Stellvertretende Leitung: Zuständigkeiten mit KI klären

Das Problem

Die Teamleiterin ist zwei Wochen in den Ferien. Ihre Stellvertreterin soll das Team «einfach führen». In der ersten Woche fragen Mitarbeitende, ob sie Überstunden bewilligen darf, wer über eine Kundenreklamation entscheidet und ob die Sitzung wie geplant stattfindet. Die Stellvertreterin ist unsicher, weil sie nicht weiss, wie weit ihre Befugnisse gehen. Die Leitung kommt zurück und ärgert sich über Entscheide, die sie anders getroffen hätte.

Stellvertretung ist eine Rolle mit besonderen Schwierigkeiten: Sie hat Verantwortung, aber oft keine klar definierten Befugnisse. Sie führt Kolleginnen und Kollegen, die sie bisher als Gleichgestellte erlebten. Und sie muss entscheiden, was sie selbst klären darf und wann sie die Leitung kontaktiert. Ohne Absprachen entstehen Missverständnisse, Doppelspurigkeiten und Frust auf beiden Seiten.

Eine gute Stellvertretung beruht auf vorab geklärten Zuständigkeiten: Wer entscheidet welche Themen? Welche Informationen fliessen wann? Wie erreichbar ist die Leitung? KI kann helfen, ein Absprachegespräch vorzubereiten und eine Vorlage zu erstellen. Verbindlich sind Absprachen, wenn beide Seiten sie besprochen und schriftlich festgehalten haben.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aufgaben sammeln: Listen Sie Aufgaben und Entscheidungen auf, die bei Abwesenheit der Leitung anfallen: Personal, Kunden, Budget, Termine, Reklamationen, Notfälle.
2. Kategorien bilden: Teilen Sie sie in drei Gruppen: Stellvertretung entscheidet selbst, entscheidet nach Rücksprache, wartet auf die Leitung.
3. Absprachevorlage erstellen lassen: Geben Sie Ihre Aufgabenliste verallgemeinert in die Vorlage unten ein. Lassen Sie sich eine Tabelle mit Kategorien und Fragen erstellen.
4. Gespräch vereinbaren: Führen Sie das Gespräch zwischen Leitung und Stellvertretung vor der Abwesenheit, nicht am Abreisetag.
5. Kriterien klären: Besprechen Sie nicht nur Listen, sondern Massstäbe: «Bis zu welchem Betrag?», «Wann ist etwas dringend?»
6. Information ans Team: Legen Sie fest, wie das Team informiert wird: wer vertritt, was geklärt ist, wie Rückfragen laufen.
7. Erreichbarkeit regeln: Vereinbaren Sie, ob und wie die Leitung während der Abwesenheit erreichbar ist und wann dies nicht der Fall sein soll.
8. Nachbesprechen: Planen Sie nach der Rückkehr ein kurzes Gespräch: Was hat funktioniert, was war unklar, was passen wir an?

Vorlage zum Kopieren

Ich bin Teamleiterin und möchte mit meiner Stellvertretung Zuständigkeiten für meine Abwesenheit klären. Ich gebe keine Namen oder vertraulichen Firmendaten an.

Unser Team (allgemein): [z. B. Backoffice mit 8 Personen]
Typische Aufgaben und Entscheidungen bei Abwesenheit: [Liste, z. B. Überstunden, Kundenreklamation, Lieferantenanfragen, Notfälle]
Dauer der Abwesenheit: [z. B. zwei Wochen]

Aufgabe:
1. Erstelle eine Tabelle mit den Spalten Aufgabe, Stellvertretung entscheidet selbst, nach Rücksprache, wartet auf mich, Grenzwert oder Kriterium.
2. Nenne zehn Fragen, die wir im Absprachegespräch klären sollten (Erreichbarkeit, Informationsweg, Notfälle, Kommunikation ans Team).
3. Formuliere eine Kurzmitteilung ans Team (höchstens fünf Sätze), die Vertretung und Rahmen bekannt macht.
Gib keine rechtlichen Ratschläge und mache keine Aussagen zu Vollmachten oder Haftung. Sprache: Deutsch (Schweiz), Anrede «Sie».

Passen Sie Team, Aufgaben und Dauer an. Prüfen Sie die Tabelle gemeinsam mit Ihrer Stellvertretung.

Worauf Sie achten müssen

• Vertraulichkeit: Geben Sie keine internen Informationen, Namen oder Kundendaten in öffentliche KI-Dienste ein. Verallgemeinern Sie.
• Rechtliche Befugnisse: Fragen zu Vollmachten, Unterschriftsberechtigung, Haftung und Handelsregister beantworten Geschäftsleitung, Personalabteilung oder Rechtsberatung. Die KI-Tabelle ist eine Gesprächsgrundlage, keine Rechtsauskunft.
• Schriftlichkeit: Halten Sie Absprachen schriftlich fest, damit alle sie nachlesen können.
• Vertrauen zeigen: Wer ständig in die Entscheidungen der Stellvertretung eingreift, untergräbt sie. Klären Sie, wann Sie eingreifen.
• Entlastung der Stellvertretung: Stellvertretung ist eine zusätzliche Last. Besprechen Sie, was zurückgestellt werden kann.
• Belastung: Wenn Stellvertretung oder Leitung stark belastet sind, sprechen Sie darüber. In akuten Krisen erreichen Betroffene die Dargebotene Hand unter Telefon 143.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Petra, 45, leitet die Disposition eines Transportunternehmens bei Zofingen. Ihre Stellvertreterin Lea übernimmt jedes Jahr im Sommer für zwei Wochen und beklagt sich über Unklarheiten.

Vorher: Petra sagt vor den Ferien: «Du machst das schon.» Lea fragt aus Unsicherheit bei jeder Kleinigkeit per SMS nach, und Petra fühlt sich gestört.

Nachher: Mit einer KI-Vorlage erstellen beide gemeinsam eine Tabelle mit zwölf Entscheidungen und Grenzwerten. Sie vereinbaren zwei feste Kurzkontakte pro Woche und einen Notfallweg. Das Team erhält eine Kurzmitteilung. Nach der Rückkehr besprechen sie, dass zwei Punkte in der Tabelle noch präzisiert werden müssen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie bei der Übergabe von Verantwortung oder bei Ihrer eigenen Rolle als Stellvertretung Unterstützung wünschen, kann ein persönliches Gespräch helfen. my-coach.ch begleitet im Life Coaching bei Klarheit, Orientierung, Grenzen und Entscheidungen, online schweizweit oder vor Ort in Safenwil. Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich. Ein spezielles Führungscoaching ist dort nicht beschrieben.

Häufige Fragen

Wie lange im Voraus soll ich Absprachen treffen?

Mindestens ein bis zwei Wochen vor der Abwesenheit, damit Zeit für Rückfragen bleibt.

Was, wenn die Stellvertretung anders entscheidet als ich?

Klären Sie vorab Kriterien und Grenzen. Danach gilt: Entscheidungen im vereinbarten Rahmen bleiben bestehen. Gespräche zur Rolle der Führung bietet Delegieren lernen.

Wie funktioniert eine Doppelspitze?

Dort teilen zwei Personen die Führung. Mehr dazu auf der Seite Führungsduo.

Was, wenn Verantwortung ohne Befugnis entsteht?

Das ist ein häufiger Konflikt. Siehe Verantwortung ohne Befugnis.