Coaching per Nachricht: Mit KI Erreichbarkeitsregeln entwerfen

Das Problem

Eine Klientin schreibt Ihnen abends um 22 Uhr: «Ich habe heute etwas erlebt, das ich unbedingt mit Ihnen besprechen muss.» Am nächsten Morgen sind es drei weitere Nachrichten. Sie wollen für Ihre Klientel da sein, aber auch Feierabend haben. Und Sie fragen sich, ob Nachrichten überhaupt Coaching sind.

Coaching per Nachricht, auch asynchron genannt, bedeutet: Sie kommunizieren zeitversetzt über Text oder Sprachnachricht, statt gleichzeitig im Gespräch. Das hat Vorteile. Klientinnen können in Ruhe nachdenken, und Sie können gezielter antworten. Es hat aber Risiken: unklare Erwartungen an Erreichbarkeit, Missverständnisse im Text, und die Gefahr, dass jemand in einer Krise Nachrichten schreibt, die Sie nicht sofort lesen.

Deshalb braucht es klare Regeln, bevor Sie diesen Kanal anbieten. Mit KI entwerfen Sie sie in einfacher Sprache. Sie selbst entscheiden, was gilt, und halten sich daran.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zweck des Kanals festlegen: Wofür dürfen Nachrichten genutzt werden? Zum Beispiel für Terminfragen, kurze Rückmeldungen zu Übungen, Reflexionsfragen.
2. Ausschlüsse festlegen: Wofür nicht? Akute Krisen, neue grosse Themen, dringende Entscheidungen. Diese gehören in die Sitzung oder an Fachstellen.
3. Antwortzeiten bestimmen: An welchen Tagen und innerhalb welcher Zeit antworten Sie? Zum Beispiel werktags innerhalb von zwei Arbeitstagen. Nennen Sie, was ausserhalb gilt.
4. Umfang bestimmen: Wie viele Nachrichten pro Woche sind im Paket enthalten, wie lang dürfen sie sein?
5. Kanal wählen: Welchen Weg nutzen Sie, und ist er datenschutzmässig geeignet? Klären Sie, wo Nachrichten gespeichert werden.
6. Regeln mit KI formulieren: Verwenden Sie die Vorlage, um aus Ihren Entscheidungen einen verständlichen Text zu machen.
7. In den Vertrag aufnehmen: Legen Sie die Regeln vorab schriftlich vor und besprechen Sie sie im Erstgespräch. Eine juristische Prüfung ist sinnvoll, siehe Coaching-Vertrag als Prüffassung.
8. Nach vier Wochen auswerten: Funktionieren die Regeln? Passen Sie Zeiten und Umfang an.

Vorlage zum Kopieren

Die Vorlage braucht keine Klientendaten:

Ich bin Coach in der Schweiz und biete begleitende Nachrichten zwischen
den Sitzungen an. Formuliere einen verständlichen Text «Spielregeln für
Nachrichten» für Klientinnen (höchstens 220 Wörter, Anrede «Sie»).
Meine Entscheidungen:
- Zweck: [Zweck]
- Antwortzeit: [werktags innerhalb von … ]
- Umfang: [Anzahl pro Woche, Länge]
- Kanal: [Kanal]
- Nicht dafür: [Krisen, dringende Entscheidungen, neue Grossthemen]
Der Text soll freundlich und klar sein, einen Hinweis enthalten, dass das
Coaching keine Therapie und kein Krisendienst ist, und die Telefonnummer 143
(Die Dargebotene Hand) für akute Krisen nennen. Er soll keine Erwartung ständiger
Verfügbarkeit wecken. Erfinde keine rechtlichen Aussagen.

Passen Sie die Entscheidungen an Ihr Angebot an und lassen Sie den Text von einer Fachperson prüfen, bevor Sie ihn verwenden.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Krisenhilfe per Nachricht: Ihr Kanal ist nicht überwacht. Weisen Sie ausdrücklich auf Fachstellen hin. In der Schweiz erreicht man die Dargebotene Hand unter der Telefonnummer 143, bei Gefahr gelten die üblichen Notrufe.
• Missverständnisse im Text: Ohne Stimme und Mimik wirken Nachrichten härter oder kälter. Lesen Sie Ihre Antworten laut, bevor Sie senden.
• Datenschutz: Messenger-Dienste und E-Mail sind nicht für sensible Inhalte ausgelegt. Fragen Sie sich, was Sie dort besprechen möchten, und klären Sie Speicherort und Dienstleister. Hinweise bietet der EDÖB.
• Keine Klientennachrichten in KI-Diensten: Lassen Sie sich nicht Antworten von einer KI formulieren, indem Sie die Nachricht Ihrer Klientin einfügen. Schreiben Sie sie selbst.
• Grenzen setzen: Wenn eine Klientin die Regeln häufig überschreitet, sprechen Sie es in der Sitzung an. Siehe Erreichbarkeit vereinbaren.
• Abhängigkeit: Ständige Nachrichten können Abhängigkeit fördern. Prüfen Sie, ob der Kanal der Entwicklung dient.
• Honorar: Klären Sie, ob Nachrichten im Paket enthalten oder separat vergütet werden. Mehr dazu unter Paket oder Stunde.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Coachin in Schaffhausen hat zu einem Sechserpaket «Support zwischen den Sitzungen» versprochen, ohne Näheres zu regeln.

Vorher: Eine Klientin schreibt jeden Abend. Die Coachin antwortet mal sofort, mal tagelang nicht, und fühlt sich ständig im Dienst. Die Klientin ist enttäuscht, wenn die Antwort ausbleibt.

Nachher: Die Coachin legt fest, dass sie werktags innerhalb von zwei Arbeitstagen antwortet und höchstens drei Nachrichten pro Woche enthalten sind. Mit KI formuliert sie «Spielregeln für Nachrichten», ergänzt den Hinweis auf Fachstellen und bespricht sie in der nächsten Sitzung. Die Klientin versteht und schreibt künftig gebündelt. Die Coachin hat wieder Abende frei.

So hilft Ihnen Alpasana

Klare Aufträge an die KI helfen beim Formulieren solcher Texte. Im Kurs Prompt Engineering von absofort lernen Sie laut Beschreibung, Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festzulegen, Prompts zu überarbeiten, Ergebnisse zu prüfen und den Datenschutz zu berücksichtigen. Der Online-Kurs hat ein Zertifikat, Programmierkenntnisse brauchen Sie nicht.

Eine Rechtsberatung oder Vertragsprüfung ist darin nicht enthalten. Dafür ziehen Sie eine Fachperson bei.

Häufige Fragen

Wie schnell muss ich auf Nachrichten antworten?

Das bestimmen Sie. Legen Sie eine realistische Frist fest, die Sie einhalten können, und teilen Sie sie vorab mit. Wichtiger als Schnelligkeit ist Verlässlichkeit.

Darf ich Sprachnachrichten verwenden?

Ja, wenn Sie Kanal und Speicherung geklärt haben. Sprachnachrichten sind persönlicher, aber auch sensibler. Fragen Sie die Klientin, was sie bevorzugt.

Ist Coaching per Chat gleich wirksam wie eine Sitzung?

Dazu lässt sich pauschal nichts sagen. Nachrichten eignen sich für Ergänzung und Übungen, weniger für Vertiefung und Klärung. Siehe Grenzen von Nachrichten im KI-Coaching.

Soll ich einen Chatbot für Nachrichten einsetzen?

Das ist heikel, weil Klientinnen mit persönlichen Anliegen schreiben. Klären Sie Datenschutz und Grenzen gründlich, bevor Sie überhaupt darüber nachdenken.