Datenschutzerklärung für Coaches: Mit KI Abläufe erfassen

Das Problem

Ihre Coaching-Website ist fertig, und jemand fragt: «Wo ist Ihre Datenschutzerklärung?» Sie haben eine Vorlage aus dem Internet kopiert, wissen aber nicht, ob sie zu Ihrer Seite passt. Dort steht etwas von Cookies und Analyse-Tools, die Sie gar nicht nutzen, und etwas fehlt, das Sie nutzen, zum Beispiel das Buchungstool.

Das Problem ist verbreitet. Eine Datenschutzerklärung muss beschreiben, was auf Ihrer Website tatsächlich geschieht. Nach dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) müssen Verantwortliche Betroffene über die Beschaffung von Personendaten informieren. Wer das konkret für eine Website formuliert, braucht zuerst ein genaues Bild der Datenflüsse, also der Wege, auf denen Daten entstehen und weitergegeben werden.

Genau dort hilft KI: Sie ordnet Ihre Angaben und stellt Rückfragen. Den Text selbst und die Rechtsfragen klärt anschliessend eine Fachperson.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Alle Funktionen der Website auflisten: Kontaktformular, Terminbuchung, Newsletter, Statistik, Chatbot, eingebettete Videos, Karten, Schriftarten, Zahlungsmittel, Login.
2. Pro Funktion drei Dinge notieren: Welche Daten werden erhoben (Name, E-Mail, Nachricht, IP-Adresse)? Wer bearbeitet sie (Sie, Hosting, ein Tool)? Wie lange werden sie gespeichert?
3. Anbieter benennen: Schreiben Sie jeden Dienstleister auf, mit Firmenname und Sitzland, soweit Sie es wissen. Bei Unklarheit fragen Sie beim Anbieter nach.
4. Tabelle mit KI aufbauen: Geben Sie die Liste in die Vorlage ein. Lassen Sie eine Übersicht und eine Liste offener Fragen erstellen. Verwenden Sie dabei keine Daten echter Personen.
5. Lücken schliessen: Beantworten Sie die offenen Fragen selbst, etwa zur Speicherdauer.
6. Datenminimierung prüfen: Erheben Sie nur, was Sie brauchen. Braucht das Kontaktformular wirklich eine Telefonnummer?
7. Fachperson beiziehen: Eine Datenschutzberaterin oder ein Anwalt formuliert bzw. prüft die Erklärung auf Grundlage Ihrer Tabelle.
8. Veröffentlichen und pflegen: Verlinken Sie die Erklärung gut sichtbar. Aktualisieren Sie sie, wenn sich Tools ändern.

Vorlage zum Kopieren

Ich betreibe eine Coaching-Website in der Schweiz. Hilf mir, die
Datenflüsse zu erfassen. Es geht nicht darum, eine Datenschutzerklärung zu
formulieren, sondern eine Prüfunterlage für eine Fachperson zu erstellen.
Funktionen meiner Website: [Liste, z. B. Kontaktformular, Terminbuchung über
Tool X, Newsletter über Dienst Y, Besucherstatistik].
Hosting: [Anbieter, Land oder «unbekannt»].

Erstelle eine Tabelle mit den Spalten: Funktion, erhobene Daten, Zweck,
Dienstleister, Land, Speicherdauer (Rückfrage, falls unbekannt).
Markiere Zeilen, bei denen ich Informationen nachliefern muss.
Nenne am Ende fünf Fragen an eine Datenschutzfachperson.
Erfinde keine Gesetzesartikel und gib keine Rechtsauskunft.

Ergänzen Sie die Funktionen Ihrer Website und streichen Sie, was Sie nicht nutzen.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Fremdvorlage ungeprüft: Eine kopierte Erklärung kann Dienste nennen, die Sie nicht nutzen, oder fehlende Dienste verschweigen. Beides ist problematisch.
• Recht nur im Grundsatz: Das DSG verlangt Information über die Datenbeschaffung. Welche Angaben genau und wie sie zu formulieren sind, klärt eine Fachperson. Bei Zielgruppen im EU-Raum kann zusätzlich die DSGVO gelten, auch das gehört in die fachliche Prüfung.
• Besonders schützenswerte Daten: Wenn Interessierte im Formular Gesundheit, Beziehungen oder Krisen schildern, entstehen sensible Daten. Fragen Sie nur ab, was nötig ist, und weisen Sie das Formular als ungeeignet für Notfälle aus.
• KI-Dienste mit Ihren Daten füttern: Echte Formularnachrichten gehören nicht in öffentliche KI-Dienste. Arbeiten Sie mit Beispieldaten.
• Dienstleister im Ausland: Fragen Sie nach Standort und Vertrag. Hinweise bietet der EDÖB.
• Krisenhinweis: Dass Ihre Seite kein Notfalldienst ist, sollten Interessierte lesen können. In der Schweiz hilft die Dargebotene Hand unter 143.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Coach in Thun hat die Website mit einem Baukasten erstellt und eine Datenschutzerklärung aus einem Vorlagentext eingefügt.

Vorher: Er weiss nicht, welche Dienste im Baukasten laufen. Die Erklärung erwähnt Newsletter-Tracking, das er nicht nutzt, aber nicht das Buchungstool.

Nachher: Er listet Funktionen auf und lässt sich eine Tabelle mit Rückfragen erstellen. Er findet heraus, dass Formularnachrichten per E-Mail an ein Postfach im Ausland gehen und dass die Buchungssoftware Daten an einen Zahlungsdienst weitergibt. Mit der Tabelle geht er zu einer Datenschutzberaterin, die das Gespräch in einer Stunde führt, statt bei null zu beginnen. Seine Erklärung entspricht nun dem, was auf der Seite wirklich passiert.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Ihre Website-Abläufe selbst besser verstehen und strukturieren möchten, bietet absofort Praxiskurse für KI und IT mit konkreten Arbeitsaufgaben an. Dazu gehören laut Beschreibung Bürokommunikation, betriebliche KI-Richtlinien und das Prüfen von KI-Ergebnissen. Praxisaufgaben und ein KI-Lerncoach begleiten das Lernen.

Eine Rechtsprüfung Ihrer Datenschutzerklärung sind die Kurse nicht. Dafür ziehen Sie eine Fachperson bei.

Häufige Fragen

Brauche ich als Coach überhaupt eine Datenschutzerklärung?

Sobald Ihre Website Personendaten bearbeitet, etwa über ein Kontaktformular oder Server-Protokolle, ist Information über die Bearbeitung angezeigt. Wie genau, klärt eine Fachperson. Ein Formular macht die Frage sehr konkret, siehe auch Kontaktformular für Coaching.

Kann die KI die Datenschutzerklärung schreiben?

Sie kann einen Entwurf formulieren, aber nicht prüfen, ob er zu Ihrer Seite und zum Recht passt. Nutzen Sie sie für die Bestandsaufnahme und lassen Sie das Ergebnis prüfen.

Was ändert sich, wenn ich einen Chatbot auf der Website einsetze?

Dann kommen neue Datenflüsse dazu, besonders wenn Besucher persönliche Anliegen eingeben. Lesen Sie Chatbot für die Coaching-Website.

Wie oft sollte ich die Erklärung überprüfen?

Mindestens, wenn Sie ein Tool ein- oder ausschalten, und dazu in einem festen Rhythmus, zum Beispiel einmal jährlich.