respektvoll miteinander um», «Wir sind verbindlich». Niemand widerspricht, aber im Alltag ändert sich wenig. Das liegt daran, dass solche Sätze zu abstrakt sind. Jede Person versteht darunter etwas anderes: Für die eine bedeutet Verbindlichkeit, dass sie eine Mail am selben Tag beantwortet, für den anderen, dass er bei einem Termin eine Stunde vorher absagt.

Konkrete Teamregeln beschreiben Verhalten, das man beobachten kann. Statt «Wir sind erreichbar» steht dort: «Anfragen im Teamchat beantworten wir innerhalb von vier Arbeitsstunden, bei dringenden Dingen rufen wir an.» Solche Sätze lassen sich überprüfen und anpassen.

KI kann helfen, abstrakte Werte in Verhaltensbeispiele zu übersetzen und einen Workshop zu strukturieren. Die Regeln müssen aber vom Team stammen, sonst bleiben sie Papier.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie den Anlass. Warum sprechen Sie über Regeln? Gibt es konkrete Reibungen, etwa verpasste Rückmeldungen oder einen scharfen Ton in Chats? Notieren Sie zwei bis drei typische Situationen ohne Namen.

1. Wählen Sie wenige Themen. Drei bis fünf Bereiche reichen: Erreichbarkeit, Verbindlichkeit, Umgangston, Meetings, Informationsfluss. Je mehr Regeln, desto weniger werden eingehalten.

1. Lassen Sie Beispiele entwerfen. Bitten Sie die KI, pro Thema drei konkrete Verhaltensregeln in verschiedener Strenge vorzuschlagen, etwa eine lockere, eine mittlere und eine strenge Variante.

1. Bereiten Sie den Workshop vor. Lassen Sie eine Struktur für 60 bis 90 Minuten entwerfen: Einstieg, Situationen sammeln, Varianten diskutieren, Entscheidung, Überprüfungstermin.

1. Lassen Sie das Team wählen. Legen Sie die Varianten als Vorschläge vor. Jede Person darf anpassen und ablehnen. Sorgen Sie dafür, dass auch leise Teammitglieder zu Wort kommen.

1. Halten Sie fest, was gilt. Schreiben Sie die Regeln als kurze Liste, mit einem Beispiel pro Regel und einem Datum für die Überprüfung. Ein Blatt reicht.

1. Klären Sie Folgen. Was passiert, wenn jemand eine Regel verletzt? Meist genügt es, vereinbart anzusprechen, ohne Sanktion. Besprechen Sie das offen.

1. Überprüfen Sie nach einigen Wochen. Fragen Sie: Was funktioniert? Was ist unrealistisch? Passen Sie die Regeln an.

Bewährt hat sich ein einfaches Format: Regel, Beispiel, Ausnahme. Die Ausnahme ist wichtig, weil sie zeigt, dass die Regel im Alltag gelten kann, auch wenn mal etwas dazwischenkommt, zum Beispiel «Rückfragen innerhalb eines Arbeitstags, ausser bei Abwesenheit mit Vertretung». Wer Ausnahmen mitdenkt, muss Regeln nicht ständig brechen.

Vorlage zum Kopieren

Dieser Prompt liefert Beispiele und eine Workshop-Struktur. Verwenden Sie keine Namen.

Ich leite einen Workshop für ein Team von [Anzahl] Personen im Bereich [Bereich] zu Teamregeln.
Typische Reibungen (ohne Namen): [Situation 1], [Situation 2]
Themen: [Erreichbarkeit, Verbindlichkeit, Umgangston, ...]
1. Schlage pro Thema drei konkrete, beobachtbare Verhaltensregeln in lockerer, mittlerer und strenger Variante vor.
2. Gliedere einen Workshop von [Dauer] Minuten mit Zeitangaben.
3. Formuliere fünf Fragen, mit denen alle Personen beteiligt werden, auch zurückhaltende.
4. Nenne drei Hinweise, wie das Team die Regeln nach sechs Wochen überprüft.
Die Regeln sollen vom Team entschieden werden, formuliere sie nur als Vorschläge.

Passen Sie die Themen an Ihr Team an und erwähnen Sie, wenn ein Teil des Teams im Homeoffice arbeitet.

Worauf Sie achten müssen

• Setzen Sie nicht einfach die Ergebnisse der KI durch. Ein Workshop, in dem die Führung Regeln diktiert, erzeugt Gehorsam statt Verbindlichkeit.
• Prüfen Sie Regeln auf Arbeitsrecht und betriebliche Vorgaben, zum Beispiel bei Erreichbarkeit ausserhalb der Arbeitszeit. Klären Sie Unsicherheiten mit der Personalabteilung.
• Verwenden Sie in Chats mit der KI keine Beschreibungen einzelner Personen. Beschreiben Sie Situationen allgemein.
• Zu viele Regeln lähmen. Konzentrieren Sie sich auf das, was im Alltag wirklich stört.
• Beziehen Sie auch Teilzeitkräfte und Personen im Homeoffice ein, damit die Regeln für alle fair sind.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Team von acht Personen in der Buchhaltung eines Grosshandelsbetriebs im Kanton Luzern klagt über unklare Zusammenarbeit. Rückfragen bleiben liegen, und im Chat wird manchmal ruppig geschrieben.

Die Teamleiterin lässt mit KI Beispiele zu Erreichbarkeit und Umgangston formulieren. Im Workshop wählt das Team daraus drei Regeln, etwa «Rückfragen innerhalb eines Arbeitstags beantworten» und «Kritik nicht im Gruppenchat, sondern im Gespräch». Nach sechs Wochen passt es die Antwortzeit an, weil sie in der Abschlusszeit nicht realistisch war.

So hilft Ihnen Alpasana

Für Workshop-Unterlagen und Vorlagen lohnt sich ein klarer Auftrag an die KI. Der Kurs Prompt Engineering von absofort vermittelt, Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festzulegen, Prompts zu überarbeiten und Ergebnisse zu prüfen. Er ist online, mit Zertifikat und ohne Programmierkenntnisse beschrieben.

Die Inhalte der Teamregeln erarbeiten Sie weiterhin gemeinsam mit Ihrem Team.

Häufige Fragen

Wie viele Regeln sind sinnvoll?

Drei bis fünf. Mehr lassen sich im Alltag kaum merken. Wählen Sie die Themen, die dem Team am meisten Mühe machen.

Was, wenn sich jemand nicht an die Regeln hält?

Sprechen Sie die Abweichung sachlich an und fragen Sie nach den Gründen. Vielleicht ist die Regel unrealistisch. Ziel ist, dass das Team die Regeln trägt, nicht Strafe.

Soll die Führung auch an die Regeln gebunden sein?

Ja, unbedingt. Regeln, die für die Führung nicht gelten, verlieren schnell an Glaubwürdigkeit. Nehmen Sie sich selbst in die Vereinbarung auf.