Coaching-Rechnung: Mit KI eine sachliche Vorlage entwerfen

Das Problem

Die erste Rechnung an eine Klientin zu schreiben, ist für viele Coaches ein ungewohnter Schritt. Neben den Pflichtangaben stellt sich eine Frage, die in anderen Branchen kaum vorkommt: Was darf auf der Rechnung stehen? Wenn dort «Coaching zu Burnout» oder «Konfliktklärung mit Vorgesetztem» steht, kann das heikel sein. Rechnungen werden von anderen gelesen: von Partnerinnen, Buchhaltungen, Arbeitgebern oder Sekretariaten.

Die Leistungsbeschreibung sollte deshalb neutral sein, etwa «Coaching-Sitzung, 60 Minuten, am [Datum]». Das Thema bleibt vertraulich. Auch eine Sammelrechnung über mehrere Sitzungen sollte keine Inhalte nennen.

Daneben gibt es sachliche Anforderungen: Wer ist der Leistungserbringer, welche Leistung wurde wann erbracht, welcher Betrag ist zu zahlen, bis wann und wohin? Falls Sie mehrwertsteuerpflichtig sind, kommen weitere Angaben dazu. KI kann beim Aufbau der Vorlage helfen, die Prüfung der Pflichtangaben gehört zu Ihrer Buchhaltung oder Treuhandfachperson.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sammeln Sie Ihre Angaben. Name oder Firma, Adresse, Kontakt, gegebenenfalls UID-Nummer, Bankverbindung. Das sind Ihre eigenen Daten, sie dürfen auf der Vorlage stehen, aber die KI braucht sie nicht. Verwenden Sie Platzhalter.

1. Legen Sie die Leistungsbezeichnung fest. Wählen Sie neutrale Begriffe wie «Coaching-Sitzung» oder «Coaching-Paket (6 Sitzungen)». Halten Sie fest, dass keine Themen genannt werden.

1. Lassen Sie eine Struktur entwerfen. Bitten Sie die KI um eine einfache Rechnungsvorlage mit Platzhaltern für Datum, Rechnungsnummer, Empfänger, Leistung, Betrag, Zahlungsfrist und Zahlungsangaben.

1. Prüfen Sie die Pflichtangaben. Klären Sie mit Ihrer Treuhandstelle oder der zuständigen Behörde, welche Angaben für Sie nötig sind, insbesondere wenn Sie mehrwertsteuerpflichtig sind. Siehe Coaching und Mehrwertsteuer.

1. Legen Sie Rechnungsnummern fest. Verwenden Sie eine fortlaufende Nummerierung, die Sie nachvollziehen können.

1. Prüfen Sie die Sprache. Formulieren Sie die Zahlungsaufforderung freundlich und klar. Lassen Sie die KI Varianten nennen und wählen Sie die, die zu Ihnen passt.

1. Testen Sie die Vorlage. Erstellen Sie eine Probe-Rechnung mit erfundenen Daten und prüfen Sie, ob alles stimmt und lesbar ist.

1. Bewahren Sie Rechnungen sicher auf. Legen Sie fest, wo und wie lange Sie Rechnungen aufbewahren, und berücksichtigen Sie den Datenschutz.

Überlegen Sie auch, wie Sie mit Zahlungsarten umgehen. Viele Coaches bieten Überweisung mit QR-Rechnung an, andere zusätzlich Barzahlung oder Online-Zahlung. Jede Variante hat eigene Anforderungen an Buchhaltung und Datenschutz. Wählen Sie eine überschaubare Zahl von Möglichkeiten, die Sie sicher verwalten können, und nennen Sie diese in Ihrem Vertrag.

Vorlage zum Kopieren

Dieser Prompt entwirft eine Rechnungsvorlage mit Platzhaltern. Echte Klientendaten gehören nicht hinein.

Erstelle eine einfache Rechnungsvorlage für einen selbständigen Coach in der Schweiz.
Verwende Platzhalter: [Name/Firma], [Adresse], [UID falls vorhanden], [Rechnungsnummer], [Datum], [Empfänger], [Leistung], [Betrag in CHF], [Zahlungsfrist], [IBAN].
Die Leistungsbeschreibung soll neutral sein (z. B. «Coaching-Sitzung, [Dauer] Minuten, am [Datum]») und keine Themen nennen.
Füge eine kurze, freundliche Zahlungsaufforderung hinzu.
Liste darunter Punkte, die ich mit meiner Treuhandstelle klären sollte (Pflichtangaben, Mehrwertsteuer, Aufbewahrung).
Erfinde keine gesetzlichen Pflichtangaben und gib keine Steuerauskunft.

Passen Sie die Platzhalter an Ihre Situation an und fügen Sie die Daten erst im Rechnungsprogramm ein.

Worauf Sie achten müssen

• Schreiben Sie keine Themen, Beschwerden oder Namen Dritter auf die Rechnung. Das schützt die Vertraulichkeit.
• Geben Sie keine Klientendaten wie Namen, Adressen oder Rechnungsbeträge einzelner Personen in öffentliche KI-Dienste ein.
• Pflichtangaben und Mehrwertsteuer hängen von Ihrer Situation ab, zum Beispiel vom Umsatz und der Steuerpflicht. Klären Sie das mit der Eidgenössischen Steuerverwaltung oder einer Treuhandfachperson. Informationen finden Sie bei der ESTV.
• Wenn Dritte die Rechnung bezahlen, etwa Arbeitgeber, klären Sie vorher mit der Klientin, welche Angaben dort erscheinen dürfen.
• Rechnungen und Zahlungsdaten sind Personendaten. Bewahren Sie sie sicher auf und löschen Sie sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen.
• Nach einer Mahnung: bleiben Sie sachlich. Siehe Mahnung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Coachin aus Bern hat in ihrer ersten Rechnung «Coaching zur Trennungsbewältigung» geschrieben. Die Klientin teilt die Wohnung mit ihrem Partner, der die Post öffnet.

Die Coachin lässt sich mit KI eine neutrale Vorlage entwerfen: «Coaching-Sitzung, 60 Minuten, am [Datum]». Sie lässt sie von ihrer Treuhänderin prüfen, die einen fehlenden Hinweis zur Zahlungsfrist ergänzt. Ab sofort verschickt sie die Rechnungen per verschlüsseltem Anhang und ohne Themenangabe.

So hilft Ihnen Alpasana

Für Rechnungsprozesse und Auswertungen bietet absofort Praxiskurse, darunter die Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen, Excel und Datenverständnis sowie Bürokommunikation. Praxisaufgaben und ein KI-Lerncoach begleiten die Kurse.

Ersetzt wird dadurch keine Buchhaltung oder Steuerberatung. Für verbindliche Fragen zu Rechnungsangaben brauchen Sie eine Fachperson.

Häufige Fragen

Muss ich auf der Rechnung das Thema nennen?

Nein, und Sie sollten es auch nicht. Eine neutrale Bezeichnung genügt und schützt die Vertraulichkeit. Ausnahmen klären Sie mit der Klientin.

Kann ich Rechnungen per E-Mail verschicken?

Ja, aber bedenken Sie die Sicherheit. Sensible Anhänge können Sie verschlüsseln oder passwortgeschützt senden. Klären Sie mit der Klientin den bevorzugten Weg.

Was, wenn die Rechnung nicht bezahlt wird?

Senden Sie eine freundliche Zahlungserinnerung und halten Sie sich an Ihre Vereinbarungen. Bei grösseren Beträgen holen Sie Rat bei einer Fachperson.