KI und Datenschutz schulen: Inhalte für Teams

Das Problem

Frau Berger, 45, führt ein Coaching-Unternehmen mit vier freien Mitarbeitenden und einer Assistentin. Alle nutzen KI, etwa für Sitzungsvorbereitung, Texte und Terminmails, aber jede auf ihre Weise. Ob dabei Klientendaten in ein öffentliches KI-Werkzeug geraten, weiss niemand genau. Frau Berger möchte eine Schulung organisieren und fragt sich: Was muss da überhaupt drin sein?

Viele Schulungen zu KI und Datenschutz bleiben zu allgemein. Sie erklären Gesetze, aber nicht, was im Alltag zu tun ist: Darf ich diesen Satz in das Werkzeug kopieren? Wie mache ich einen Text anonym? Wen frage ich, wenn ich unsicher bin? Eine gute Schulung beantwortet genau diese Fragen und lässt Teilnehmende üben.

Personendaten sind Angaben, die sich auf bestimmte oder bestimmbare Menschen beziehen, etwa Name, E-Mail-Adresse oder eine Beschreibung, die eine Person erkennbar macht. Besonders schützenswert sind unter anderem Gesundheitsdaten. Im Coaching und in Teams kommen solche Daten häufig vor. Die Schulung soll deshalb zeigen, wie man mit KI arbeitet, ohne sie preiszugeben.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie den Ausgangspunkt. Wer nutzt KI, wofür und mit welchen Werkzeugen? Fragen Sie das Team in einer kurzen Runde. Schreiben Sie typische Aufgaben auf, zum Beispiel «Protokoll zusammenfassen» oder «Mail an Klientin formulieren».
2. Legen Sie Rollen fest. Nicht alle brauchen dasselbe: Assistentinnen, Coaches, Führungspersonen und IT unterscheiden sich im Bedarf. Welche Rolle bearbeitet welche Daten?
3. Wählen Sie die Inhalte anhand der Checkliste unten. Beginnen Sie mit dem, was im Alltag am häufigsten vorkommt, und ergänzen Sie schrittweise.
4. Lassen Sie die KI einen Schulungsablauf entwerfen. Nutzen Sie die Vorlage mit allgemeinen Angaben, ohne Firmen- oder Klientendaten.
5. Bauen Sie Übungen mit erfundenen Daten ein. Teilnehmende sollen an Beispielen entscheiden: Was dürfen Sie eingeben? Was müssen Sie ändern oder weglassen?
6. Legen Sie betriebliche Regeln fest. Welche Werkzeuge sind freigegeben, welche nicht? Wer ist Ansprechperson? Halten Sie das in einer kurzen Richtlinie fest, wie in der Vorlage für KI-Regeln.
7. Dokumentieren und wiederholen. Halten Sie fest, wer wann an welchem Inhalt teilgenommen hat. Planen Sie Auffrischungen, etwa bei neuen Werkzeugen oder Vorfällen.

Vorlage zum Kopieren

Ich organisiere eine Schulung zu KI und Datenschutz für ein kleines
Team (Coaching-Unternehmen mit Assistenz und freien Mitarbeitenden).
Rollen im Team: [z. B. Coaches, Assistenz, Geschäftsführung].
Typische KI-Aufgaben: [z. B. Texte entwerfen, Notizen ordnen,
Terminmails].
Dauer der Schulung: [z. B. zwei Stunden].
Aufgabe:
1. Entwirf einen Ablaufplan mit Zeitangaben, Lernzielen und je einer
   Übung pro Block. Nutze nur erfundene Beispieldaten.
2. Erstelle zwölf Quizfragen mit Antworten zu: Personendaten,
   besonders schützenswerten Daten, Anonymisieren, Freigabe von
   Werkzeugen und Meldung von Zwischenfällen.
3. Erstelle ein Handout mit einer «Ampel»: Was darf in ein öffentliches
   KI-Werkzeug (grün), was nur anonymisiert (gelb), was nie (rot).
4. Weise auf offene Punkte hin, die ein Datenschutzfachmensch
   beurteilen sollte.
Keine echten Daten, keine Rechtsberatung. Sprache: Deutsch (Schweiz),
Anrede «Sie».

Passen Sie die Rollen und Aufgaben an Ihren Betrieb an. Prüfen Sie die Inhalte und Quizfragen, bevor Sie sie verwenden, denn die KI kann Fehler machen.

Checkliste: Inhalte einer Schulung zu KI und Datenschutz

Worauf Sie achten müssen

• Schulung ersetzt keine rechtliche Prüfung: Ob und wie Datenschutzpflichten in Ihrem Betrieb gelten, hängt vom Einzelfall ab. Das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) gilt auch für KI-gestützte Bearbeitungen. Lassen Sie offene Fragen fachlich klären, etwa durch eine Datenschutzberatung.
• EU-Bezug prüfen: Die DSGVO kann zusätzlich gelten, wenn eine Stelle in der EU niedergelassen ist oder eine Stelle ausserhalb der EU personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Angeboten an Personen in der EU oder der Beobachtung ihres Verhaltens dort bearbeitet. Prüfen Sie das im Einzelfall. Artikel 4 des EU AI Act wurde durch die Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026 geändert: Anbieter und Betreiber müssen Massnahmen zur Unterstützung der KI-Kompetenzentwicklung treffen; ein bestimmtes Kompetenzniveau jeder Person müssen sie nicht garantieren. Siehe Artikel 4 EU AI Act. Eine Pflicht zu einem einheitlichen Zertifikat ergibt sich daraus nicht automatisch.
• Keine echten Daten in Übungen: Verwenden Sie erfundene Beispiele. Echte Klientendaten gehören nicht in Schulungsunterlagen und nicht in öffentliche KI-Dienste.
• Coaching-spezifisch: Klientengespräche, Notizen und Aufnahmen sind vertraulich. Vereinbaren Sie mit Klientinnen und Klienten, was gespeichert wird und was nicht, und halten Sie das schriftlich fest. Ob zusätzlich ein gesetzliches Berufsgeheimnis gilt, hängt vom Beruf ab. Klären Sie das im Einzelfall.
• Teilnahme dokumentieren, nicht überschätzen: Ein Teilnahmenachweis zeigt, dass eine Schulung stattgefunden hat, aber nicht, dass im Alltag alles richtig läuft. Prüfen Sie die Praxis stichprobenartig.
• Kultur der Meldung: Wer einen Fehler meldet, soll keine Nachteile fürchten müssen. Sonst bleiben Vorfälle verborgen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Berger leitet ein kleines Coaching-Unternehmen in Zürich. Vorher: Ihre Assistentin kopiert E-Mails von Klientinnen in ein öffentliches KI-Werkzeug, damit es Antworten vorschlägt. Eine freie Coachin lässt Sitzungsnotizen mit Namen zusammenfassen. Niemand wurde dazu angeleitet.

Frau Berger plant eine Schulung von zwei Stunden. Sie lässt sich mit KI einen Ablauf entwerfen, prüft ihn und ergänzt eigene Beispiele aus dem Coaching-Alltag. Im Training üben alle mit erfundenen Fällen die Ampel. Zum Schluss erarbeitet das Team eine Seite mit Regeln und einer Ansprechperson. Nachher: Die Assistentin formuliert Antworten jetzt ohne Namen und Details. Eine Eingabe, die danebenging, wird gemeldet und gemeinsam besprochen. Nach sechs Monaten wiederholt Frau Berger das Training in kurzer Form.

Weiterführend: Wer braucht KI-Schulung? und KI-Regeln für Mitarbeitende: Vorlage.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihr Team KI für Kommunikation, Analyse oder Entscheidungsgrundlagen nutzt, bietet die KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort Online-Kurse mit Schweizer Praxisbezug und Datenschutzinhalten. Die Abschlüsse sind verifizierbar; betriebliche Regeln und rechtliche Einzelfallprüfungen bleiben erforderlich.

Häufige Fragen

Wie lange sollte eine Schulung zu KI und Datenschutz dauern?

Das hängt von Vorwissen und Aufgaben ab. Ein kompakter Einstieg kann zwei bis drei Stunden dauern, danach helfen kurze Auffrischungen. Wichtig ist, dass Übungen enthalten sind und die Inhalte zu den Rollen passen.

Müssen alle im Team dieselbe Schulung besuchen?

Nicht unbedingt. Eine gemeinsame Basis ist sinnvoll, darüber hinaus brauchen Rollen unterschiedliche Vertiefungen. Eine Assistentin, die Klientenmails bearbeitet, hat andere Fragen als ein Coach, der Sitzungen vorbereitet.

Brauche ich ein Zertifikat für die Schulung?

Aus Sicht des Datenschutzes zählt vor allem, dass Ihre Mitarbeitenden die Regeln kennen und anwenden. Ein Zertifikat kann die Teilnahme belegen. Ob und welche Nachweise für Sie rechtlich nötig sind, hängt vom Einzelfall ab. Prüfen Sie das bei Bedarf fachlich.