Wie bereite ich ein Erstgespräch zu unserem Chatbot-Vorhaben vor?

Das Problem

Sie möchten einen Chatbot für Ihr Unternehmen, haben aber nur eine vage Idee: «Etwas, das Kundenfragen beantwortet» oder «Eine Art interne Suche». Sie vereinbaren ein Erstgespräch mit einer Beraterin oder einem Berater. Im Gespräch fragt man Sie: Was genau soll der Chatbot können? Welche Dokumente gibt es? Wer nutzt ihn? Was darf er nicht sagen?

Wer darauf nicht vorbereitet ist, verbringt die Zeit mit Raten. Am Ende steht ein freundliches «Wir melden uns» und kein klarer nächster Schritt. Das ist schade, denn ein gutes Erstgespräch kann sehr viel klären: ob das Vorhaben überhaupt sinnvoll ist, welche Daten es braucht und wie ein erster kleiner Versuch aussehen könnte.

Mit einer einfachen Vorbereitung von einer bis zwei Stunden holen Sie viel mehr aus dem Gespräch heraus. Diese Checkliste führt Sie dahin, ohne dass Sie Technikwissen brauchen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Anliegen in einem Satz formulieren. Schreiben Sie auf: «Wir möchten, dass [wer] Antworten auf [welche Fragen] schneller findet, damit [Nutzen].» Beispiel: «Unsere Monteure sollen Arbeitsanweisungen schneller finden, damit weniger Rückrufe im Büro entstehen.»

1. Ausgangslage beschreiben. Was passiert heute? Wer beantwortet die Fragen? Wie lange dauert es? Wo gehen Informationen verloren? Zwei, drei Beispiele aus dem Alltag genügen.

1. Zehn typische Fragen sammeln. Notieren Sie Fragen, die der Chatbot beantworten soll, so, wie Menschen sie wirklich stellen. Siehe Fragenkatalog sammeln.

1. Drei bis fünf Beispieldokumente auswählen. Wählen Sie gültige, typische Dokumente, in denen die Antworten stehen. Entfernen Sie Vertrauliches, oder bringen Sie nur die Titel mit und erklären Sie, wo die Dokumente liegen.

1. Nutzer und Umfeld klären. Wer soll den Chatbot nutzen: Kundschaft, Mitarbeitende, beide? In welcher Sprache? Auf welchem Weg: Website, Intranet, App?

1. Grenzen festhalten. Was darf der Chatbot nicht beantworten oder entscheiden? Wann soll er an einen Menschen übergeben? Das sind wichtige Einsatzregeln.

1. Offene Fragen sammeln. Datenschutz, Kosten, Pflegeaufwand, Zeitplan, Verantwortung, Abhängigkeit vom Anbieter. Schreiben Sie auf, was Sie wissen möchten, und priorisieren Sie die drei wichtigsten.

1. Wunschergebnis des Gesprächs festlegen. Was soll am Ende des Gesprächs klar sein? Etwa: «Wir wissen, ob ein Pilot sinnvoll ist, mit welchem Dokumentenbestand wir starten und wer was bis wann klärt.»

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag lassen Sie sich ein Vorbereitungsblatt aus Ihren Stichworten erstellen. Geben Sie keine vertraulichen Inhalte und keine Personendaten ein.

Ich bereite ein Erstgespräch mit einer Beratung zu einem Chatbot-Vorhaben in meinem Unternehmen vor. Erstelle aus meinen Stichworten ein einseitiges Vorbereitungsblatt.

Unternehmen: [Branche, Grösse, Ort]
Was der Chatbot lösen soll: [Stichworte]
Wer ihn nutzen soll: [Mitarbeitende, Kundschaft ...]
Vorhandene Dokumente: [Arten und ungefähre Menge, Ablageort]
Typische Fragen: [3 bis 5 Beispiele]
Bedenken oder offene Fragen: [Stichworte, z. B. Datenschutz, Kosten]

Gliedere das Blatt in: 1. Anliegen in einem Satz, 2. Ausgangslage, 3. Beispielfragen, 4. Vorhandene Unterlagen, 5. Grenzen und Übergabe an Menschen, 6. Offene Fragen (nach Wichtigkeit), 7. Gewünschtes Ergebnis des Gesprächs.
Ergänze nichts, was ich nicht angegeben habe. Wenn Angaben fehlen, schreibe «noch zu klären».

Das Blatt schicken Sie, wenn gewünscht, vorab an die Beratung. Prüfen Sie es, damit nichts Vertrauliches darin steht.

Worauf Sie achten müssen

• Vertrauliches nicht mitgeben: Beispieldokumente ohne Kundendaten, Preise und interne Geheimnisse. Fragen Sie vorab, ob die Beratung eine Vertraulichkeitsvereinbarung verwendet.
• Keine Erwartung auf fertige Lösungen: Im Erstgespräch geht es um Klärung und nächste Schritte. Aussagen zu Kosten sind ohne klaren Umfang meist nur Richtwerte.
• Datenschutz früh mitdenken: Wenn Personendaten im Spiel sind, gehört das ins Gespräch. Siehe Chatbot und Datenschutz in der Schweiz.
• Entscheider einbeziehen: Wenn die Person, die über das Budget entscheidet, nicht dabei ist, bleiben viele Fragen offen. Klären Sie, wer wann entscheidet.
• Alternativen offen prüfen: Manchmal genügt eine bessere Suche oder eine FAQ-Seite. Fragen Sie danach. Siehe Wann ist ein Chatbot nicht sinnvoll?.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Gartenbaufirma im Aargau mit 18 Mitarbeitenden möchte, dass Gärtnerinnen und Gärtner auf der Baustelle Pflegehinweise und Materialangaben per Handy abfragen können. Die Inhaberin hat nur eine Idee und viele Ordner.

Vorher würde sie im Gespräch erzählen, was ihr einfällt. Nachher bringt sie ein Blatt mit: Anliegen in einem Satz, zehn echte Fragen (zum Beispiel «Wie viel Dünger pro Quadratmeter für Rasen im Herbst?»), vier Beispieldokumente ohne Kundendaten und drei offene Fragen zu Kosten, Datenschutz und Pflege. Im Gespräch zeigt sich: Der Bestand ist gut genug für einen kleinen Pilot, zwei Dokumente sind veraltet. Als nächster Schritt wird vereinbart, 20 Dokumente zu bereinigen und mit einem Test zu beginnen.

So hilft Ihnen Alpasana

Bei Alpasana können Sie ein Erstgespräch und eine Terminbuchung nutzen: ein unverbindliches Erstgespräch zu Ihrem Anliegen, Ihren Zielen und einer möglichen Zusammenarbeit, mit Online-Terminbuchung und persönlicher Klärung vor einer Beauftragung. Die Vorbereitung dieser Seite hilft Ihnen, das Gespräch gezielt zu nutzen.

Das Gespräch ersetzt keine Projektplanung. Kosten und Umfang eines Vorhabens werden danach individuell geklärt.

Häufige Fragen

Muss ich schon wissen, welche Technik ich will?

Nein. Das Erstgespräch dient dazu, Ihr Anliegen zu klären. Wichtiger als Technikwissen sind klare Beispiele und die Frage, was besser werden soll.

Wie viele Dokumente soll ich mitbringen?

Drei bis fünf typische, unkritische Dokumente genügen. Sie zeigen, wie Ihre Unterlagen aufgebaut sind und ob sie für einen Chatbot geeignet sind.

Was, wenn sich im Gespräch zeigt, dass ein Chatbot nicht passt?

Das ist ein gutes Ergebnis, denn Sie sparen Zeit und Geld. Oft zeigen sich einfachere Wege: bessere Dokumente, eine FAQ-Seite oder eine bessere Suche.