KI im Coaching vereinbaren: Mit KI Informationstexte entwerfen

Das Problem

Sie arbeiten als Coachin und möchten KI nutzen, etwa für Terminmails, Notizvorlagen oder Übungsblätter. Nun fragt eine Klientin: «Verwenden Sie dafür KI? Was passiert mit dem, was ich Ihnen erzähle?» Sie merken, dass Sie darauf keine saubere, schriftliche Antwort haben.

Das ist verständlich, denn bei Coaching vertrauen Menschen Ihnen persönliche Themen an. Manche Angaben, etwa zur Gesundheit, gelten im Datenschutzrecht als besonders schützenswert. Das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) verlangt, dass Personendaten transparent und verhältnismässig bearbeitet werden. Bei der Beschaffung von Personendaten bestehen Informationspflichten; deren Umfang und gesetzliche Ausnahmen sind im Einzelfall zu prüfen.

Ein klarer Informationstext schafft Vertrauen. KI kann Ihnen helfen, ihn verständlich zu formulieren, aber nicht festzulegen, welche Rechtsgrundlage gilt. Das klären Sie mit einer Fachperson, etwa einer Datenschutzberaterin oder einem Anwalt. Dieser Beitrag bereitet das Gespräch vor.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ist-Zustand aufschreiben: Wofür nutzen Sie KI heute tatsächlich? Notieren Sie jede Aufgabe, zum Beispiel «Terminerinnerungen formulieren», «Übungsblätter erstellen», «Rechnungstexte».
2. Trennen nach Daten: Welche Aufgaben enthalten keine Personendaten, welche schon? Die erste Gruppe ist unproblematisch, die zweite braucht besondere Sorgfalt.
3. Grundregel festlegen: Gesprächsinhalte, Namen und Gesundheitsangaben von Klienten kommen nicht in öffentliche KI-Dienste. Halten Sie das für sich schriftlich fest.
4. Informationstext entwerfen: Verwenden Sie die Vorlage unten. Die KI formuliert in einfacher Sprache, was Sie tun und was nicht.
5. Rechtsfragen sammeln: Lassen Sie sich Fragen für eine Fachperson auflisten, zum Beispiel: Ist eine Einwilligung nötig oder genügt die Information? Wird ein Dienstleister im Ausland eingesetzt? Wie lange werden Daten gespeichert?
6. Mit einer Fachperson klären: Legen Sie Entwurf und Fragenliste vor. Erst nach der Prüfung verwenden Sie den Text.
7. Klienten informieren und Antworten festhalten: Geben Sie den geprüften Text rechtzeitig ab und beantworten Sie Fragen. Ob und wie Klientinnen und Klienten den konkreten KI-Einsatz ablehnen können, klären Sie anhand der Rechtsgrundlage und Ihrer Vertragsgestaltung.
8. Regelmässig überprüfen: Wenn Sie ein neues Werkzeug einführen, passen Sie Text und Praxis an.

Vorlage zum Kopieren

Der Prompt enthält keine Klientendaten.

Ich bin selbständige Coachin in der Schweiz. Entwirf einen Informationstext
für Klientinnen und Klienten zum Einsatz von KI in meiner Praxis, als Entwurf
zur Prüfung durch eine Fachperson.
Mein Einsatz: [z. B. «KI nur für Terminmails und eigene Vorlagen, nie für
Gesprächsinhalte»]. Eingesetzte Dienste: [Name oder «noch offen»].
Sprache: einfach, höflich, Anrede «Sie», höchstens 250 Wörter.
Der Text soll erklären: 1. wofür ich KI nutze, 2. was ich nicht damit mache,
3. dass Klienten Fragen stellen können und wie Sie mit einer Ablehnung
des KI-Einsatzes nach rechtlicher Prüfung umgehen, 4. wen sie
bei Fragen kontaktieren.
Liste danach fünf Fragen auf, die ich einer Datenschutzfachperson stellen
sollte (Rechtsgrundlage, Dienstleister, Speicherort, Dauer, Löschung).
Erfinde keine Gesetzesartikel und gib keine Rechtsauskunft.

Passen Sie die Beschreibung Ihres Einsatzes an und streichen Sie Aufgaben, die Sie nicht erledigen.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Klientendaten in öffentlichen KI-Diensten: Das gilt auch für scheinbar anonyme Beschreibungen, wenn die Person erkennbar bleibt.
• Recht nur im Grundsatz: Das DSG regelt Informationspflicht, Verhältnismässigkeit und den Umgang mit Dienstleistern. Welche Pflichten konkret für Sie gelten, klärt eine Fachperson. Hinweise bietet auch der EDÖB.
• Freiwilligkeit: Wenn Sie eine Einwilligung einholen, muss sie freiwillig sein. Wer Coaching nur bei KI-Zustimmung erhält, entscheidet nicht frei.
• Vertraulichkeit: Coaches unterstehen in der Regel nicht dem gesetzlichen Berufsgeheimnis. Vereinbaren Sie Vertraulichkeit daher ausdrücklich, siehe Coaching-Vertrag als Prüffassung.
• Keine Therapie: Coaching ersetzt keine Behandlung. Bei Krisen weisen Sie auf Fachpersonen hin, in der Schweiz auf die Dargebotene Hand unter 143.
• Pflege des Textes: Veraltete Informationstexte schaden mehr als sie nützen. Setzen Sie sich ein Datum zur Überprüfung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Coachin in Chur nutzt KI für Terminmails und Übungsblätter, hat dies aber nie erwähnt. Eine neue Klientin fragt nach.

Vorher: Die Coachin antwortet mündlich und ungenau, weil sie selbst nicht sicher ist, welche Daten wohin gelangen.

Nachher: Sie listet ihre Aufgaben auf und stellt fest, dass sie Sitzungsnotizen bisher selbst in Word führt, die Terminmails aber mit Namen in einen Chat kopiert hat. Sie stellt um: Mails entstehen mit Platzhaltern, der Name wird von Hand eingesetzt. Mit der KI entwirft sie einen Informationstext, den eine Datenschutzberaterin prüft und leicht anpasst. Die Klientin erhält ihn vor der nächsten Sitzung und fühlt sich ernst genommen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, KI im Büroalltag verantwortungsvoll einzusetzen, bietet absofort KI- und IT-Praxiskurse für konkrete Arbeitsaufgaben an. Beschrieben sind unter anderem Bürokommunikation, Phishing, Deepfakes und betriebliche KI-Richtlinien. Praxisaufgaben, ein KI-Lerncoach und ein verifizierbarer Abschluss begleiten das Lernen.

Eine Rechtsberatung zu Datenschutz und Einwilligung ist darin nicht enthalten. Die rechtliche Prüfung Ihres Textes lassen Sie bei einer Fachperson durchführen.

Häufige Fragen

Brauche ich für den KI-Einsatz immer eine Einwilligung?

Nicht in jedem Fall. Es kommt darauf an, welche Daten Sie bearbeiten und auf welcher Grundlage. Wenn Sie keine Klientendaten in KI-Dienste geben, stellt sich die Frage oft gar nicht. Bei besonders schützenswerten Daten gelten strengere Regeln, die Sie klären sollten.

Muss ich Klienten über KI informieren, wenn ich sie nur für Übungsblätter nutze?

Bei Aufgaben ohne Personendaten besteht meist kein Informationsbedarf im Sinn des Datenschutzes. Transparenz schafft trotzdem Vertrauen und beugt Missverständnissen vor. Ein kurzer Satz in Ihrem Vertrag genügt oft.

Was, wenn eine Klientin KI ablehnt?

Klären Sie, worauf sich die Ablehnung bezieht und welche rechtlichen und vertraglichen Möglichkeiten bestehen. Wenn Sie KI nur für Aufgaben ohne Personendaten nutzen, kann sich für die Klientin nichts ändern. Mehr dazu unter KI-Einsatz im Coaching erklären.

Darf ich Sitzungen mit KI protokollieren lassen?

Vorsicht: Gesprächsinhalte sind besonders sensibel. Ohne geklärte Rechtsgrundlage, ausdrückliche Information und einen geeigneten, geschützten Dienst sollten Sie darauf verzichten.