Lastenheft für einen Chatbot: Was muss hinein?

Das Problem

Sie holen Offerten für einen Chatbot ein, und die Anbieter fragen: «Haben Sie ein Lastenheft?» Das Wort klingt nach Grossprojekt und Behörde. Ein Lastenheft ist aber nichts anderes als ein Dokument, in dem der Auftraggeber beschreibt, was er braucht. Es ist die Grundlage für Offerten, Verträge und die spätere Abnahme.

Ohne Lastenheft passiert oft Folgendes: Der Anbieter liefert, was er in seinem Standard hat, und Sie merken erst bei der Abnahme, dass etwas fehlt. Wer verlangt Nacharbeit, wer bezahlt sie? Mit einem Lastenheft ist klar, was vereinbart war.

Für ein KMU muss das Lastenheft nicht umfangreich sein. Es reicht eine klare Gliederung mit überprüfbaren Aussagen. «Der Chatbot soll gut antworten» ist nicht überprüfbar, «Auf 20 Testfragen liefert er mindestens 16 richtige Antworten mit Quelle» schon.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Anforderungen sammeln. Nutzen Sie zuerst die Vorlage Anforderungen an einen Chatbot. Das Lastenheft baut darauf auf.

1. Gliederung festlegen. Verwenden Sie die Abschnitte unten. Streichen Sie, was nicht relevant ist.

1. Aussagen überprüfbar machen. Formulieren Sie so, dass man nachher «erfüllt» oder «nicht erfüllt» sagen kann.

1. Muss, Soll und Kann unterscheiden. Muss: ohne geht es nicht. Soll: erwünscht. Kann: nice to have.

1. Ihre Rolle und Pflichten nennen. Welche Unterlagen liefern Sie, wer testet, wer entscheidet?

1. Mit der KI Lücken suchen. Lassen Sie den Entwurf kritisch lesen: Was ist unklar, widersprüchlich oder nicht prüfbar?

1. Intern abstimmen. Kundendienst, Geschäftsleitung, Datenschutzverantwortliche lesen mit.

1. Anbietern senden. Bitten Sie um Rückfragen und um eine Offerte, die jeden Punkt beantwortet.

Vorlage zum Kopieren

Ich schreibe ein Lastenheft für einen Chatbot für [Betrieb, Branche, Schweiz]. Hier sind meine Stichworte: [Zweck, Zielgruppe, Aufgaben, Quellen, Sprachen, Anbindungen, Datenschutz, Betrieb].

Erstelle ein Lastenheft mit folgender Gliederung:
1. Ausgangslage und Ziel
2. Nutzergruppen
3. Funktionale Anforderungen (Muss/Soll/Kann), jede mit Nummer und überprüfbarem Kriterium
4. Nicht-Aufgaben und Grenzen (was der Chatbot nicht tun darf)
5. Wissensquellen und Pflege
6. Sprachen, Ton, Barrierefreiheit
7. Schnittstellen
8. Datenschutz und Sicherheit
9. Qualitätskriterien und Testfragen
10. Betrieb, Support, Verfügbarkeit
11. Abnahme
12. Vom Anbieter einzureichende Angaben (Preise, Annahmen, Unterauftragnehmer, Datenstandort)
Schreibe in einfacher Sprache. Markiere Stellen, an denen ich Zahlen oder Entscheide ergänzen muss, mit [ ]. Erfinde nichts.

Ersetzen Sie die Stichworte und füllen Sie die Klammern aus. Lassen Sie das Ergebnis intern prüfen.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Technikvorgaben ohne Grund. Beschreiben Sie Ergebnisse. Wenn Sie ein bestimmtes Produkt vorschreiben, schränken Sie Anbieter ein.
• Datenschutz klar benennen. Welche Daten, wo verarbeitet, wie lange gespeichert? Rechtliche Ausformulierung gehört in den Vertrag und zu einer Fachperson.
• Realistische Qualitätsziele. Fehlerfreie Antworten verspricht niemand. Legen Sie Zielwerte fest, die Sie im Pilot überprüfen können.
• Verantwortungen. Nennen Sie, wer Dokumente liefert und pflegt. Ohne Ihre Mitarbeit funktioniert es nicht.
• Änderungen. Planen Sie einen Weg für Änderungswünsche, mit Datum und Kostenfolge.
• KI-Entwurf ist ein Entwurf. Das Dokument gehört Ihnen. Prüfen Sie jede Zeile, besonders Zahlen und Zusagen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Verband in Bern möchte für seine Mitglieder einen Chatbot, der Fragen zu Reglementen, Beiträgen und Anlässen beantwortet. Die Geschäftsstelle schreibt mit der Vorlage ein Lastenheft von vier Seiten. Besonders wichtig sind die Grenzen: Der Chatbot erteilt keine Rechtsberatung und verweist bei Beitragsfragen auf die Geschäftsstelle.

Drei Anbieter erhalten das Dokument. Zwei stellen Rückfragen, die zu Ergänzungen führen. Alle drei reichen eine Offerte ein, die auf die nummerierten Anforderungen Bezug nimmt.

Vorher hätte jeder Anbieter seine eigene Vorstellung offeriert, nachher lassen sich die Angebote Punkt für Punkt vergleichen. Die Abnahme erfolgt später anhand der vereinbarten Testfragen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Ihr Lastenheft nicht allein erstellen möchten, unterstützt die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana bei der Klärung. Beschrieben sind das Aufnehmen von Prozessen, die Analyse von KI-Potenzialen, die Priorisierung von Vorhaben und ein Umsetzungsplan sowie das Konzipieren von Schnittstellen und die Dokumentation der Umsetzung.

Der Umfang wird gemeinsam geklärt; Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft?

Das Lastenheft beschreibt, was Sie brauchen. Das Pflichtenheft beschreibt, wie der Anbieter es umsetzt. Beide zusammen bilden die Grundlage für Vertrag und Abnahme.

Brauche ich ein Lastenheft für einen kleinen Chatbot?

Eine kurze Fassung genügt. Wichtig sind Zweck, Aufgaben, Grenzen, Quellen und Erfolgskriterien. Für den Einstieg kann der Projektsteckbrief reichen.

Wer unterschreibt das Lastenheft?

Üblich ist, dass es Teil des Vertrags oder einer Beilage wird. Fragen Sie bei rechtlichen Fragen eine Fachperson.

Wie genau muss ich Testfragen angeben?

Mindestens zwanzig typische Fragen mit erwarteter Antwort sind ein guter Anfang. Siehe Abnahmetest-Checkliste.