Führungsauftrag klären: Gesprächsvorlage mit KI

Das Problem

Sie haben eine Teamleitung übernommen, und alle freuen sich für Sie. Nach drei Wochen merken Sie, dass Sie nicht genau wissen, was von Ihnen erwartet wird. Dürfen Sie Ferienanträge genehmigen? Wer entscheidet über Anschaffungen? Sollen Sie vor allem das Tagesgeschäft sichern oder das Team verändern? Die Stellenbeschreibung sagt wenig, und Ihre Vorgesetzte hat wenig Zeit.

Der Führungsauftrag beschreibt, was eine Führungsperson in ihrer Rolle erreichen soll und was sie dafür entscheiden darf. Er umfasst Ziele, Aufgaben, Entscheidungsbefugnisse, Ressourcen, Berichtswege und Grenzen. Wird er nicht ausgesprochen, füllen alle Beteiligten die Lücken mit eigenen Annahmen: Sie erwarten, dass Sie entscheiden, die Vorgesetzte erwartet, dass Sie nachfragen, das Team erwartet, dass Sie schützen.

Ein klärendes Gespräch beugt dem vor. Es braucht Vorbereitung, damit es konkret wird und nicht bei Allgemeinplätzen bleibt. KI kann Ihnen helfen, Fragen zu sammeln, zu ordnen und Formulierungen zu prüfen. Was in Ihrem Betrieb tatsächlich gilt, steht in Verträgen und Reglementen und wird im Gespräch geklärt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Bereiche auflisten: Notieren Sie, wozu Sie Klarheit brauchen: Ziele, Entscheidungen (Personal, Budget, Kunden), Berichtspflichten, Zusammenarbeit mit anderen Bereichen, Erreichbarkeit.
2. Eigene Annahmen aufschreiben: Schreiben Sie auf, was Sie bisher annehmen. Kennzeichnen Sie, was Sie wissen und was Sie vermuten.
3. Gesprächsvorlage erstellen lassen: Geben Sie Ihre Rolle verallgemeinert in die Vorlage unten ein. Lassen Sie sich eine Gesprächsstruktur mit Fragen für jeden Bereich geben.
4. Priorisieren: Wählen Sie die fünf wichtigsten Fragen. Ein Gespräch von 45 Minuten erlaubt nicht mehr.
5. Termin vereinbaren: Bitten Sie um einen festen Termin und nennen Sie das Thema («Klärung meines Führungsauftrags»). Senden Sie die Fragen vorab, wenn es passt.
6. Gespräch führen: Hören Sie zu, fragen Sie nach Beispielen und fassen Sie am Ende zusammen, was vereinbart wurde.
7. Schriftlich festhalten: Schreiben Sie eine kurze Zusammenfassung und senden Sie sie zur Bestätigung. Das verhindert Missverständnisse.
8. Nach drei Monaten überprüfen: Setzen Sie einen Folgetermin, um den Auftrag anzupassen.

Vorlage zum Kopieren

Ich bin neu in einer Führungsrolle und möchte mit meiner Vorgesetzten meinen Führungsauftrag klären. Ich gebe keine Namen oder vertraulichen Firmendaten an.

Meine Rolle (allgemein): [z. B. Teamleiterin Administration in einem KMU, 7 Mitarbeitende]
Was mir unklar ist: [z. B. Entscheidungsbefugnis bei Personal, Budget, Ziele für das nächste Jahr]
Meine Annahmen: [Liste, als Annahmen gekennzeichnet]

Aufgabe:
1. Erstelle eine Gesprächsstruktur mit sieben Bereichen (Ziele, Aufgaben, Entscheidungsbefugnisse, Ressourcen, Berichtswege, Zusammenarbeit, Grenzen) und je zwei offenen Fragen.
2. Formuliere einen kurzen Einladungstext für den Termin (höchstens drei Sätze).
3. Formuliere eine Vorlage für eine schriftliche Zusammenfassung nach dem Gespräch (zehn Zeilen).
Gib keine rechtlichen Ratschläge und mache keine Aussagen zu Arbeitsvertrag oder Arbeitsrecht. Sprache: Deutsch (Schweiz), Anrede «Sie».

Ersetzen Sie die Angaben durch Ihre Situation. Passen Sie die Anzahl der Bereiche an die Länge des Gesprächs an.

Worauf Sie achten müssen

• Vertraulichkeit: Geben Sie keine Firmeninterna, Personalinformationen oder Namen in öffentliche KI-Dienste ein. Verallgemeinern Sie.
• Verbindlich ist, was gilt: Arbeitsvertrag, Stellenbeschreibung, Reglemente und Kompetenzordnung gehen vor. Fragen dazu klären Personalabteilung oder Rechtsberatung.
• Nicht alles lässt sich klären: In Veränderungsphasen bleibt manches offen. Vereinbaren Sie dann, wie Sie damit umgehen.
• Kein Misstrauensvotum: Ein Klärungsgespräch zeigt Professionalität. Erklären Sie es so, damit es nicht als Unsicherheit gelesen wird.
• Konflikte zwischen Aufträgen: Wenn Erwartungen sich widersprechen, siehe Sandwichposition.
• Belastung: Wenn die Unklarheit Sie stark belastet oder Sie sich überfordert fühlen, sprechen Sie mit einer vertrauten Person oder Ihrer Hausärztin. In akuten Krisen erreichen Sie die Dargebotene Hand unter Telefon 143.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Nicole, 36, wurde Teamleiterin im Backoffice einer Treuhandfirma in Lenzburg. Nach vier Wochen fragt sie sich, ob sie Überstunden ihrer Mitarbeitenden genehmigen darf.

Vorher: Sie fragt bei jeder Kleinigkeit nach oder entscheidet nach Gefühl. Ihre Vorgesetzte sagt: «Das musst du selber wissen.»

Nachher: Mit der KI-Vorlage bereitet sie ein Gespräch mit sechs Fragen vor. Sie erfährt: Überstunden bis zu zehn Stunden pro Monat entscheidet sie selbst, darüber hinaus mit Rücksprache. Budgets über einen bestimmten Betrag laufen über die Geschäftsleitung. Sie schickt eine kurze Zusammenfassung, die bestätigt wird.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie in der neuen Rolle unsicher sind oder Ihre Haltung als Führungsperson vertieft reflektieren möchten, kann ein persönliches Gespräch helfen. my-coach.ch begleitet im Life Coaching und Mental Coaching bei Klarheit, Orientierung, Stress und Entscheidungen, online schweizweit oder vor Ort in Safenwil. Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich. Ein spezielles Führungscoaching ist dort nicht beschrieben; passende Coaches finden Sie über coaching-planet.ch.

Häufige Fragen

Wann ist der richtige Zeitpunkt für das Gespräch?

Möglichst früh, spätestens in den ersten Wochen. Später kann es als Zeichen von Unsicherheit wirken, früh gilt es als Sorgfalt.

Was, wenn meine Vorgesetzte keine Zeit hat?

Bitten Sie um einen festen Termin von 30 bis 45 Minuten und senden Sie die Fragen vorab. Für das erste Quartal hilft ein Startplan.

Wie kläre ich meine Rolle gegenüber dem Team?

Mit einer Ansprache, die Ihren Auftrag und Ihre Haltung beschreibt. Siehe Erste Teamansprache.

Was, wenn ich vorher Kollege war?

Dann kommt eine zweite Klärung dazu: Ihr Verhältnis zum Team. Siehe Vom Kollegen zum Vorgesetzten.