Teamrollen klären: Mit KI Aufgaben statt Typen betrachten

Das Problem

In Ihrem Team heisst es: «Das ist halt der Kreative», «Sie ist die Organisierte», «Er ist der Bremser.» Solche Zuschreibungen erleichtern zunächst das Gespräch, schränken aber ein. Wer als «ruhig» gilt, wird selten gefragt. Wer als «Macher» gilt, bekommt alle dringenden Aufgaben. Mit der Zeit werden Menschen auf eine Rolle festgelegt, die sie nicht mehr loswerden.

Es gibt viele Modelle, die Menschen in Typen einteilen: Teamrollenmodelle, Farbmodelle, Persönlichkeitstests. Sie können Gesprächsanlässe liefern. Als Beschreibung eines Menschen sind sie aber vereinfachend, und unterscheiden sich darin, wofür sie gedacht sind und wie sie geprüft wurden. Auch die Situation kann das Verhalten beeinflussen: Dieselbe Person kann in einer Aufgabe führen und in einer anderen zuhören.

Hilfreicher ist, von der Arbeit auszugehen. Welche Beiträge braucht das Team, damit es gute Ergebnisse liefert: Ideen entwickeln, Informationen prüfen, Abläufe organisieren, Entscheidungen herbeiführen, Beziehungen pflegen? Und wer übernimmt welchen Beitrag, vielleicht abwechselnd? KI kann diese Überlegungen strukturieren.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Beschreiben Sie die Aufgabe des Teams. Was muss das Team regelmässig leisten? Schreiben Sie drei bis fünf Kernaufgaben auf.

1. Fragen Sie nach nötigen Beiträgen. Welche Funktionen braucht jede Aufgabe: Planen, Prüfen, Entscheiden, Umsetzen, Abstimmen, Kommunizieren? Lassen Sie die KI eine Liste vorschlagen und ergänzen Sie sie.

1. Sammeln Sie, wer was heute tut. Fragen Sie im Team: «Welche Beiträge übernehmen Sie bereits, welche würden Sie gern übernehmen, welche nicht?» Notieren Sie das ohne Bewertung.

1. Anonymisieren Sie für die KI. Für die Auswertung genügen Rollen oder Buchstaben. Persönliche Einschätzungen einzelner Personen bleiben aus öffentlichen KI-Diensten.

1. Lassen Sie Lücken und Überlasten suchen. Welche Beiträge fehlen? Wo ruht zu viel bei einer Person? Die KI sortiert, Sie ordnen ein.

1. Besprechen Sie das Bild im Team. Zeigen Sie die Übersicht und fragen Sie: «Stimmt das? Was fehlt?» Das Team darf korrigieren.

1. Vereinbaren Sie flexible Zuständigkeiten. Legen Sie fest, welche Beiträge rotieren, wer Vertretung ist und wie Rollen neu verhandelt werden können.

1. Überprüfen Sie nach einigen Wochen. Funktioniert die Verteilung? Wo gibt es Reibung? Passen Sie an.

Vorlage zum Kopieren

Der Prompt ordnet Beiträge, nicht Personen.

Ich leite ein Team mit [Anzahl] Personen in [Bereich]. Kernaufgaben des Teams: [Aufgabe 1], [Aufgabe 2], [Aufgabe 3].
Aktuelle Verteilung (anonym): Person A übernimmt [Beiträge], Person B [Beiträge], Person C [Beiträge].
1. Liste die Beiträge auf, die für diese Aufgaben typischerweise nötig sind (z. B. Planen, Prüfen, Entscheiden, Abstimmen).
2. Zeige in einer Tabelle, welche Beiträge heute abgedeckt sind und wo Lücken oder Überlast bestehen.
3. Schlage fünf Reflexionsfragen für das Team vor, die ohne Typenbezeichnungen auskommen.
4. Formuliere zwei Vorschläge, wie Beiträge abwechselnd übernommen werden können.
Teile Personen nicht in Typen ein und bewerte keine Charaktere.

Passen Sie die Aufgaben und die Verteilung an. Die Tabelle dient als Diskussionsgrundlage für das Team.

Worauf Sie achten müssen

• Persönlichkeitstests und Typenmodelle sind keine Grundlage für Personalentscheide. Ihre Aussagekraft ist begrenzt, und sie können Menschen in Schubladen halten.
• Geben Sie keine Beurteilungen einzelner Personen in öffentliche KI-Dienste ein.
• KI kennt die tatsächlichen Beiträge nicht. Sie sieht nur Ihre Beschreibung, die unvollständig oder verzerrt sein kann.
• Vermeiden Sie, dass Rollen als Entschuldigung dienen («Das ist nicht mein Typ»). Rollen sind Absprachen, keine Wesensmerkmale.
• Achten Sie darauf, unbezahlte oder unsichtbare Aufgaben fair zu verteilen. Siehe Anerkennung unsichtbarer Teamarbeit.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein fiktives Beispiel: In einem Büro gilt eine Mitarbeiterin als «die Ruhige», sie wird bei Neuerungen selten gefragt. Der Inhaber ordnet mit KI die Beiträge im Team und sieht, dass bei Fehlerprüfungen und Dokumentation die meisten Aufgaben bei ihr liegen, ohne dass es jemand gesagt hat.

Im Team wird besprochen, wer welche Beiträge übernimmt. Die Prüfung wird auf zwei Personen verteilt, die Mitarbeiterin leitet künftig die Besprechung zur Qualitätssicherung. Sie fühlt sich besser eingebunden, und das Team gewinnt eine zusätzliche Sicht.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Ihre eigene Rolle als Führungsperson klären möchten, oder wenn Sie im Team merken, dass Einzelne sich in Schubladen fühlen, kann ein Gespräch ausserhalb des Betriebs helfen. my-coach.ch bietet Life Coaching und Mental Coaching mit Nataliya Fiechter an, unter anderem zu Orientierung, Selbstwert und Entscheidungen. Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich; online oder in Safenwil.

Teamrollenanalysen oder Persönlichkeitstests sind dort nicht beschrieben.

Häufige Fragen

Sind Teamrollenmodelle grundsätzlich schlecht?

Nein, sie können Gespräche anstossen. Problematisch wird es, wenn man sie als Wahrheit über Menschen versteht oder darauf Entscheidungen stützt.

Wie gehe ich mit Menschen um, die eine feste Rolle wollen?

Klare Zuständigkeiten sind hilfreich. Vereinbaren Sie eine Rolle für eine bestimmte Zeit und überprüfen Sie sie gemeinsam. So bleibt Orientierung bestehen, ohne dass sie zur Schublade wird.

Kann KI beurteilen, wer wofür geeignet ist?

Das sollte sie nicht. Sie kann Aufgaben sortieren und Fragen stellen. Über Eignung entscheiden Sie im Gespräch mit den Betroffenen.