Terminausfälle beim Zahnarzt mit KI auswerten

Das Problem

Der Behandlungsstuhl bleibt leer, weil der Patient nicht erscheint. Oder die Absage kommt eine Stunde vorher, zu spät, um den Termin neu zu vergeben. Eine Praxis mit gut gefülltem Terminbuch spürt jede Lücke: Das Team ist bereit, die Zeit ist verplant, und der Umsatz fällt aus.

Wer verstehen will, warum Termine ausfallen, braucht mehr als ein Bauchgefühl. Fallen vor allem Montagmorgen oder Freitagnachmittag aus? Sind bestimmte Terminarten betroffen, zum Beispiel Kontrollen oder Prophylaxe? Haben Absagen mit der Vorlaufzeit der Terminvergabe zu tun?

In den Termindaten steckt die Antwort. Die Auswertung von Hand ist mühsam. Mit anonymisierten Daten kann KI helfen, Muster zu erkennen. Entscheidend bleibt, dass dabei keine Patientendaten preisgegeben werden und dass die Praxis die Ergebnisse selbst bewertet.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Definieren Sie die Frage. Zum Beispiel: «An welchen Tagen und bei welchen Terminarten fallen die meisten Termine aus?» Eine klare Frage verhindert Zahlenfriedhöfe.
2. Exportieren Sie die Termindaten. Aus dem Praxissystem, für die letzten sechs bis zwölf Monate. Das ist Aufgabe der Person, die mit dem System arbeitet.
3. Entfernen Sie alle personenbezogenen Angaben. Löschen Sie Namen, Geburtsdaten, Telefonnummern, Versichertennummern und Diagnosen. Behalten Sie nur: Datum, Wochentag, Uhrzeit, Terminart (allgemein), Dauer, Status (stattgefunden, abgesagt, nicht erschienen), Zeitpunkt der Absage.
4. Prüfen Sie die Tabelle. Sind bei kleinen Praxen Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich? Lassen Sie seltene Terminarten weg oder fassen Sie sie zusammen.
5. Geben Sie die Tabelle der KI. Mit dem Auftrag unten bitten Sie um Auffälligkeiten und Ideen, nicht um Schuldige.
6. Prüfen Sie die Ergebnisse selbst. Stimmen die Aussagen? Zählen Sie bei zwei Mustern mit einer Excel-Pivot-Tabelle nach.
7. Wählen Sie ein bis zwei Massnahmen. Zum Beispiel Erinnerung am Vortag, kürzere Vorlaufzeit bei der Vergabe, andere Zeiten für Kontrolltermine, eine Warteliste für kurzfristige Lücken.
8. Messen Sie die Wirkung. Nach drei Monaten dieselbe Auswertung. Hat sich die Quote der Ausfälle verändert?

Vorlage zum Kopieren

Geben Sie nur eine Tabelle ohne Namen und ohne Gesundheitsangaben ein.

Hier ist ein anonymisierter Auszug aus den Termindaten einer Zahnarztpraxis in der Schweiz (Zeitraum: [z. B. 12 Monate], [Anzahl] Termine) mit den Spalten: Wochentag, Uhrzeit, Terminart (allgemein), Dauer, Status (stattgefunden, abgesagt, nicht erschienen), Absage-Vorlauf in Tagen: [Tabelle einfügen].
Analysiere: 1. An welchen Wochentagen und Zeiten fallen anteilig am meisten Termine aus? 2. Welche Terminarten sind besonders betroffen? 3. Wie hängt der Absage-Vorlauf mit der Wahrscheinlichkeit zusammen, dass der Termin neu vergeben werden kann? 4. Nenne drei Hypothesen und je eine Massnahme, die wir ausprobieren können.
Gib Prozentwerte nur an, wenn du sie aus der Tabelle berechnen kannst, und zeige die Rechnung. Erfinde keine Daten. Weise auf Muster hin, die wegen kleiner Zahlen unsicher sind.

Rechnen Sie die wichtigsten Zahlen selbst nach und behandeln Sie die Hypothesen als Ideen zum Ausprobieren.

Mögliche Muster und Massnahmen

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz und Berufsgeheimnis: Termindaten sind Patientendaten, auch wenn kein Befund drinsteht. Verwenden Sie nur wirklich anonymisierte Auszüge. Siehe ChatGPT und Patientendaten.
• Kleine Praxen: Bei wenigen Terminen lassen sich Personen leicht erkennen. Lassen Sie Auswertungen lieber intern in Excel laufen.
• Zufall nicht überbewerten: Wenige Fälle führen zu zufälligen Mustern. Bei weniger als einigen Hundert Terminen sind Aussagen unsicher.
• Keine Schuldzuweisung an Patienten: Hinter Ausfällen stehen oft Krankheit, Arbeit oder Missverständnisse. Gehen Sie freundlich damit um.
• Gebühren und Regeln: Ob und wie Ausfälle verrechnet werden dürfen, klären Sie mit der verantwortlichen Person und, wenn nötig, fachlich. Die KI entscheidet das nicht.
• KI-Rechnung prüfen: Prozentwerte sind fehleranfällig. Lassen Sie sich die Rechnung zeigen und kontrollieren Sie Stichproben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Zahnarztpraxis in Thun verzeichnet immer wieder Lücken im Terminplan, ohne zu wissen, woran es liegt.

Vorher: Das Team vermutet, vor allem Prophylaxetermine würden vergessen. Die Praxisleiterin hat keine Zeit, ein Jahr Terminlisten durchzugehen. Neue Regeln werden nach Gefühl beschlossen.

Nachher: Die Leiterin exportiert die Termine, entfernt Namen und Angaben zu Personen und lässt die KI die Daten nach Wochentag, Zeit und Terminart ansehen. Das Muster: Montagmorgen und Termine, die mehr als sechs Wochen im Voraus vergeben wurden, fallen überdurchschnittlich aus. Die Praxis führt eine Erinnerung am Vortag ein und begrenzt die Vorlaufzeit bei Kontrollterminen. Nach drei Monaten sinken die Ausfälle.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Daten aus Tabellen verstehen und mit KI auswerten möchten, finden Sie bei absofort KI-Kurse für konkrete Arbeitsaufgaben Angebote zu Excel, Datenverständnis und Dashboards sowie zu Bürokommunikation und betrieblichen KI-Richtlinien. Dazu gehören Praxisaufgaben, ein KI-Lerncoach und ein verifizierbarer Abschluss.

Eine rechtliche Beratung zu Terminausfallgebühren oder Datenschutz ist nicht Teil der Kurse.

Häufige Fragen

Welche Daten brauche ich mindestens?

Datum oder Wochentag, Uhrzeit, Terminart und Status reichen für eine erste Auswertung. Der Absage-Vorlauf verbessert die Aussagen, ist aber nicht zwingend.

Ist es erlaubt, anonymisierte Termindaten in ein KI-Werkzeug zu geben?

Wenn die Daten wirklich keinen Personenbezug mehr haben, ist das datenschutzrechtlich deutlich unkritischer. Bei Zweifeln, etwa in kleinen Praxen, klären Sie das mit der verantwortlichen Person oder verzichten auf den externen Dienst.

Reicht Excel nicht auch?

Oft ja. Eine Pivot-Tabelle zeigt Wochentage, Zeiten und Terminarten übersichtlich. KI hilft, wenn Sie Hypothesen oder Zusammenhänge formulieren möchten, ersetzt aber die Zahlenkontrolle nicht.