Führen ohne Weisungsbefugnis: Mit KI Verbindlichkeit üben

Das Problem

Sie leiten ein Projekt oder koordinieren eine Gruppe, aber die Beteiligten haben ihre Vorgesetzten in anderen Abteilungen. Sie dürfen nicht anordnen, was zu tun ist, und sind trotzdem dafür verantwortlich, dass das Ergebnis termingerecht steht. Das nennt man laterale Führung: Führung quer zur Hierarchie, ohne Weisungsrecht.

Typisch sind Zusagen, die im Meeting freundlich klingen und danach versanden. Wer dann nachhakt, wirkt schnell aufdringlich. Wer schweigt, trägt am Ende allein die Folgen.

Verbindlichkeit lässt sich ohne Macht herstellen, wenn Absprachen konkret, schriftlich und mit den richtigen Personen vereinbart werden. Das lässt sich mit KI vorbereiten und üben.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie Ihren Auftrag. Wer hat Ihnen die Koordination übertragen und mit welchem Ziel? Bitten Sie die KI, Ihre Stichworte zu einem Einzeiler zu verdichten und prüfen Sie ihn mit Ihrer Auftraggeberin.

1. Zerlegen Sie das Vorhaben in Beiträge. Lassen Sie eine Liste möglicher Teilaufgaben erstellen und ordnen Sie jeder eine Person oder Funktion zu. Streichen und ergänzen Sie nach Ihrem Wissen.

1. Formulieren Sie pro Beitrag eine Vereinbarung. Sie braucht vier Teile: Ergebnis, Termin, benötigte Unterstützung, Rückmeldezeitpunkt. Lassen Sie sich Formulierungen vorschlagen, die als Bitte zur Vereinbarung klingen, nicht als Befehl.

1. Klären Sie, wer zustimmen muss. Eine Zusage der Mitarbeiterin ersetzt nicht die Zustimmung ihrer Vorgesetzten, wenn die Aufgabe Zeit bindet. Planen Sie dieses Gespräch ein.

1. Üben Sie das Nachfassen. Lassen Sie die KI jemanden spielen, der ausweicht («Ich komme gerade nicht dazu»). Üben Sie sachliche Antworten, die den Bedarf klären, statt Vorwürfe zu machen.

1. Halten Sie Vereinbarungen schriftlich fest. Verschicken Sie nach jedem Treffen eine kurze Zusammenfassung mit Verantwortlichen und Terminen. Sie können dafür die KI nutzen, prüfen aber jedes Wort.

1. Eskalieren Sie transparent. Besprechen Sie vorab mit der Auftraggeberin, bei welchen Abweichungen Sie sich melden dürfen. So wird Eskalation zur Abmachung statt zu einer Überraschung.

Ein praktischer Zusatz: Fragen Sie bei jeder Vereinbarung, was im Alltag der Person dazwischenkommen könnte. Wer ehrlich sagen darf «Das schaffe ich nur, wenn eine andere Aufgabe warten kann», gibt realistischere Zusagen. Solche Hinweise gehören in die Vereinbarung und nicht in die Schublade. Sie zeigen zudem Ihrer Auftraggeberin früh, wo Prioritäten geklärt werden müssen.

Lesen Sie dazu auch den Beitrag über die Sandwichposition in der Führung, wenn Sie zwischen Erwartungen von oben und unten stehen.

Vorlage zum Kopieren

Dieser Prompt bereitet eine Vereinbarung und ein Nachfass-Gespräch vor. Setzen Sie nur allgemeine Angaben ein.

Ich koordiniere ein Projekt zum Ziel [Ziel] ohne Weisungsbefugnis. Termin des Gesamtergebnisses: [Datum].
Eine Fachperson aus [Abteilung] soll [Beitrag] liefern. Sie hat bisher [Verhalten, z. B. unverbindlich zugesagt].
1. Formuliere eine freundliche, klare Bitte mit Ergebnis, Termin, Unterstützungsbedarf und Zwischenstand.
2. Schlage drei Formulierungen vor, falls die Person sagt, sie habe keine Zeit.
3. Nenne zwei Fragen, mit denen ich klären kann, ob ihre Vorgesetzte einbezogen werden muss.
Verwende keine Vorwürfe und keine Drohungen. Verlange keine Namen.

Ergänzen Sie, was in Ihrem Betrieb üblich ist, etwa Fristen für Rückmeldungen oder festgelegte Kanäle.

Worauf Sie achten müssen

• Setzen Sie keine Personendaten wie Namen und Leistungsangaben in öffentliche KI-Dienste. Arbeiten Sie mit Funktionen.
• KI-Vorschläge klingen oft höflich-allgemein. Prüfen Sie, ob Termin und Ergebnis wirklich genannt sind.
• Eine Vereinbarung bindet nicht, wenn die Person sie nicht mitträgt. Fragen Sie nach Hindernissen, bevor Sie dokumentieren.
• Wirken Sie nicht über Druck von oben, ohne den Weg abzusprechen. Das kann das Vertrauen zur Fachperson beschädigen.
• Dauert die Belastung durch ständige Konflikte an, besprechen Sie das mit Ihrer vorgesetzten Person oder holen Sie ein Coaching.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Mitarbeiterin der Gemeindeverwaltung im Kanton Solothurn koordiniert die Einführung eines neuen Formularsystems. Vertreter aus drei Abteilungen sagen im Meeting «ja, machen wir» und liefern dann nichts.

Sie lässt sich mit KI pro Abteilung eine kurze Vereinbarung vorformulieren und übt zwei Antworten für Ausweichreaktionen. Danach bespricht sie die Termine mit den Abteilungsleitungen und hält sie in einem Protokoll fest. Zwei Abteilungen liefern pünktlich, eine verlangt zusätzliche Zeit, die nun offen verhandelt wird.

So hilft Ihnen Alpasana

Für das Formulieren klarer Aufträge an KI bietet absofort den Online-Kurs Prompt Engineering an. Dort lernen Sie, Aufgabe, Rolle, Kontext und Ausgabeformat festzulegen und Ergebnisse zu prüfen. Der Kurs ist laut Angebot ohne Programmierkenntnisse, mit Zertifikat.

Das hilft Ihnen, Vereinbarungen und Übungsgespräche präziser vorzubereiten. Für Fragen zu Ihrer Rolle in der Organisation ersetzt der Kurs aber kein Gespräch mit Ihren Vorgesetzten.

Wichtig ist am Ende die Bilanz: Prüfen Sie nach Projektabschluss gemeinsam, welche Vereinbarungen gut funktioniert haben und wo Absprachen zu locker waren. Diese Erfahrung nehmen Sie ins nächste Projekt mit.

Häufige Fragen

Was, wenn jemand trotz Vereinbarung nicht liefert?

Fragen Sie zuerst nach den Gründen, etwa Überlastung oder unklare Prioritäten. Lässt sich das nicht klären, ziehen Sie wie abgesprochen Ihre Auftraggeberin bei. Wichtig ist, dass die Person vorher weiss, dass dieser Schritt möglich ist.

Darf KI das Protokoll schreiben?

Als Entwurf ja, wenn Sie keine vertraulichen Inhalte eingeben und alles selbst prüfen. Beschlüsse und Zuständigkeiten müssen stimmen, weil sich Beteiligte darauf berufen.

Hilft eine Vorlage für Zusagen?

Ja, eine einfache Standardform mit Ergebnis, Termin, Unterstützung und Zwischenstand spart Zeit. Sie sollte im Team bekannt sein, damit sie nicht wie Kontrolle wirkt.