Coaching absagen: Mit KI eine Stornoregelung vorbereiten

Das Problem

Wer regelmässig Coachings anbietet, kennt das: Eine Klientin sagt am Vorabend ab, ein anderer erscheint gar nicht. Der Termin war reserviert, die Vorbereitung gemacht, die Zeit lässt sich kaum neu vergeben. Eine Stornoregelung soll solche Situationen fair regeln.

Schwierig wird es, wenn die Regel unklar oder zu streng ist. Ein Satz wie «Absagen kosten immer das volle Honorar» kann Menschen abschrecken und rechtlich angreifbar sein. Eine Regel, die erst nach dem Vorfall mitgeteilt wird, schafft Streit statt Klarheit.

Eine gute Stornoregelung ist kurz, verständlich und vorab bekannt. Sie nimmt Rücksicht auf Krankheit und Notfälle und bleibt verhältnismässig. KI kann Ihnen helfen, sie einfach zu formulieren und Fragen zu sammeln. Ob die Regel in Ihrem Vertragsrahmen zulässig ist, klärt eine Fachperson.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie, was Sie regeln wollen. Bis wann ist eine Absage kostenlos? Was gilt bei kurzfristiger Absage? Was bei Nichterscheinen? Was bei Krankheit? Notieren Sie Ihre Wünsche stichwortartig.

1. Berücksichtigen Sie Ihre Situation. Wie schwer lässt sich ein Termin neu vergeben? Arbeiten Sie mit Paketen oder Einzelterminen? Sind die Klienten Privatpersonen oder Firmen?

1. Lassen Sie KI Varianten entwerfen. Verlangen Sie eine milde, eine mittlere und eine strenge Fassung in einfacher Sprache. Vergleichen Sie, welche zu Ihrer Haltung passt.

1. Prüfen Sie auf Verständlichkeit. Würde eine Person ohne Vorwissen den Text verstehen? Streichen Sie Fachbegriffe und Schachtelsätze.

1. Sammeln Sie die offenen rechtlichen Fragen. Bitten Sie die KI, eine Liste von Fragen zu erstellen, die eine Fachperson beantworten sollte, zum Beispiel: Ist ein pauschales Ausfallhonorar in meinem Vertragstyp zulässig? Wie wirkt sich die Regel auf Konsumentenverträge aus?

1. Lassen Sie die Regel prüfen. Geben Sie Entwurf und Fragenliste einer Rechtsberatung oder Ihrem Berufsverband. Verwenden Sie die Regel erst nach der Prüfung.

1. Teilen Sie die Regel vor dem ersten Termin mit. Auf der Website, in der Buchungsbestätigung und im Vertrag. Bitten Sie um eine kurze Bestätigung.

1. Wenden Sie die Regel mit Augenmass an. Bei Notfällen oder erstmaligem Versäumnis können Sie kulant sein. Entscheiden Sie bewusst und gleich für alle.

Die Fristen in der Tabelle sind Beispiele, keine Empfehlungen. Welche Frist für Sie passt, hängt von Ihrem Angebot ab.

Wie Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen insgesamt vorbereiten, steht unter AGB für Coaches.

Vorlage zum Kopieren

Dieser Prompt erzeugt Entwürfe und eine Fragenliste für die rechtliche Prüfung.

Ich bin [Beruf, z. B. selbständiger Coach in der Schweiz] und arbeite mit [Einzelterminen/Paketen]. Meine Klientinnen sind [Privatpersonen/Firmen]. Ich möchte eine Stornoregelung formulieren.
Meine Vorstellung (Stichworte): [z. B. kostenlose Absage bis 48 Stunden vorher, danach nach Absprache, Kulanz bei Krankheit].
Erstelle:
1. drei Fassungen (mild, mittel, streng) in einfacher Sprache mit Anrede «Sie», je höchstens 100 Wörter,
2. eine kurze Version für die Buchungsbestätigung,
3. eine Liste mit zehn Fragen, die ich einer Rechtsberatung stellen sollte, bevor ich die Regel verwende (z. B. Zulässigkeit eines Ausfallhonorars, Behandlung von Krankheit, Gültigkeit gegenüber Konsumenten, Einbindung in den Vertrag).
Gib keine rechtliche Beurteilung ab und nenne keine Gesetzesartikel oder Fristen, die du nicht sicher kennst. Markiere alles, was geprüft werden muss.

Passen Sie Angebot und Zielgruppe an. Verwenden Sie die Texte als Entwurf, nicht als Vertragsklausel.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Rechtsberatung durch KI: KI kann Gesetze falsch zitieren oder Fristen erfinden. Verlassen Sie sich nicht auf rechtliche Aussagen aus KI-Texten.
• Rechtliche Einordnung: Je nach Vertragsgestaltung gelten unterschiedliche Regeln. Im Schweizer Obligationenrecht kann etwa ein Auftrag grundsätzlich von beiden Seiten jederzeit gekündigt werden, wobei eine Kündigung zur Unzeit Folgen haben kann (Art. 404 OR). Ob und wie das für Ihr Coaching gilt, hängt vom Vertrag ab und ist im Einzelfall zu prüfen.
• Konsumentenschutz: Gegenüber Privatpersonen können Klauseln, die einseitig benachteiligen, unzulässig sein. Lassen Sie Ihre Bedingungen entsprechend prüfen.
• Transparenz: Teilen Sie die Regel vor dem Vertragsschluss klar mit und halten Sie sie im Vertrag oder in wirksam einbezogenen AGB fest. Ob die konkrete Klausel gilt, ist im Einzelfall zu prüfen.
• Keine Klientendaten in KI: Beschreiben Sie Fälle allgemein, ohne Namen und Details.
• Menschliche Härten: Bei Krankheit, Trauerfall oder Krisen ist Kulanz angebracht. Wenn jemand wegen einer Belastung absagt, ist eine freundliche Antwort wichtiger als die Rechnung. In einer akuten Krise ist die Dargebotene Hand unter 143 erreichbar.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Laufbahncoach in Baden hat in den letzten Monaten drei Termine am gleichen Tag verloren. Er schreibt in seinen Bedingungen bislang nichts dazu.

Er lässt von der KI drei Fassungen und eine Fragenliste erstellen. Die mittlere Fassung passt zu seiner Haltung: kostenlose Absage bis 48 Stunden vorher, danach Absprache, bei Krankheit keine Verrechnung. Die Fragenliste schickt er mit dem Entwurf an seinen Berufsverband, der ihm Hinweise zur Formulierung gibt. Danach nimmt er die Regel in Website, Buchungsbestätigung und Vertrag auf. Beim nächsten Vorfall verweist er freundlich darauf und bietet einen neuen Termin an.

So hilft Ihnen Alpasana

Für die Büroarbeit rund um Verträge, Bestätigungen und Nachrichten bietet absofort Kurse zu KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben an. Der Katalog umfasst unter anderem Bürokommunikation mit E-Mails, Meetings und Präsentationen sowie die nicht-juristische Strukturierung von Vertragsdokumenten. Dazu kommen KI-Lerncoach, Praxisaufgaben und ein verifizierbarer Abschluss.

Die Kurse ersetzen keine Rechtsberatung. Sie helfen, Texte und Abläufe zu ordnen und Ergebnisse sorgfältig zu prüfen.

Häufige Fragen

Darf ich bei kurzfristiger Absage das volle Honorar verlangen?

Das hängt vom Vertrag, von der Vorabinformation und von der Verhältnismässigkeit ab. Eine pauschale Antwort ist nicht möglich. Lassen Sie Ihre Regel im Einzelfall prüfen und achten Sie auf Kulanz bei Notfällen.

Wie gehe ich mit Krankheit um?

Viele Coaches verzichten bei glaubhafter Krankheit auf Verrechnung. Legen Sie das in der Regel fest, damit alle gleich behandelt werden. Fragen Sie nicht nach Diagnosen, eine Mitteilung der Verhinderung reicht.

Gilt die Regel auch bei Online-Terminen?

Ja, wenn sie im Vertrag steht. Beachten Sie, dass bei Online-Angeboten weitere Fragen auftauchen können, etwa zum Widerruf. Mehr dazu unter Online-Coaching verkaufen: Widerrufsfragen klären.