Buchhaltung für Coaches: Mit KI Belegkategorien vorbereiten

Das Problem

Der Jahresabschluss rückt näher, und Ihre Belege liegen in einer Schachtel, im E-Mail-Postfach und in der Handy-Galerie. Manche Rechnungen tragen Namen von Klientinnen, andere sind kaum lesbar. Ihre Treuhänderin fragt: «Wofür war diese Zahlung?» Sie wissen es nicht mehr genau.

Als selbständige Coachin sind Sie für eine nachvollziehbare Buchführung verantwortlich. Wie umfangreich sie sein muss, hängt von Rechtsform und Umsatz ab. Das Obligationenrecht (OR) verlangt für buchführungspflichtige Unternehmen eine ordnungsmässige Buchführung und die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen während einer gesetzlichen Frist. Für Einzelheiten fragen Sie Ihre Treuhand.

Ein gutes Ordnungssystem spart dieser Fachperson Zeit und Ihnen Geld. KI hilft, das System zu entwerfen, aber sie ersetzt weder Buchhaltung noch Treuhand.

Dazu kommt eine Besonderheit Ihres Berufs: Belege können Hinweise auf Ihre Klientel enthalten. Eine Zahlung mit dem Vermerk «Coaching Frau X» verrät, dass jemand Ihre Dienste nutzt. Deshalb lohnt es sich, schon beim Ordnen auf Diskretion zu achten und nur zu speichern, was nötig ist.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Einnahmen und Ausgaben sammeln: Notieren Sie, welche Arten von Belegen bei Ihnen vorkommen: Honorarrechnungen, Mietkosten, Supervision, Weiterbildung, Software, Werbung, Fahrtkosten, Versicherungen.
2. Treuhand nach dem Kontenrahmen fragen: Klären Sie, welche Kategorien oder Konten sie verwendet. Ihr System sollte dazu passen.
3. Kategorienliste mit KI entwerfen: Geben Sie Ihre Belegarten in die Vorlage ein und lassen Sie eine einfache Struktur und eine Benennungsregel vorschlagen.
4. Namensregel festlegen: Zum Beispiel «JJJJ-MM-TT_Lieferant_Kategorie_Betrag». Verwenden Sie für Honorarrechnungen eine Rechnungsnummer statt des Klientennamens.
5. Ablage einrichten: Ein Ordner pro Jahr, Unterordner pro Kategorie, physische und digitale Belege am gleichen Ort.
6. Monatlich einsortieren: Planen Sie 20 Minuten pro Monat ein. So bleibt die Liste aktuell.
7. Unklare Belege markieren: Sammeln Sie Fragen für die Treuhand in einer Liste, statt zu raten.
8. Treuhand prüfen lassen: Legen Sie die Kategorienliste vor und passen Sie sie an.

Vorlage zum Kopieren

Die Vorlage braucht keine Klientendaten:

Ich bin selbständige Coachin in der Schweiz und möchte meine Belege
ordnen. Entwirf eine einfache Kategorienstruktur für Einnahmen und Ausgaben
und eine Regel für Dateinamen. Meine typischen Belege: [Liste].
Die Struktur soll meine Treuhand leicht prüfen und anpassen können.

Aufgabe:
1. Schlage höchstens zehn Kategorien vor, mit je einem Beispiel.
2. Schlage eine Dateinamenregel vor, die keine Namen von Klientinnen und
   Klienten enthält.
3. Liste fünf Fragen auf, die ich meiner Treuhand zu Kategorien, Privatanteilen
   und Aufbewahrung stellen sollte.
Gib keine Steuer- oder Buchhaltungsberatung und nenne keine Konten oder
Fristen, die ich nicht prüfen kann.

Streichen oder ergänzen Sie Kategorien und klären Sie die endgültige Struktur mit Ihrer Treuhand.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Klientendaten in Dateinamen und KI-Tools: Rechnungen nennen oft Namen. Geben Sie sie nicht in öffentliche KI-Dienste ein und speichern Sie sie mit Rechnungsnummer statt Name.
• Aufbewahrung: Geschäftsunterlagen müssen für eine gesetzliche Dauer aufbewahrt werden. Die genaue Frist und die Anforderungen an die Form klären Sie mit der Treuhand, Grundlage ist das OR.
• Privat und Geschäft trennen: Ein separates Konto erleichtert die Übersicht. Wie Sie Privatanteile behandeln, ist eine Frage für die Fachperson.
• KI rechnet nicht verbindlich: Verlassen Sie sich bei Beträgen, Steuern und Abschreibungen nicht auf KI-Antworten.
• Kein Ersatz für Buchhaltung: Die Kategorien sind Struktur, nicht Buchführung. Informationen zu den Pflichten bietet das KMU-Portal.
• Belastung: Wenn Zahlenstress Sie belastet, holen Sie Hilfe bei Treuhand oder Beratungsstellen. In einer akuten Krise erreichen Sie in der Schweiz die Dargebotene Hand unter 143.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Coachin aus Zofingen hat im ersten Jahr Quittungen in einem Schuhkarton gesammelt. Ihre Treuhänderin muss alles einzeln nachfragen.

Vorher: Die Beleggruppen sind uneinheitlich, drei Rechnungen tragen Klientennamen im Dateititel, und niemand weiss, welche Weiterbildung geschäftlich war.

Nachher: Mit der Vorlage entsteht eine Liste mit acht Kategorien und einer Benennungsregel. Die Coachin legt Ordner an, benennt Honorarrechnungen nur mit Nummer und sammelt Fragen in einer Datei. Im nächsten Treuhandtermin passt die Fachperson zwei Kategorien an und bestätigt die Ablage. Der Termin dauert kürzer, und die Coachin kann jede Zahlung zuordnen.

So hilft Ihnen Alpasana

Beim Aufbau solcher Ordnungssysteme helfen die Praxiskurse von absofort. Laut Beschreibung gehören die Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen, Excel, Datenverständnis und Projektmanagement dazu, mit Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss.

Die Kurse bereiten Unterlagen vor, sie ersetzen nicht die Buchführung oder die Beratung durch eine Treuhand.

Häufige Fragen

Kann die KI meine Buchhaltung machen?

Sie kann Strukturen und Vorlagen entwerfen, aber nicht ordnungsgemäss buchen und nichts verbindlich beurteilen. Die Buchhaltung führen Sie selbst oder Ihre Treuhand.

Wie lange muss ich Belege aufbewahren?

Es gibt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Die genaue Dauer und Form klären Sie mit Ihrer Treuhand oder im OR nach.

Darf ich Rechnungen mit Klientennamen in eine KI hochladen?

Nein, nicht in öffentliche KI-Dienste. Namen sind Personendaten und verraten oft die Teilnahme am Coaching. Arbeiten Sie mit Platzhaltern oder Rechnungsnummern. Zum Rechnungsformat siehe Rechnungsvorlage für Coaches.

Brauche ich eine Software?

Das hängt von Ihrem Umfang ab. Für den Anfang genügen oft eine gute Ablage und eine Tabelle. Besprechen Sie mit Ihrer Treuhand, was für Sie passt.