KI und Datenschutz PDF: Merkblatt zum Ausdrucken

Das Problem

Frau Berger, 45, arbeitet als Coachin mit zwei freien Kolleginnen in einer Praxisgemeinschaft. Alle drei nutzen KI für Texte und Vorbereitung, aber jede mit eigenen Gewohnheiten. Frau Berger sucht nach KI und Datenschutz als PDF: ein kurzes Merkblatt, das sie ausdrucken, im Team besprechen und ins Qualitätshandbuch legen kann.

Im Netz findet sie lange Leitfäden mit Paragrafen oder Werbung von Anbietern. Was sie braucht, ist kürzer: eine Seite, die sagt, was vor dem Eintippen zu prüfen ist, was nie in die KI gehört und wer im Zweifel entscheidet.

Ein Merkblatt ersetzt keine Datenschutzberatung. Es hilft aber, dass im Alltag die wichtigsten Punkte nicht vergessen werden. Diese Seite liefert die Checkliste, die Sie ausdrucken oder als PDF speichern können.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

So kommen Sie von der allgemeinen Checkliste zum Merkblatt Ihrer Praxis oder Ihres Teams:

1. Lesen Sie die Checkliste unten durch. Markieren Sie Punkte, die in Ihrer Arbeit nicht vorkommen, und ergänzen Sie fehlende.
2. Sammeln Sie Ihre Werkzeuge. Welche KI-Dienste nutzen Sie und Ihr Team? Notieren Sie Name, Zweck und Konto (privat oder geschäftlich).
3. Lassen Sie die KI ein Merkblatt entwerfen. Verwenden Sie die Vorlage mit einer allgemeinen Beschreibung Ihrer Praxis, ohne Klientendaten.
4. Kürzen Sie auf eine Seite. Ein Merkblatt wird nur benutzt, wenn es kurz ist. Streichen Sie, was nicht täglich gebraucht wird.
5. Prüfen Sie Inhalte und Zuständigkeiten. Stimmt jede Aussage für Ihr Angebot? Wer entscheidet im Zweifel? Tragen Sie Namen und Datum ein.
6. Drucken Sie das Merkblatt oder speichern Sie es als PDF. Mit der Druckfunktion Ihres Browsers können Sie «Als PDF speichern» wählen. Legen Sie es an den Arbeitsplatz oder in die Praxisunterlagen.
7. Besprechen und überprüfen Sie es. Gehen Sie das Merkblatt einmal im Team durch und passen Sie es an, wenn neue Werkzeuge hinzukommen.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle ein einseitiges Merkblatt «KI und Datenschutz» für [Coaching-Praxis /
Beratungsteam] in der Schweiz. Wir sind [Anzahl] Personen und nutzen KI für
[z. B. Texte, Sitzungsvorbereitung, Recherche]. Es sind keine echten Personen-
oder Klientendaten in dieser Anfrage.

Gliedere in: 1. Was nie in KI-Dienste gehört, 2. Wie wir Eingaben anonymisieren,
3. Welche Werkzeuge erlaubt sind, 4. Wie wir Ergebnisse prüfen, 5. Wen wir bei
Unsicherheit fragen, 6. Was bei einer Panne zu tun ist. Maximal zehn kurze
Punkte, Sprache einfach, keine Gesetzesartikel erfinden. Weise darauf hin,
dass eine Datenschutzfachperson den Entwurf prüfen soll.

Ersetzen Sie die Platzhalter, und lassen Sie die Punkte von einer Fachperson oder Ihrer Verbandsstelle gegenlesen, bevor Sie das Merkblatt verteilen.

Worauf Sie achten müssen

• Ein Merkblatt ist kein Rechtsgutachten: Es fasst Grundsätze zusammen. Die Beurteilung Ihres Einzelfalls, etwa bei Berufsgeheimnis oder besonders schützenswerten Daten, braucht fachliche Prüfung.
• Aktuell halten: Dienste ändern ihre Bedingungen. Setzen Sie sich einen Termin für die jährliche Durchsicht.
• Klientendaten nie in öffentliche KI-Dienste: Dazu zählen Gesprächsinhalte, Gesundheitsangaben und alles, was eine Person erkennbar macht. Arbeiten Sie mit Platzhaltern oder erfundenen Beispielen.
• Einwilligung und Information: Wenn Sie KI bei der Bearbeitung von Klientendaten einsetzen wollen, informieren Sie die betroffenen Personen und klären Sie die Grundlage vorab mit einer Fachperson.
• Merkblatt allein reicht nicht: Es wirkt erst, wenn es besprochen und gelebt wird. Siehe Inhalte einer Datenschutzschulung für Teams.

Wie lese ich das Merkblatt im Alltag?

Gehen Sie die Punkte von oben nach unten durch, bevor Sie etwas in ein KI-Werkzeug kopieren. Die Checkliste kann Sie dabei unterstützen, die Schritte regelmässig zu berücksichtigen: Werkzeug prüfen, Daten minimieren und Ergebnis kontrollieren. Der Aufwand hängt vom Fall ab; die Checkliste allein garantiert keinen Schutz Ihrer Klientel oder Ihres Rufs.

Was gehört nicht ins Merkblatt?

Rechtliche Detailfragen wie Fristen, Meldepflichten oder Vertragsklauseln sind zu komplex für eine Seite. Verweisen Sie dafür auf Ihre Datenschutzstelle oder eine Rechtsberatung und auf Datenschutzregeln für KI im Unternehmen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Berger und ihre beiden Kolleginnen nutzen KI unterschiedlich. Vorher kopiert eine Kollegin Sitzungsnotizen in einen Gratis-Chatbot, eine andere nutzt ein privates Konto, und die dritte verzichtet ganz auf KI.

Im Teamtreffen entwerfen sie mit der Vorlage ein Merkblatt und kürzen es auf eine Seite. Sie legen fest: Nur geschäftliche Konten, Notizen nur mit Platzhaltern, keine Gesundheitsangaben. Eine externe Datenschutzberaterin liest den Entwurf gegen.

Nachher hängt das Merkblatt im Praxisraum und liegt im digitalen Ordner. Neue Teammitglieder erhalten es am ersten Tag. Die Diskussion hat das Thema greifbar gemacht, weil alle Beispiele aus ihrer Arbeit brachten. Wer sich weiter vertiefen will, findet Hintergründe unter Warum ist Datenschutz bei KI ein Problem?.

So hilft Ihnen Alpasana

Damit Ihr Merkblatt im Alltag angewendet wird, kann die KI-Weiterbildung für Unternehmen Datenschutz und den verantwortungsbewussten Umgang mit Unternehmensdaten vermitteln. Mitarbeitende lernen im eigenen Tempo; die Weiterbildung liefert Grundlagen, aber keine rechtliche Beratung.

Häufige Fragen

Gibt es ein offizielles PDF-Merkblatt zu KI und Datenschutz?

Die Eidgenössische Datenschutzbehörde (EDÖB) informiert auf ihrer Website zu KI und Datenschutz. Prüfen Sie dort, welche Unterlagen aktuell zur Verfügung stehen. Diese Seite bietet eine praktische Checkliste für Ihren Alltag, aber kein amtliches Dokument.

Wie speichere ich diese Seite als PDF?

Öffnen Sie die Druckfunktion Ihres Browsers und wählen Sie als Drucker «Als PDF speichern». Je nach Browser heisst die Option etwas anders.

Muss jedes Teammitglied das Merkblatt kennen?

Es sollte allen zugänglich sein, die KI bei der Arbeit nutzen. Besprechen Sie es einmal gemeinsam und halten Sie fest, wer es erhalten hat.

Reicht ein Merkblatt für die Einhaltung des Datenschutzes?

Nein, es ist ein Hilfsmittel. Für Ihre Praxis kann mehr nötig sein, etwa Verträge mit Anbietern oder Informationen an Klientinnen. Klären Sie das mit einer Fachperson.