Nach dem Streit: Mit KI eine Konfliktvereinbarung entwerfen

Das Problem

Nach einem Klärungsgespräch sind alle erleichtert. Man hat sich ausgesprochen, einige Dinge geklärt und sagt: «Wir machen das künftig anders.» Zwei Wochen später ist unklar, was genau vereinbart wurde. Jede Person erinnert es anders, und der Ärger kehrt zurück.

Eine schriftliche Vereinbarung gibt dem Gespräch Halt. Sie hält fest, wer was tut, ab wann und wie man es überprüft. Das schafft Verbindlichkeit, ohne jemanden zu verurteilen. Wichtig ist, dass die Vereinbarung nicht wie ein Urteil oder eine Abmahnung wirkt, sondern wie eine gemeinsame Absprache.

KI kann den Text strukturieren und neutral formulieren. Sie kennt aber weder Ihre Beteiligten noch das, was im Gespräch wirklich besprochen wurde. Deshalb gilt: Die Inhalte kommen aus dem Gespräch, die KI liefert die Form.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sammeln Sie die Ergebnisse des Gesprächs. Notieren Sie in Stichworten, was die Beteiligten selbst angeboten haben. Nehmen Sie nur auf, was beide zugestimmt haben.

1. Formulieren Sie konkret. Statt «mehr Rücksicht» schreiben Sie «Anfragen werden innert zwei Arbeitstagen beantwortet». Ein Kriterium: Man muss später klar sagen können, ob es gehalten wurde.

1. Anonymisieren Sie für die KI. Verwenden Sie «Person A» und «Person B» oder Rollen. Persönliche Details und Konfliktgeschichte bleiben weg.

1. Lassen Sie eine Vorlage entwerfen. Bitten Sie um eine Tabelle mit Spalten: Absprache, Wer, Ab wann, Wie wird es überprüft. Fordern Sie eine neutrale, kurze Sprache.

1. Prüfen Sie jede Zeile. Ist sie freiwillig, konkret und erfüllbar? Streichen Sie Formulierungen mit Vorwurf («A hört endlich auf …») oder Absichtsbekundungen ohne Verbindlichkeit.

1. Legen Sie einen Überprüfungstermin fest. Zum Beispiel nach vier Wochen. Bestimmen Sie, wer die Rückschau moderiert.

1. Besprechen Sie die Fassung mit allen. Ändern Sie, bis alle zustimmen. Unterschriften sind möglich, aber nicht zwingend. Wichtig ist das gemeinsame Verständnis.

1. Bewahren Sie die Vereinbarung sorgfältig auf. Geben Sie nur Beteiligten und der direkten Führung Zugang. Besprechen Sie bei Bedarf mit der Personalabteilung, was in die Personalakte gehört.

Vorlage zum Kopieren

Dieser Prompt erstellt eine neutrale Tabelle.

Nach einem Klärungsgespräch zwischen Person A (Rolle: [Rolle]) und Person B (Rolle: [Rolle]) möchte ich eine schriftliche, neutrale Konfliktvereinbarung entwerfen.
Besprochene Absprachen (sachlich, ohne Vorwürfe): [Absprache 1], [Absprache 2], [Absprache 3].
Überprüfung nach: [Zeitraum].
1. Erstelle eine Tabelle mit den Spalten «Absprache», «Wer», «Ab wann», «Wie wird es überprüft».
2. Formuliere die Absprachen konkret und überprüfbar, ohne Vorwürfe.
3. Ergänze eine kurze Einleitung («Gemeinsam vereinbart nach dem Gespräch vom [Datum]») und einen Schlusssatz zur Überprüfung.
4. Weise auf Absprachen hin, die zu unklar oder nur einseitig sind.
Erfinde keine Absprachen und verwende keine Namen.

Ersetzen Sie die Platzhalter durch die tatsächlichen Absprachen. Fügen Sie die Namen erst in Ihrer lokalen Textverarbeitung ein.

Worauf Sie achten müssen

• Die Vereinbarung muss freiwillig sein. Wer unter Druck unterschreibt, hält sich selten daran.
• Lassen Sie die KI nichts hinzufügen, was nicht besprochen wurde. Prüfen Sie jeden Satz auf Übereinstimmung mit dem Gespräch.
• Personendaten und Details des Konflikts gehören nicht in öffentliche KI-Dienste. Die Vorlage arbeitet mit Platzhaltern.
• Eine Konfliktvereinbarung ersetzt keine arbeitsrechtlichen Schritte. Bei Mobbing, Belästigung oder Pflichtverletzungen klären Sie das Vorgehen mit der Personalabteilung oder einer Rechtsberatung.
• Prüfen Sie nach dem vereinbarten Zeitpunkt wirklich nach. Sonst verliert die Vereinbarung ihr Gewicht.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einer Arztpraxis in Winterthur streiten die Praxisassistentin und die medizinische Praxiskoordinatorin über die Übergabe der Laborbefunde. Nach einem Klärungsgespräch halten sie drei Punkte fest.

Mit KI erstellt die Praxismanagerin daraus eine kleine Tabelle: Befunde werden bis 16 Uhr in die gemeinsame Ablage gelegt, offene Fragen werden am Morgen besprochen, nach vier Wochen gibt es eine Rückschau. Beide bestätigen die Fassung. Bei der Rückschau streichen sie eine überflüssige Regel und behalten zwei.

So hilft Ihnen Alpasana

Für klare, strukturierte Aufträge an die KI, wie sie in dieser Vorlage nötig sind, gibt es den Online-Kurs Prompt Engineering auf absofort.ch. Dort lernen Sie, Aufgabe, Rolle, Kontext und Ausgabeformat festzulegen, Prompts zu überarbeiten und Ergebnisse zu prüfen. Der Kurs ist mit Zertifikat angelegt, und es sind keine Programmierkenntnisse nötig.

Konfliktmoderation oder Mediation sind nicht Teil des Kurses.

Häufige Fragen

Muss eine Konfliktvereinbarung unterschrieben werden?

Nein. Eine Unterschrift kann die Verbindlichkeit erhöhen, ist aber nicht zwingend. Entscheidend ist, dass alle Beteiligten die Absprachen kennen und ihnen zugestimmt haben.

Darf ich eine Vereinbarung als Beleg für spätere Massnahmen verwenden?

Das hängt vom Einzelfall ab und sollte mit der Personalabteilung geklärt werden. Sagen Sie den Beteiligten vorher, wie die Vereinbarung verwendet wird.

Was, wenn eine Seite sich nicht an die Vereinbarung hält?

Sprechen Sie sie am Überprüfungstermin offen an, fragen Sie nach Hindernissen und passen Sie die Vereinbarung an. Bei wiederholtem Nichteinhalten besprechen Sie weitere Schritte mit der Personalabteilung.