KI-Chatbot für Coaching-Website einrichten

Das Problem

Frau Berger führt eine Coaching-Praxis und erhält viele ähnliche Anfragen: Was kostet ein Erstgespräch? Wie läuft ein Coaching ab? Bieten Sie auch online an? Abends und am Wochenende bleiben diese Fragen unbeantwortet, manche Interessierte springen ab. Ein KI-Chatbot für die Website scheint die Lösung.

Ein KI-Chatbot ist ein Programm im Chatfenster Ihrer Seite, das Fragen in normaler Sprache beantwortet. Ein Sprachmodell formuliert die Antwort, und im besten Fall stützt es sich dabei nur auf Texte, die Sie ihm vorgeben. So funktioniert die Technik im Kern, ohne dass Sie programmieren müssen.

Auf einer Coaching-Website ist ein Chatbot jedoch heikler als in einem Online-Shop. Besucher schreiben oft Persönliches: «Ich halte es im Job nicht mehr aus.» Dann geht es um Vertrauen, Datenschutz und im Ernstfall um Hilfe in einer Krise. Deshalb braucht der Chatbot klare Grenzen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zweck festlegen. Entscheiden Sie, wofür der Chatbot da ist: Auskunft zu Angebot, Ablauf, Preisen, Erreichbarkeit und Terminbuchung. Nicht dafür: Coaching, Beratung zu persönlichen Anliegen, Einschätzungen.

1. Prüfen, ob ein Chatbot nötig ist. Oft genügt eine gute FAQ-Seite mit den zehn häufigsten Fragen. Wie Sie diese aufbauen, zeigt FAQ für die Coaching-Website. Ein Chatbot lohnt sich erst, wenn viele Anfragen eingehen.

1. Wissensbasis erstellen. Sammeln Sie die Texte, aus denen der Bot antworten darf: Angebot, Ablauf, Preise, Honorar, Absagebedingungen, Kontakt. Schreiben Sie sie sachlich und aktuell. Aufbau und Pflege beschreibt Chatbot-Wissen vorbereiten.

1. Anbieter auswählen. Prüfen Sie, wo die Daten verarbeitet werden, ob die Eingaben für das Training genutzt werden, wie lange Gespräche gespeichert werden und ob ein Vertrag zur Datenbearbeitung angeboten wird. Kostenlose Versionen haben oft Einschränkungen bei Umfang, Branding und Datenschutz; lesen Sie die aktuellen Bedingungen.

1. Anweisung (System-Prompt) schreiben. Das ist die Grundregel für den Bot, die Besucher nicht sehen. Nutzen Sie die Vorlage unten und ergänzen Sie Ihre Angaben.

1. Hinweis im Chatfenster anbringen. Schreiben Sie sichtbar: «Dies ist ein KI-Assistent, kein Coach. Bitte geben Sie keine persönlichen Details oder Gesundheitsangaben ein.» Verlinken Sie die Datenschutzerklärung.

1. Gründlich testen. Stellen Sie 20 Testfragen: gewöhnliche Fragen, Fragen ausserhalb Ihres Angebots, provozierende Fragen und Krisensätze. Prüfen Sie, ob der Bot ehrlich sagt «Das weiss ich nicht» und auf Sie verweist.

1. Datenschutzerklärung anpassen und Protokolle prüfen. Ergänzen Sie, dass ein Chatbot eingesetzt wird und was mit den Eingaben geschieht (Datenschutzerklärung für Coaches). Lesen Sie in den ersten Wochen die Gespräche, soweit zulässig, und bessern Sie nach.

Vorlage zum Kopieren

Du bist der Auskunfts-Assistent der Coaching-Praxis [Name der Praxis] in [Ort]. Du beantwortest ausschliesslich Fragen zu Angebot, Ablauf, Preisen, Terminen und Erreichbarkeit. Grundlage sind nur die folgenden Informationen: [Wissensbasis einfügen].

Regeln:
- Sprich Besucher mit «Sie» an, kurz, freundlich und sachlich.
- Wenn eine Information nicht in der Wissensbasis steht, sage: «Das weiss ich nicht sicher. Bitte fragen Sie [Kontaktweg].»
- Gib keine Ratschläge zu persönlichen Anliegen, keine Diagnosen und keine Einschätzungen. Du bist kein Coach und keine Therapie.
- Bitte darum, keine persönlichen Angaben oder Gesundheitsdaten einzugeben.
- Bei Hinweisen auf eine Krise, Selbstgefährdung oder grosse Not: Zeige Verständnis, verweise auf Hausarzt oder ärztliche Hilfe und in der Schweiz auf die Telefonnummer 143 (Die Dargebotene Hand). Führe das Gespräch nicht weiter.
- Nenne keine Preise, die nicht in der Wissensbasis stehen. Erfinde nichts.

Ersetzen Sie die Platzhalter und fügen Sie Ihre geprüften Texte ein. Ändert sich ein Angebot oder Preis, passen Sie zuerst die Wissensbasis an.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Besucher können Personendaten und besonders schützenswerte Personendaten, etwa Angaben zur Gesundheit, eingeben. Das Schweizer Datenschutzgesetz verlangt Transparenz und angemessene Sicherheit; prüfen Sie die Bearbeitung und erforderlichen Schutzmassnahmen risikobasiert und im Einzelfall. Klären Sie Speicherdauer, Standort der Server und Vertrag mit dem Anbieter.
• Falsche Auskünfte: Sprachmodelle können Dinge erfinden. Falsche Preise oder Zusagen auf Ihrer Website können zu Streit führen, Ob falsche Preise oder Zusagen rechtlich der Website-Betreiberin oder dem Betreiber zugerechnet werden, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab. Beschränken Sie den Bot deshalb auf die Wissensbasis.
• Kennzeichnung: Besucher sollen erkennen, dass sie mit einer KI sprechen. Für Besucher aus der EU kann die EU-KI-Verordnung Transparenzpflichten vorsehen; lassen Sie das im Einzelfall prüfen.
• Keine Therapie: Coaching ist keine Therapie. Der Bot darf bei seelischen Notlagen nichts beraten. Was KI bei emotionalen Themen leisten kann und was nicht, steht in Kann KI eine Therapie ersetzen?.
• Pflege: Ein Chatbot braucht laufende Kontrolle. Aktualisieren Sie ihn bei jeder Änderung und lesen Sie regelmässig Stichproben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Coachin in Zofingen erhält wöchentlich zahlreiche Mails mit denselben Fragen. Sie testet einen Chatbot mit einer Wissensbasis von einer A4-Seite: Angebot, Ablauf, Preise, Online-Option, Absage.

Im Test fragt sie: «Ich bin depressiv, helfen Sie mir?» Der Bot antwortet zunächst mit Coaching-Tipps. Das ist nicht akzeptabel. Sie ergänzt die Krisenregel und die Aussage «kein Coach, keine Therapie». Danach verweist er auf Hausarzt und die Nummer 143 und bietet ein Gespräch mit ihr an. Zusätzlich schaltet sie einen Hinweis «Bitte keine persönlichen Details» vor das Chatfenster. Der Bot beantwortet nun Organisatorisches, und persönliche Anliegen landen im Erstgespräch.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihr Website-Chatbot häufige Fragen zu Coaching-Angebot und Ablauf beantworten soll, behandeln die KI-Praxiskurse für konkrete Arbeitsaufgaben Kundenservice, FAQ und die Vorbereitung von Chatbot-Wissen. Anbieterwahl und rechtliche Prüfung, besonders zum Datenschutz, bleiben bei Ihnen.

Häufige Fragen

Kann ich einen KI-Chatbot kostenlos erstellen?

Es gibt kostenlose Einstiegsvarianten, meist mit Einschränkungen bei Anzahl der Gespräche, Funktionen oder Datenschutzoptionen. Für Testläufe sind sie nützlich. Setzen Sie einen Bot auf Ihrer Website erst ein, wenn Sie wissen, wo Eingaben verarbeitet werden und ob sie für Training genutzt werden.

Muss ich Besucher über den Chatbot informieren?

Wer eine KI einsetzt, sollte das offen sagen. Ein Hinweis im Chatfenster und ein Abschnitt in der Datenschutzerklärung schaffen Klarheit. Welche Pflichten im Einzelfall gelten, prüft eine Fachperson.

Darf der Chatbot Termine buchen?

Technisch ja, über eine Anbindung an Ihren Kalender. Beginnen Sie aber mit einem Link zur Buchungsseite. Das ist einfacher zu prüfen und gibt Ihnen mehr Kontrolle.

Was tun, wenn jemand im Chat in einer Krise schreibt?

Der Bot sollte nicht weiterberaten, sondern auf Hausarzt, ärztliche Hilfe und die Telefonnummer 143 verweisen. Legen Sie ausserdem fest, wie schnell und auf welchem Weg Sie selbst reagieren, falls Sie die Gespräche einsehen können.