Kontaktformular für Coaches: Mit KI sparsame Fragen entwerfen

Das Problem

Sie sind Coachin und bauen Ihre Website auf. Das Kontaktformular soll Interessierten den ersten Schritt erleichtern. Beim Entwurf wächst die Liste: Name, Telefon, Alter, Beruf, Familienstand, «Worum geht es?», «Seit wann besteht das Problem?», «Haben Sie schon Therapie gemacht?». Sie möchten gut vorbereitet sein, aber Sie spüren, dass das zu viel ist.

Das Gefühl stimmt. Wer ein Formular ausfüllt, kennt Sie noch nicht. Je persönlicher die Fragen, desto grösser die Hemmschwelle, und desto grösser Ihre Verantwortung für die Daten. Angaben zu Gesundheit, Beziehungen oder Lebensgeschichte sind im Datenschutzgesetz (DSG) teilweise besonders schützenswert. Das Gebot der Verhältnismässigkeit verlangt, dass Sie nur Daten erheben, die für den Zweck nötig sind. Für eine erste Kontaktaufnahme ist das sehr wenig.

Die Lösung ist ein sparsames Formular: Es klärt, wer Sie anschreibt, wie Sie antworten können und worum es grob geht. Alles Weitere besprechen Sie im Erstgespräch. KI kann helfen, Fragen zu kürzen, freundlich zu formulieren und auf Verständlichkeit zu prüfen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Legen Sie den Zweck fest. Das Formular dient einer Antwort von Ihnen, nicht einer Fallaufnahme. Schreiben Sie in einem Satz auf, was nach dem Absenden geschehen soll.

1. Sammeln Sie, was Sie wirklich brauchen. Für eine Antwort genügen meist Name, E-Mail oder Telefon, Wunsch (zum Beispiel Erstgespräch) und eine freie Nachricht. Alles andere fragen Sie später.

1. Entscheiden Sie über die Freitextfrage. Schlagen Sie vor, das Anliegen «in ein bis zwei Sätzen» zu beschreiben, und weisen Sie darauf hin, dass keine Gesundheitsdaten oder vertraulichen Details nötig sind.

1. Lassen Sie die KI Formulierungen vorschlagen. Beschreiben Sie Ihr Angebot und Ihre Zielgruppe. Bitten Sie um kurze, einfache Feldbeschriftungen, einen Hinweis zur Datenverwendung und eine Bestätigungsmeldung nach dem Absenden.

1. Prüfen Sie jede Frage. Fragen Sie sich: Brauche ich das für die erste Antwort? Würde ich es gerne einer fremden Person verraten? Streichen Sie, was Sie mit Nein beantworten.

1. Binden Sie die Datenschutzerklärung ein. Verlinken Sie sie beim Formular. Sie nennt, welche Daten Sie wofür verwenden, wie lange Sie sie aufbewahren und wer Zugriff hat. Lassen Sie den Text von einer Fachperson prüfen.

1. Testen Sie das Formular. Bitten Sie zwei Personen, es auszufüllen, ohne Erklärung. Fragen Sie, wo sie gezögert haben. Testen Sie auch auf dem Handy.

1. Legen Sie den Ablauf nach dem Absenden fest. Wer liest die Nachricht, wie schnell antworten Sie, wann löschen Sie unnötige Anfragen? Notieren Sie das in einer kurzen Regel.

Vorlage zum Kopieren

Dieser Prompt entwirft Feldtexte. Er enthält keine Daten von Interessierten.

Ich bin selbstständige Coachin/selbstständiger Coach in der Schweiz. Mein Angebot: [Angebot in einem Satz, z. B. Karrierecoaching]. Meine Zielgruppe: [Zielgruppe].
Ich möchte ein Kontaktformular mit möglichst wenigen Feldern. Prüfe, ob für die konkrete Datenbearbeitung eine Einwilligung erforderlich ist; verlange sie nicht pauschal.
1. Schlage Feldbeschriftungen für fünf Felder vor (Name, Kontaktweg, Wunsch, kurzes Anliegen, Einwilligung) in einfacher, freundlicher Sprache.
2. Formuliere einen Hinweis unter dem Freitextfeld, der bittet, keine Gesundheitsdaten und keine vertraulichen Angaben zu nennen.
3. Formuliere die Bestätigungsmeldung nach dem Absenden (inklusive Antwortzeit [Zeit]).
4. Nenne fünf Angaben, die ich im Formular nicht abfragen sollte, und begründe kurz.
Gib keine Rechtsberatung. Weise darauf hin, dass die Datenschutzerklärung fachlich geprüft werden muss.

Ersetzen Sie die Platzhalter. Prüfen Sie die Texte selbst auf Ton und Verständlichkeit.

Worauf Sie achten müssen

• Prüfen Sie, wo die Formulardaten gespeichert werden und wer Zugriff hat, auch beim Website-Anbieter. Klären Sie das in der Datenschutzerklärung. Sie müssen darüber informieren, welche Personendaten Sie wofür bearbeiten.
• Coaching ist keine Therapie. Wenn jemand im Formular von akuter Not schreibt, antworten Sie rasch und verweisen auf Hilfe: Hausarzt, Psychotherapie oder die Dargebotene Hand unter 143.
• Bearbeiten Sie die Anfragen nicht in öffentlichen KI-Diensten. Weder Nachrichten noch Namen von Interessierten gehören dort hinein.
• Bei Kundschaft in der EU kann zusätzlich die DSGVO relevant sein. Lassen Sie das im Einzelfall prüfen.
• Ein Spam-Schutz ist sinnvoll, sollte aber niemanden ausschliessen. Achten Sie auf barrierearme Gestaltung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Karrierecoachin aus Winterthur hat ein Formular mit zwölf Feldern, darunter «Bisherige Therapieerfahrung» und «Familiäre Situation». Auf der Website brechen viele Besucher ab. Sie lässt sich mit KI einen Entwurf mit fünf Feldern erstellen und ergänzt einen Hinweis, keine vertraulichen Angaben zu machen.

Sie testet das Formular mit zwei Bekannten und ändert zwei Beschriftungen. Die Datenschutzerklärung lässt sie von einer Fachperson prüfen. Künftig fragt sie alles Weitere im kostenlosen Erstgespräch ab. Die Anfragen kommen kürzer und freundlicher an.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Ihre Coaching-Website mit durchdachter Struktur und Kontaktweg aufbauen oder überarbeiten möchten, unterstützt Alpasana im Bereich KI-Beratung und digitale Transformation. Dazu gehören Websites und Web-Apps mit Struktur, UX/UI, Umsetzung, Go-Live und Betreuung. Projekte werden individuell offeriert.

Die Rechtsprüfung der Datenschutzerklärung ist nicht Teil dieses Angebots. Dafür sind eine Fachperson oder eine Rechtsberatung zuständig.

Häufige Fragen

Soll ich eine Telefonnummer abfragen?

Nur freiwillig. Manche Interessierte bevorzugen E-Mail. Bieten Sie beide Wege an und lassen Sie das Feld für die Telefonnummer optional.

Muss ich ein Häkchen für die Datenschutzerklärung setzen lassen?

Ein Hinweis mit Link zur Datenschutzerklärung ist wichtig. Ob eine ausdrückliche Einwilligung nötig ist, hängt von Ihrem Vorgehen ab. Lassen Sie das fachlich klären.

Wie lange darf ich Anfragen aufbewahren?

So lange, wie es für den Zweck nötig ist. Legen Sie die Aufbewahrungsdauer nach Zweck und Erforderlichkeit fest und berücksichtigen Sie allfällige Aufbewahrungspflichten. Prüfen Sie die konkrete Frist fachlich und informieren Sie in Ihrer Datenschutzerklärung darüber.