Neu als Führungskraft: Mit KI die ersten Schritte klären

Das Problem

Frau Berger kennt diese Situation aus vielen Gesprächen: Eine Fachperson wird befördert und führt plötzlich ein Team. Am ersten Tag erwarten alle etwas anderes. Die Geschäftsleitung will rasch Ergebnisse, das Team wartet ab, und man selbst möchte keine Fehler machen.

Das verleitet zu zwei Extremen. Entweder verändert man sofort vieles, um Tatkraft zu zeigen, oder man macht weiter wie bisher und führt nicht. Beides kostet Vertrauen. Sinnvoller ist ein ruhiger Start: Erwartungen klären, zuhören, wenige Prioritäten setzen.

KI kann dabei helfen, die eigenen Gedanken zu ordnen. Sie ersetzt aber weder das Gespräch mit Ihrer vorgesetzten Person noch Ihr Urteil über die Menschen im Team.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie ein freigegebenes KI-Werkzeug. Verwenden Sie, wenn vorhanden, das Werkzeug Ihres Unternehmens. Geben Sie keine Namen von Mitarbeitenden, keine Personalinformationen und keine vertraulichen Zahlen ein.

1. Beschreiben Sie Ihre Ausgangslage in Rollen statt Namen. Schreiben Sie etwa: «Ich führe ein Team von sechs Personen im Kundendienst eines KMU, vorher war ich Fachspezialistin.» Das genügt als Kontext.

1. Lassen Sie sich Fragen stellen, bevor Sie Antworten bekommen. Bitten Sie die KI, Ihnen zehn Fragen zu Auftrag, Erwartungen und Rahmenbedingungen zu stellen. Beantworten Sie sie schriftlich in eigenen Worten.

1. Trennen Sie Wissen, Annahmen und offene Fragen. Lassen Sie Ihre Antworten in drei Spalten sortieren. Offene Fragen sind Ihre Gesprächsliste für die erste Woche.

1. Planen Sie drei Gespräche. Typisch sind das Gespräch mit Ihrer vorgesetzten Person, ein Einzelgespräch mit jeder Person im Team und ein Austausch mit wichtigen Schnittstellen. Lassen Sie sich pro Gespräch drei offene Fragen vorschlagen und streichen Sie, was nicht zu Ihnen passt.

1. Setzen Sie wenige Ziele für die ersten Wochen. Bitten Sie die KI, Ihre Liste auf höchstens drei Prioritäten zu kürzen, jeweils mit einem erkennbaren Ergebnis und einem Datum.

1. Prüfen Sie den Plan mit einer Vertrauensperson. Besprechen Sie das Ergebnis mit Ihrer vorgesetzten Person, einer Mentorin oder einer Kollegin. Passen Sie an, was mit der Realität im Betrieb nicht übereinstimmt.

1. Überprüfen Sie nach zwei Wochen. Notieren Sie, was Sie gelernt haben, und aktualisieren Sie die Prioritäten. Der Plan ist ein Arbeitsstand, kein Vertrag.

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist die schriftliche Anweisung an die KI. Kopieren Sie den folgenden Text und ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre eigenen, anonymisierten Angaben.

Du bist eine erfahrene, sachliche Gesprächspartnerin für neue Führungskräfte.
Ich übernehme die Führung von [Teamgrösse] Personen im Bereich [Fachbereich] eines [Branche, Unternehmensgrösse].
Vorher war ich [bisherige Rolle]. Meine grösste Unsicherheit ist: [Unsicherheit].
Stelle mir zuerst zehn Fragen zu Auftrag, Erwartungen, Entscheidungsrahmen und Team.
Warte nach den Fragen auf meine Antworten.
Sortiere danach meine Antworten in: gesichertes Wissen, Annahmen, offene Fragen.
Schlage mir höchstens drei Prioritäten für die ersten [Anzahl] Wochen vor, jeweils mit einem überprüfbaren Ergebnis.
Gib keine Ratschläge zu einzelnen Personen und verlange keine Namen.

Passen Sie die Zeitspanne an Ihre Situation an und ergänzen Sie, was in Ihrem Betrieb als Rahmen gilt, etwa Zielvorgaben oder Budgetgrenzen.

Worauf Sie achten müssen

• Geben Sie keine Personalakten, Beurteilungen oder Gesundheitsangaben in öffentliche KI-Dienste ein. Beschreiben Sie Situationen allgemein.
• KI kennt Ihr Unternehmen nicht. Vorschläge sind Anregungen und müssen zu Ihrer Kultur und Ihrem Auftrag passen.
• Verlassen Sie sich nicht auf Allgemeinplätze wie «Seien Sie authentisch». Fragen Sie nach konkreten Handlungen.
• Führung ist Beziehungsarbeit. Gespräche mit dem Team lassen sich nicht an KI abgeben.
• Bei Überforderung, Schlafproblemen oder anhaltender Belastung sind Hausärztin, Hausarzt oder Fachpersonen die richtige Anlaufstelle. In einer akuten Krise erreichen Sie in der Schweiz rund um die Uhr die Dargebotene Hand unter 143.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Fachverantwortliche eines Treuhandbüros im Aargau übernimmt die Leitung eines Teams von fünf Personen. Vorher wollte sie sofort die Ablage neu organisieren.

Mit der KI formuliert sie zuerst Fragen und merkt, dass sie nicht weiss, welche Entscheidungen sie allein treffen darf und was die Geschäftsleitung in den ersten drei Monaten von ihr erwartet. Sie klärt das in einem Gespräch, führt fünf Einzelgespräche und stellt die Ablage erst nach vier Wochen zur Diskussion. Das Team erlebt sie als interessiert statt als Reformerin mit fertigem Plan.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Ihre Rolle nicht nur mit KI, sondern im persönlichen Gespräch ordnen möchten, bietet my-coach.ch Life Coaching und Mental Coaching mit Nataliya Fiechter an. Veröffentlichte Themen sind unter anderem Entscheidungen, Stress, Grenzen und berufliche Neuorientierung. Das Angebot gibt es als Einzeltermin oder im Paket, online oder in Safenwil, mit einem kostenlosen Erstgespräch.

Ein spezielles Führungsprogramm ist dort nicht beschrieben; das Coaching eignet sich für die persönlichen Fragen rund um den Rollenwechsel.

Häufige Fragen

Soll ich meinem Team sagen, dass ich KI nutze?

Wenn Sie KI als private Denkhilfe zur Vorbereitung nutzen, müssen Sie das nicht jedes Mal erwähnen. Werden Texte oder Entscheide für das Team mit KI erarbeitet, ist Offenheit sinnvoll, und die betrieblichen Regeln gelten. Fragen Sie im Zweifel Ihre vorgesetzte Person.

Wie viele Wochen soll ich nur beobachten?

Eine feste Zahl gibt es nicht. Wichtig ist, dass Sie früh sichtbar etwas tun, zum Beispiel Einzelgespräche führen, und grössere Entscheide erst treffen, wenn Sie Ihren Auftrag kennen. Dringende Probleme gehen natürlich vor.

Was, wenn die KI-Vorschläge zu allgemein sind?

Ergänzen Sie mehr Kontext über Aufgaben und Rahmen und verlangen Sie konkrete Formulierungen oder Beispiele. Bleiben die Antworten beliebig, ist ein Gespräch mit einer erfahrenen Person meist hilfreicher.