Chatbot-Projektsteckbrief als Vorlage nutzen

Das Problem

Frau Müller hat eine Idee: Ein Chatbot soll im Betrieb Fragen zum Handbuch beantworten. Sie erzählt es der Geschäftsleitung, die interessiert zuhört, aber fragt: «Was kostet das? Wer macht die Arbeit? Und was ist, wenn es nicht funktioniert?» Frau Müller hat keine schriftlichen Antworten, und die Idee versandet.

Viele gute Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern daran, dass niemand sie klar genug beschreibt. Leitung und Team sprechen aneinander vorbei: Der eine denkt an einen Website-Chatbot, die andere an ein internes Suchsystem.

Ein Projektsteckbrief schafft Abhilfe. Er ist kurz, in einfacher Sprache und beantwortet die Fragen, die die Leitung stellt. Er ist kein Pflichtenheft, sondern eine Entscheidungsgrundlage auf einer Seite.

Einfach erklärt

Der Steckbrief gleicht einer Visitenkarte für ein Vorhaben. Er nennt die Ausgangslage (Was ist das Problem?), das Ziel (Was soll besser werden?), den Umfang (Was gehört dazu, was ausdrücklich nicht?), die Verantwortlichen, den Zeitplan, die Kosten und die Risiken.

Wichtig ist der Abschnitt «Nicht enthalten». Er verhindert, dass aus einem kleinen Pilot ein Grossprojekt wird. Ebenso wichtig ist die ehrliche Zeile «Offene Fragen»: Was wissen wir noch nicht?

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Problem in einem Satz formulieren. Zum Beispiel: «Mitarbeitende suchen wöchentlich mehrere Stunden nach Regeln im Handbuch.»

1. Nutzen benennen. Was soll sich ändern? Zeitersparnis, weniger Rückfragen, schnellere Einarbeitung? Siehe Messbare Ziele formulieren.

1. Umfang eingrenzen. Welche Themen, welche Nutzergruppe, welche Dokumente? Und was gehört nicht dazu?

1. Beteiligte festlegen. Projektverantwortliche, Fachperson, IT, Datenschutz, Geschäftsleitung. Nennen Sie Funktionen und Namen.

1. Zeit und Aufwand schätzen. Eine grobe Schätzung genügt: Vorbereitung, Pilot, Auswertung. Siehe Projektplan: Vorlage.

1. Kosten grob beziffern. Anbieterkosten, interne Arbeitszeit, Schulung. Wenn Zahlen fehlen, schreiben Sie «offen» und klären Sie sie in der nächsten Phase. Siehe Pilotbudget planen.

1. Risiken und Bedingungen notieren. Datenschutz, Qualität der Dokumente, Akzeptanz im Team. Was braucht es, damit das Projekt gelingt?

1. Entscheidung formulieren. Was soll die Leitung entscheiden? Zum Beispiel: «Freigabe für einen dreimonatigen Pilot mit zehn Personen.»

Vorlage zum Kopieren

Kopieren Sie den Steckbrief in ein Word-Dokument und füllen Sie die Felder aus.

PROJEKTSTECKBRIEF – Chatbot [Arbeitstitel]
Datum: [Datum]   Verfasserin: [Name, Funktion]
1. Ausgangslage: [Problem in 2–3 Sätzen, mit einem Alltagsbeispiel]
2. Ziel und Nutzen: [Was soll besser werden? Woran erkennen wir es?]
3. Zielgruppe: [Wer nutzt den Chatbot? Wie viele Personen?]
4. Umfang (enthalten): [Themen, Dokumente, Kanäle]
5. Nicht enthalten: [Was wir ausdrücklich nicht tun]
6. Beteiligte: [Projektleitung, Fachpersonen, IT, Datenschutz, Entscheid]
7. Zeitrahmen: [Start, Pilot bis, Entscheid bis]
8. Aufwand und Kosten (grob): [intern in Stunden, extern in CHF, oder «offen»]
9. Risiken und Bedingungen: [Datenschutz, Datenqualität, Akzeptanz]
10. Offene Fragen: [Was wir noch klären müssen]
11. Gewünschter Entscheid: [Was soll die Leitung beschliessen?]

Halten Sie sich an eine Seite. Wenn etwas nicht hineinpasst, gehört es in ein späteres Dokument.

Ein Praxistipp: Lassen Sie den Steckbrief vor der Abgabe von einer Person lesen, die das Projekt nicht kennt, am besten von jemandem aus der Buchhaltung oder dem Empfang. Wenn sie in zwei Minuten verstanden hat, worum es geht, ist der Text gut. Fragt sie nach Fachwörtern, streichen Sie diese oder erklären Sie sie in einem Halbsatz. Das ist die beste Prüfung für einen Text, der Entscheidungen auslösen soll.

Worauf Sie achten müssen

• Verständlichkeit: Schreiben Sie für Menschen, die den Alltag nicht kennen. Vermeiden Sie Fachwörter oder erklären Sie sie.
• Ehrlichkeit bei Zahlen: Schreiben Sie lieber «Schätzung: 2 bis 3 Tage» als eine scheinbar genaue Zahl. Erfundene Genauigkeit schadet.
• Datenschutz früh mitdenken: Notieren Sie, ob Personendaten betroffen sind, und beziehen Sie die zuständige Person ein.
• Realistischer Umfang: Ein Pilot mit einem Thema ist besser als ein Chatbot für alles.
• Verantwortung klären: Ein Projekt ohne benannte Verantwortliche bleibt liegen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Elektroinstallationsbetrieb in Zofingen mit 25 Mitarbeitenden möchte einen internen Chatbot für Normen-Merkblätter und Materiallisten einführen.

Vorher: Frau Müller erzählt der Geschäftsführung mündlich von der Idee, es folgen Rückfragen und kein Entscheid. Nachher: Sie reicht einen Steckbrief ein, mit Ziel «weniger Rückfragen an die Bauleiter», Pilotgruppe von sieben Personen, Umfang «nur Materiallisten», nicht enthalten «Kundendaten». Die Geschäftsführung gibt einen dreimonatigen Pilot frei und bittet um eine Auswertung zum Ende.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer ein KI-Vorhaben vorbereitet, profitiert von einem Blick von aussen. Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana unterstützt beim Aufnehmen von Prozessen, beim Priorisieren von Vorhaben und beim Erstellen eines Umsetzungsplans.

So entsteht ein Steckbrief, der Ihrer Leitung hilft, gut zu entscheiden. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Wie lang darf der Steckbrief sein?

Eine Seite, höchstens zwei. Alles Weitere gehört in Anhänge oder in ein Lastenheft, siehe Lastenheft: Vorlage.

Kann eine KI den Steckbrief schreiben?

Sie kann helfen, Formulierungen zu glätten. Die Inhalte, Zahlen und Verantwortlichkeiten müssen aber von Ihnen stammen. Geben Sie keine vertraulichen Daten ein.

Wer unterschreibt den Steckbrief?

Das hängt von Ihrem Betrieb ab. Sinnvoll ist eine Bestätigung durch die Geschäftsleitung, damit Ressourcen und Verantwortung geklärt sind.

Was, wenn die Leitung Nein sagt?

Dann haben Sie klare Gründe, auf die Sie reagieren können. Oft genügt ein kleinerer Pilot oder eine bessere Begründung des Nutzens.