Lösungsfokussiert führen: Mit KI nach Ausnahmen fragen

Das Problem

Frau Berger führt ein Projektteam in einem Ingenieurbüro. In den Wochengesprächen geht es fast nur um das, was nicht funktioniert: Termine verrutschen, Kunden sind unzufrieden, Informationen fehlen. Nach einer Stunde sind alle erschöpft, und es gibt nur eine längere Problemliste.

Problemgespräche haben ihren Platz, denn ohne Klärung des Problems gibt es keine passende Lösung. Sie werden aber unproduktiv, wenn sie zum Kreisen werden. Der lösungsfokussierte Ansatz, der aus der Kurzzeittherapie stammt und heute auch im Coaching und in der Führung als Fragetechnik genutzt wird, ergänzt das: Er fragt, wann das Problem weniger stark war und was dann anders lief.

Das ist keine positive Schönfärberei. Die Fragen holen vorhandenes Wissen im Team an die Oberfläche. KI kann beim Entwerfen unterstützen, die Wirkung entsteht jedoch im echten Gespräch.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Das Problem kurz benennen. Formulieren Sie in einem Satz, was nicht funktioniert, in beobachtbaren Worten: «Mehrere vereinbarte Termine wurden zuletzt verschoben.»

1. Ausnahmen suchen. Überlegen Sie, wann das Problem nicht oder weniger auftrat. Eine Ausnahme ist eine Situation, in der es trotz gleicher Umstände besser ging.

1. Fragen entwerfen lassen. Geben Sie die Vorlage unten in die KI ein. Lassen Sie Ausnahmefragen, Ressourcenfragen und Skalierungsfragen vorschlagen.

1. Fragen auswählen und kürzen. Behalten Sie drei bis fünf Fragen. Jede Frage soll eine Sache klären und im Alltag Ihres Teams verständlich sein.

1. Zu Beginn den Rahmen setzen. Sagen Sie: «Wir schauen heute auch darauf, was bereits funktioniert.» Verdeutlichen Sie, dass Probleme damit nicht verschwinden.

1. Im Gespräch zuhören und nachfragen. Fragen Sie: «Was haben Sie damals anders gemacht?» und «Was hat das möglich gemacht?» Notieren Sie Antworten wörtlich.

1. Einen kleinen Schritt vereinbaren. Fragen Sie: «Was wäre ein erster Schritt, den Sie diese Woche versuchen können?» Skalierungsfragen («Auf einer Skala von 1 bis 10 …») helfen, den Schritt klein zu halten.

1. Nachfassen. Besprechen Sie im nächsten Gespräch, was der Schritt gebracht hat, und passen Sie an.

Vorlage zum Kopieren

Beschreiben Sie die Situation anonym und ohne personenbezogene Leistungsdaten.

Ich bin Führungskraft und möchte ein Teamgespräch lösungsfokussiert gestalten.
Anonymisierte Situation: [Problem in einem Satz, beobachtbar formuliert].
Mir sind bereits folgende Ausnahmen bekannt (falls vorhanden): [Ausnahme].
Aufgabe: 1. Entwirf je drei Ausnahmefragen, Ressourcenfragen und Skalierungsfragen.
2. Formuliere eine Einleitung von zwei Sätzen, die den Rahmen erklärt, ohne das Problem herunterzuspielen.
3. Nenne zwei Situationen, in denen lösungsfokussierte Fragen nicht reichen oder unangemessen wären.
Keine Ratschläge zu rechtlichen oder medizinischen Fragen, keine Diagnosen. Sprache: Deutsch (Schweiz), Anrede «Sie».

Passen Sie die Situation an Ihr Team an und streichen Sie Fragen, die zu abstrakt klingen.

Worauf Sie achten müssen

• Strukturelle Ursachen lassen sich nicht weg fragen: Wenn Personal, Zeit oder Material fehlen, braucht es Entscheidungen der Führung. Prüfen Sie, ob das Problem eher in den Rahmenbedingungen liegt.
• Echte Personaldaten, Leistungskennzahlen oder vertrauliche Gesprächsinhalte gehören nicht in öffentliche KI-Dienste.
• Ausnahmefragen können als Druck wirken («Es ging doch schon mal»). Formulieren Sie interessiert statt vorwurfsvoll.
• Bei Belastung, Erschöpfung oder persönlichen Problemen eines Teammitglieds ist ein Fragekatalog nicht passend. Hören Sie zu und verweisen Sie bei Bedarf auf Hausarzt oder Psychotherapie; die Dargebotene Hand ist unter Telefon 143 erreichbar.
• KI-Vorschläge sind Entwürfe. Passen Sie Sprache und Tiefe an Ihr Team an.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Berger leitet ein Team von Bauzeichnern in Baden. Mehrere Pläne gehen verspätet an die Kunden.

Vorher: Das Wochengespräch besteht aus einer Liste der Verzögerungen und gegenseitigen Erklärungen. Nachher: Frau Berger fragt: «Welcher Plan ist zuletzt pünktlich fertig geworden, und was war da anders?» Das Team entdeckt, dass bei pünktlichen Plänen die Freigabe des Kunden früh vorlag. Sie vereinbaren, die Freigabe künftig in der ersten Woche einzuholen. In zwei Wochen prüfen sie, ob das Muster trägt.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Gesprächstechniken für sich selbst reflektieren oder eine belastende Situation klären möchten, kann ein persönliches Coaching eine Möglichkeit sein. my-coach.ch begleitet im Life Coaching und Mental Coaching zu Klarheit, Orientierung, Stress, Grenzen und Entscheidungen, online schweizweit oder vor Ort in Safenwil; das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich.

Ein eigenes Angebot für Führungscoaching ist dort nicht beschrieben, und Coaching ersetzt keine Therapie.

Häufige Fragen

Wann ist ein lösungsfokussiertes Gespräch ungeeignet?

Bei akuten Krisen, Regelverstössen, Sicherheitsfragen und rechtlichen Konflikten braucht es Klarheit und gegebenenfalls einen formalen Prozess. Lösungsfokus ist kein Ersatz dafür.

Was, wenn niemand eine Ausnahme findet?

Dann fragen Sie nach kleinen Unterschieden («Wann war es etwas weniger schlimm?») oder nach Vorbildern aus anderen Teams. Hilft auch das nicht, ist das Problem vielleicht strukturell.

Muss ich Skalierungsfragen verwenden?

Nein. Sie sind eine Möglichkeit, einen Fortschritt zu benennen. Wenn sie in Ihrem Team gekünstelt wirken, genügen Fragen nach Ausnahmen und nächstem Schritt.

Mehr dazu: Ausnahmefragen im Coaching, Skalierungsfragen und nächster Schritt und Gespräch mit einem demotivierten Team.