Erstgespräch buchen: Mit KI eine knappe Vorbereitung entwerfen

Das Problem

Wenn ein Erstgespräch gebucht ist, möchten viele Coaches vorab wissen, worum es geht. Das ist nachvollziehbar: Die Zeit ist knapp, und Vorbereitung hilft. Also entsteht ein Formular mit Fragen zu Lebenssituation, Familie, Gesundheit, bisherigen Therapien und dem «grössten Problem».

Das ist heikel. Je mehr Details Sie vorab abfragen, desto mehr sensible Daten sammeln Sie, noch bevor ein Vertrag besteht und bevor sich die Person ein Bild von Ihnen machen konnte. Manche Menschen füllen dann zu viel aus, andere brechen ab, weil sie sich ausgefragt fühlen. Die Daten brauchen ausserdem Schutz, und Sie sind dafür verantwortlich.

Ein Erstgespräch lebt vom Gespräch. Die Vorbereitung soll nur das Nötige klären: Termin, Kontakt, Wunsch an das Gespräch und eventuelle Hinweise zur Zugänglichkeit. KI kann helfen, ein solches Formular knapp und verständlich zu halten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie, was Sie wirklich vorab brauchen. Fragen Sie sich bei jeder Frage: Kann ich das Gespräch ohne diese Angabe führen? Wenn ja, streichen Sie sie.

1. Beschränken Sie sich auf drei Bereiche. Organisatorisches (Name, Kontaktweg, Terminart), ein freiwilliger Gesprächswunsch (ein bis zwei Sätze) und Hinweise für ein gutes Gespräch, etwa Bedarf an Dolmetschen oder Barrierefreiheit.

1. Lassen Sie KI die Fragen verständlich formulieren. Verlangen Sie einfache Sprache, ein Feld pro Frage und die Kennzeichnung freiwilliger Felder.

1. Geben Sie ausdrücklich Entwarnung bei Details. Ein Satz wie «Sie müssen vorab nichts Persönliches schildern, wir klären das im Gespräch» nimmt Druck.

1. Verzichten Sie auf Gesundheitsfragen. Fragen nach Diagnosen, Medikamenten oder früheren Therapien gehören nicht in ein Vorabformular. Wenn es nötig ist, sprechen Sie es im Gespräch an.

1. Erklären Sie den Datenweg. Wer sieht die Angaben? Wo werden sie gespeichert? Wann werden sie gelöscht? Verlinken Sie die Datenschutzerklärung direkt beim Formular.

1. Testen Sie das Formular mit einer Person ausserhalb des Fachs. Ist klar, was freiwillig ist? Dauert das Ausfüllen unter zwei Minuten?

1. Bieten Sie eine Alternative. Wer kein Formular nutzen will, kann telefonisch oder per E-Mail Kontakt aufnehmen.

Das Kontaktformular auf der Website behandelt die Seite Kontaktformular für Coaches. Die Vorbereitung für bereits gebuchte Termine ist ein eigener, noch knapperer Schritt.

Vorlage zum Kopieren

Dieser Prompt erstellt ein knappes Vorabformular. Er verwendet Platzhalter und keine Daten echter Personen.

Ich bin [Beruf, z. B. Coach für berufliche Orientierung in der Schweiz]. Ich möchte für gebuchte Erstgespräche ein kurzes Vorabformular erstellen.
Anforderungen:
- höchstens fünf Felder, davon höchstens zwei Pflichtfelder (Name, Kontaktweg),
- ein freiwilliges Feld «Was wünschen Sie sich vom Gespräch?» mit höchstens 300 Zeichen,
- ein freiwilliges Feld für besondere Bedürfnisse (z. B. Barrierefreiheit, Sprache),
- keine Fragen zu Gesundheit, Diagnosen, Familie oder Einkommen,
- ein Einleitungssatz, der sagt, dass nichts Persönliches vorab nötig ist,
- ein Hinweis zum Datenschutz mit Platzhalter [Link zur Datenschutzerklärung].
Verwende einfache Sprache auf Niveau B1 und die Anrede «Sie». Zeige am Schluss, welche Felder ich im Zweifel streichen könnte.

Passen Sie die Zahl der Felder an. Streichen Sie lieber ein Feld zu viel als eines zu wenig.

Worauf Sie achten müssen

• Datenbearbeitung: Das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG) verlangt unter anderem, Personendaten rechtmässig, nach Treu und Glauben, verhältnismässig und zweckgebunden zu bearbeiten. Erheben Sie für das Formular nur Angaben, die für den angegebenen Zweck erforderlich sind, und bewahren oder löschen Sie sie nach den anwendbaren Pflichten und Ihrem Aufbewahrungszweck. Klären Sie Ihre Pflichten im Einzelfall.
• Besonders schützenswerte Daten: Gesundheitsangaben gelten als besonders schützenswert. Vermeiden Sie diese Fragen im Formular.
• Klientendaten nie in KI: Geben Sie weder echte Anfragen noch Formularinhalte in öffentliche KI-Dienste ein. Nutzen Sie KI nur zum Entwerfen der Vorlage.
• Zugänglichkeit: Das Formular muss mit Tastatur und Screenreader bedienbar sein. Prüfen Sie das mit Ihrem Website-Anbieter.
• Krisenhinweis: Wenn eine Person im Wunschfeld akute Not schildert, antworten Sie sorgfältig und verweisen Sie auf Fachstellen. In der Schweiz erreicht man die Dargebotene Hand unter 143.
• Kein Ersatz für Aufklärung: Das Formular ersetzt nicht das Gespräch über Rahmen und Grenzen, etwa in der Erwartungsklärung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Coach für Berufseinstieg in Olten schickte bisher nach der Buchung einen Fragebogen mit 15 Fragen, darunter «Wie geht es Ihnen gesundheitlich?» und «Wer gehört zu Ihrer Familie?». Zwei Personen sagten wegen des Formulars ab.

Mit der KI entwirft er eine neue Fassung: vier Felder, ein Einleitungssatz («Sie müssen vorab nichts Persönliches schildern»), ein freiwilliges Wunschfeld und ein Feld für Hinweise zur Zugänglichkeit. Das Formular dauert zwei Minuten. Im Erstgespräch fragt er mündlich nach dem, was er wissen möchte, und die Person entscheidet, wie viel sie erzählt.

So hilft Ihnen Alpasana

Für gute Entwürfe braucht es klare Aufträge an die KI. Im Prompt-Engineering-Kurs lernen Sie, Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festzulegen, Beispiele einzusetzen und Ergebnisse zu prüfen. Datenschutz wird dabei berücksichtigt. Der Online-Kurs läuft mit Zertifikat und ohne Programmierkenntnisse.

Der Kurs ersetzt keine Datenschutzberatung. Er hilft, Entwürfe gezielter zu steuern, die Sie anschliessend selbst prüfen.

Häufige Fragen

Darf ich nach dem Anliegen fragen?

Ja, wenn es freiwillig ist und kurz bleibt. Ein bis zwei Sätze genügen für den Einstieg. Sagen Sie ausdrücklich, dass niemand mehr schreiben muss.

Soll ich das Formular als PDF oder online anbieten?

Online ist praktischer, braucht aber eine sichere Übertragung und eine Datenschutzerklärung. Ein PDF per E-Mail ist schwerer zu schützen. Klären Sie Ihre Lösung mit dem Anbieter Ihrer Website.

Was mache ich, wenn jemand trotzdem viel Persönliches schreibt?

Behandeln Sie die Angaben vertraulich und verwenden Sie sie nur für das Gespräch. Sagen Sie im Gespräch, dass es nicht nötig war, vorab so viel zu schreiben. Beachten Sie die Löschfristen aus Ihrer Datenschutzerklärung. Mehr zum kostenlosen Gespräch finden Sie unter Kostenloses Erstgespräch.