Selbstführung: Mit KI Führungszeit bewusst schützen

Das Problem

Sie haben die Stelle als Teamleiterin übernommen, weil Sie führen wollten. Jetzt besteht Ihr Tag aus Sitzungen, E-Mails, Rückfragen und Einsprüngen im Tagesgeschäft. Für Einzelgespräche, Entwicklung der Mitarbeitenden oder strategisches Nachdenken bleibt kaum Zeit. Abends haben Sie das Gefühl, viel gearbeitet, aber wenig Wichtiges erledigt zu haben.

Selbstführung bedeutet, sich selbst bewusst zu steuern: Prioritäten setzen, Zeit einteilen, eigene Grenzen kennen und entsprechend handeln. Für Führungskräfte ist das besonders wichtig, weil die eigene Zeitnutzung auch das Team beeinflusst. Wer ständig erreichbar ist, setzt Erwartungen für alle.

KI kann beim Sortieren helfen. Sie kann Ihren Kalender analysieren, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit einteilen und Vorschläge für feste Zeitfenster machen. Zeit schützen müssen Sie aber selbst, und das bedeutet oft, unangenehme Absagen und Gespräche zu führen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Führungsaufgaben benennen: Schreiben Sie auf, was Sie als Ihre eigentlichen Führungsaufgaben verstehen, etwa Einzelgespräche, Zielklärung, Entwicklung, Entscheidungen vorbereiten.
2. Kalender der letzten zwei Wochen auswerten: Notieren Sie grob, wofür Sie wie viele Stunden aufgewendet haben. Verwenden Sie Kategorien wie Sitzungen, Tagesgeschäft, Führungsgespräche, Eigenarbeit.
3. Differenz sichtbar machen: Vergleichen Sie Ihre Ist-Zeit mit dem Wunschbild. Wo gibt es die grösste Lücke?
4. Prioritäten ordnen: Lassen Sie sich mit KI helfen, Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu sortieren, zum Beispiel mit der Eisenhower-Matrix, die Aufgaben in vier Felder einteilt.
5. Zeitfenster festlegen: Blockieren Sie im Kalender feste Zeiten für Führung, etwa zwei Stunden am Dienstagmorgen. Wählen Sie Zeiten, in denen Sie am konzentriertesten sind.
6. Spielregeln vereinbaren: Teilen Sie dem Team mit, wann Sie nicht verfügbar sind und in welchen Fällen eine Unterbrechung gerechtfertigt ist.
7. Verdrängtes abgeben oder streichen: Prüfen Sie, welche Aufgaben delegiert, vereinfacht oder gestrichen werden können.
8. Wochenrückblick: Schauen Sie jeden Freitag zehn Minuten zurück: Was habe ich geschützt? Was hat mich abgelenkt? Passen Sie an.

Vorlage zum Kopieren

Ich bin Führungskraft und möchte meine Führungszeit besser schützen.

Meine Rolle (grob): [z. B. Teamleiterin mit 8 Mitarbeitenden in einem KMU]
Meine Führungsaufgaben, die zu kurz kommen: [z. B. Einzelgespräche, Entwicklung]
Zeitaufwand letzte zwei Wochen (grobe Schätzung): [z. B. Sitzungen 12 h, Tagesgeschäft 20 h, E-Mails 8 h, Führung 3 h]
Was ich nicht verschieben kann: [Fixtermine]
Wann ich am konzentriertesten bin: [Tageszeit]

Aufgabe:
1. Zeige mir die grössten Lücken zwischen Ist und Wunsch.
2. Schlage ein Wochenraster mit festen Führungszeitfenstern vor.
3. Nenne drei Aufgabenkategorien, die ich delegieren, vereinfachen oder streichen könnte, und stelle mir Rückfragen dazu.
4. Formuliere eine kurze Information ans Team über meine neuen Erreichbarkeitszeiten.
Gib keine arbeitsrechtlichen Ratschläge. Sprache: Deutsch (Schweiz), Anrede «Sie».

Setzen Sie eigene Zahlen ein, auch wenn sie nur geschätzt sind. Nennen Sie keine Namen von Personen.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Kopieren Sie keine Kalendereinträge mit Namen, Kundendaten oder vertraulichen Themen in öffentliche KI-Dienste. Fassen Sie sie in Kategorien zusammen.
• KI kennt Ihre Organisation nicht: Vorschläge wie «Meetings streichen» sind nicht immer umsetzbar. Prüfen Sie, was in Ihrer Rolle möglich ist.
• Team braucht Orientierung: Wenn Sie plötzlich weniger erreichbar sind, ohne es zu erklären, entstehen Unsicherheit und Gerüchte. Kommunizieren Sie die Regeln.
• Keine Dauerlösung für Überlastung: Wenn Ihre Stelle strukturell überlastet ist, hilft kein Kalendertrick. Besprechen Sie Umfang und Ressourcen mit Ihrer Vorgesetzten.
• Eigene Gesundheit: Anhaltende Erschöpfung, Schlafstörungen oder das Gefühl, nicht mehr abschalten zu können, sind ernst zu nehmen. Sprechen Sie mit Ihrer Hausärztin. In akuten Krisen erreichen Sie die Dargebotene Hand unter Telefon 143.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Rolf, 46, leitet die Produktion eines mittelgrossen Metallbaubetriebs im Seetal. Er ist ständig im Betrieb unterwegs und für alle ansprechbar. Mitarbeitergespräche verschiebt er seit Monaten.

Vorher: Seine Führungsaufgaben finden vor allem abends statt, wenn er müde ist.

Nachher: Mit der KI wertet er seine Woche aus und erkennt, dass ein Grossteil der Unterbrechungen Fragen sind, die die Vorarbeiter selbst klären könnten. Er blockiert dienstags und donnerstags je eine Stunde für Einzelgespräche, kündigt dem Team an, in diesen Zeiten nur bei Sicherheitsfragen gestört zu werden, und delegiert zwei Entscheidungen an die Vorarbeiter. Nach acht Wochen hat er alle Gespräche nachgeholt.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Ihre eigene Rolle, Belastung oder Prioritäten in einem Gespräch ordnen möchten, kann ein persönliches Coaching eine Hilfe sein. my-coach.ch begleitet im Life Coaching und Mental Coaching, auch zu Stress, Resilienz, Grenzen und Work-Life-Balance, online schweizweit oder vor Ort in Safenwil. Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich. Coaching ist keine Therapie.

Häufige Fragen

Wie viel Zeit sollte ich für Führung reservieren?

Das hängt von Ihrer Rolle, der Teamgrösse und der Lage ab. Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht. Beginnen Sie mit festen Fenstern und passen Sie sie an.

Was mache ich bei Notfällen?

Vereinbaren Sie mit dem Team, was als Notfall gilt, und wer in diesem Fall zuständig ist. Dann bleibt Ihre Zeit dort geschützt, wo sie geschützt werden soll.

Wie gehe ich mit Absagen um?

Üben Sie sie vorher, zum Beispiel mit der Anleitung Als Führungskraft Nein sagen.

Hilft es, mehr zu delegieren?

Ja, wenn Aufgaben klar übergeben werden. Siehe Delegieren lernen.