Datenschutz bei KI: Warum ist er ein Problem?

Das Problem

Frau Berger, 45, leitet ein kleines Beratungsunternehmen mit Coaches und Assistenz. Ein Teammitglied fragt: «Warum ist Datenschutz ein Problem bei KI? Wir geben doch nur Texte ein.» Gleichzeitig hat ein Kunde gefragt, wo seine Daten landen, wenn Notizen mit KI zusammengefasst werden. Frau Berger kann es nicht sauber beantworten.

Bei klassischer Software liegt die Datei auf dem eigenen Rechner oder im eigenen System. Bei vielen KI-Diensten wird die Eingabe an einen externen Anbieter geschickt, verarbeitet und teilweise gespeichert. Damit verlassen Informationen die eigene Kontrolle, oft ohne dass es jemand bemerkt.

Das ist besonders heikel in Beratung und Coaching: Dort fallen Gesprächsinhalte, persönliche Lebenslagen und manchmal Gesundheitsangaben an. Dieser Beitrag erklärt die wichtigsten Risiken und zeigt, wie Sie sie begrenzen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

Mit KI können Sie Ihre Datenschutzrisiken selbst strukturiert aufnehmen. Beurteilen müssen es am Ende Sie oder eine Fachperson.

1. Listen Sie Ihre KI-Nutzung auf. Welche Werkzeuge nutzen Sie und Ihr Team, wofür, auf welchem Gerät? Fragen Sie auch nach privaten Konten, die beruflich genutzt werden.
2. Notieren Sie, welche Daten hineinfliessen. Namen, Adressen, Gesprächsinhalte, Gesundheitsangaben, Vertragsdetails. Teilen Sie in «unkritisch», «vertraulich» und «besonders sensibel» ein.
3. Prüfen Sie jedes Risiko der Tabelle unten. Ordnen Sie jedem Einsatz zu, ob es zutrifft: Abfluss, Training, Speicherort, Verknüpfung, Fehlinformation, Kontrollverlust, Sicherheitslücke.
4. Lassen Sie die KI eine Prüfliste erstellen. Verwenden Sie die Vorlage und geben Sie nur eine allgemeine Beschreibung Ihres Betriebs ein.
5. Klären Sie den Anbieter. Wo werden Daten verarbeitet? Wird mit Eingaben trainiert? Gibt es einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung? Dazu Serverstandort und Datenschutz.
6. Legen Sie Regeln fest. Eine Seite genügt: Erlaubte Werkzeuge, verbotene Daten, Anonymisierung, Verantwortliche.
7. Schulen Sie das Team und prüfen Sie jährlich. Besprechen Sie Beispiele aus dem Alltag und halten Sie fest, was sich geändert hat.

Vorlage zum Kopieren

Ich leite [Beratungsfirma / Coaching-Praxis / Team] mit [Anzahl] Personen
in der Schweiz. Wir nutzen KI für: [z. B. Texte, Protokolle, Recherche].
Es sind keine echten Personen- oder Firmendaten in dieser Anfrage.

Erstelle eine Tabelle mit den typischen Datenschutzrisiken beim Einsatz von
KI-Diensten (Datenabfluss, Training mit Eingaben, Speicherort, Verknüpfung
von Daten, falsche Aussagen über Personen, Kontrollverlust, Sicherheit).
Ergänze je Risiko ein Beispiel aus meinem Arbeitsalltag und eine einfache
Schutzmassnahme. Gib keine verbindliche Rechtsauskunft und erfinde keine
Gesetzesartikel. Weise darauf hin, was eine Datenschutzfachperson prüfen soll.

Setzen Sie Ihre Firma und Einsatzfälle ein und lassen Sie sich zum Schluss eine Seite «Regeln für unser Team» als Entwurf formulieren.

Worauf Sie achten müssen

• Die Verantwortung bleibt bei Ihnen: Auch wenn ein Anbieter die Technik liefert, sind Sie für die Daten Ihrer Kundschaft verantwortlich.
• Datensparsamkeit zuerst: Was Sie nicht eingeben, kann nicht abfliessen. Anonymisieren Sie, bevor Sie eintippen.
• Nicht jede Einstellung hält, was sie verspricht: Bedingungen ändern sich. Prüfen Sie Datenschutzerklärung und Einstellungen in regelmässigen Abständen.
• Besonders schützenswerte Daten: Gesundheitsdaten und ähnlich sensible Informationen sind strenger geschützt. Für Coaches kommen Vertraulichkeit und gegebenenfalls Berufsgeheimnis hinzu; die Einordnung im Einzelfall gehört zu einer Fachperson.
• Schatten-KI vermeiden: Wenn Mitarbeitende private Konten nutzen, weiss der Betrieb nichts davon. Siehe Schatten-KI: Was ist das?.
• Keine Rechtsberatung durch KI: Die KI kann Fragen ordnen, ersetzt aber weder Datenschutzberatung noch Anwältin.

Welche Rechtsgrundlagen gelten?

In der Schweiz gilt das Datenschutzgesetz (DSG) für Personendaten, auch bei KI. Bei EU-Bezug kann die DSGVO hinzukommen. Wie das im Einzelfall zu bewerten ist, hängt vom Einsatz ab und sollte fachlich geprüft werden. Details bietet KI im Unternehmen einsetzen: Datenschutzregeln.

Was heisst anonymisieren genau?

Anonymisieren heisst, Daten so zu verändern, dass niemand mehr auf eine Person schliessen kann. Das Ersetzen eines Namens genügt oft nicht, wenn Details zur Person führen. Mehr dazu unter Anonymisierung und Pseudonymisierung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In Frau Bergers Firma fasst eine Assistentin Gesprächsnotizen mit einem frei zugänglichen Chatbot zusammen. Vorher steht in den Notizen der Name der Klientin samt Arbeitgeber, und niemand weiss, welche Bedingungen der Dienst hat.

Frau Berger erstellt mit dem Team eine Tabelle der Risiken, prüft Anbieter und Datenschutzerklärung und legt Regeln fest: Notizen werden nur mit Platzhaltern in KI-Werkzeuge eingegeben, für sensible Inhalte gar nicht. Ein Dienst mit Vertrag zur Auftragsbearbeitung wird für allgemeine Texte freigegeben.

Nachher kann sie dem Kunden erklären, welche Daten in welchen Werkzeugen verarbeitet werden. Die Zusammenfassungen sind noch immer nützlich, aber ohne vermeidbares Risiko. Vorlagen für Teams bietet Merkblatt: KI und Datenschutz.

So hilft Ihnen Alpasana

Für Teams, die Datenschutzrisiken beim KI-Einsatz erkennen sollen, behandelt die KI-Weiterbildung für Unternehmen den verantwortungsbewussten Umgang mit Unternehmensdaten und Schweizer Praxisbezug. Sie unterstützt die Anwendung im Arbeitsalltag, ersetzt jedoch keine Datenschutzberatung.

Häufige Fragen

Ist KI grundsätzlich mit Datenschutz unvereinbar?

Nein. Es kommt auf Daten, Anbieter und Vorkehrungen an. Mit Anonymisierung, geprüften Diensten, Verträgen und klaren Regeln lässt sich KI datenschutzkonform einsetzen. Eine Garantie für jeden Einzelfall gibt es nicht.

Darf ich Namen in einen KI-Dienst eingeben?

Das hängt von Zweck, Anbieter und Vertrag ab. Als Grundsatz gilt: so wenig Personendaten wie möglich. Für Klientendaten aus Coaching und Beratung ist ein öffentlicher Dienst in der Regel ungeeignet.

Was ist mit KI-Funktionen in Office-Programmen?

Auch sie verarbeiten Daten, meist im Rahmen des bestehenden Vertrags. Prüfen Sie, was aktiviert ist und was der Anbieter zusichert. Die Rechtslage klärt eine Fachperson.

Wo finde ich offizielle Informationen?

Die Eidgenössische Datenschutzbehörde (EDÖB) informiert zu KI und Datenschutz auf ihrer Website. Dort finden Sie auch Hinweise zum Schweizer Datenschutzgesetz.