Behördentermine: KI-Übersetzung oder Dolmetschen?

Das Problem

Eine Frau aus der Ukraine soll sich beim Einwohneramt anmelden und hat danach einen Termin beim Sozialdienst. Sie spricht wenig Deutsch. Die Sachbearbeiterin spricht kein Ukrainisch. Beide haben ein Smartphone mit Übersetzungs-App.

Wäre das nicht die einfachste Lösung? Manchmal ja, manchmal nein. Für «Wo ist das Büro?» oder «Bringen Sie bitte Ihren Pass mit» genügt eine App meist. Wenn es aber um Rechte, Pflichten, Fristen, Gesundheit oder eine Notlage geht, kann ein einziges falsch übersetztes Wort grosse Folgen haben.

Das Problem ist, dass KI-Übersetzungen gut klingen, auch wenn sie falsch sind. Beide Seiten merken den Fehler nicht, weil sie die andere Sprache nicht beherrschen. Auf dieser Seite vergleichen Sie die Optionen und finden eine Faustregel, die im Alltag trägt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Gesprächsziel klären. Geht es um reine Information (Öffnungszeiten, Unterlagen) oder um ein Gespräch mit Folgen (Antrag, Verfügung, Befragung, Gesundheit)?

1. Tragweite einschätzen. Fragen Sie sich: Was passiert, wenn etwas falsch verstanden wird? Bei geringer Tragweite reicht Vorbereitung mit KI. Bei grosser Tragweite braucht es Dolmetschen durch eine Fachperson.

1. Vorbereitung mit KI. Lassen Sie sich einen kurzen, einfachen Ablauf und die wichtigsten Begriffe in der Sprache der Person erstellen. Prüfen Sie dies, wenn möglich, durch eine sprachkundige Person.

1. Unterlagen vorab verteilen. Ein einseitiges Merkblatt in einfacher Sprache vor dem Termin hilft allen. Es kann mit KI entworfen und fachlich geprüft werden.

1. Dolmetschen frühzeitig anfragen. Für Termine mit Tragweite planen Sie die Fachperson ein. Dolmetscherinnen sind oft nicht kurzfristig verfügbar. Die Kosten klären Sie intern, bevor Sie den Termin ansetzen.

1. Verständnis kontrollieren. Bitten Sie die Person, in eigenen Worten zu sagen, was sie verstanden hat. Das gilt bei jeder Form der Sprachmittlung.

1. Wichtiges schriftlich festhalten. Fristen und Pflichten gehören nach dem Gespräch in einen kurzen schriftlichen Hinweis. Bei Bedarf wird er fachlich übersetzt.

1. Entscheid dokumentieren. Notieren Sie, welche Form der Sprachmittlung Sie gewählt haben und warum. Das hilft bei Rückfragen.

Vorlage zum Kopieren

Mit dieser Vorlage bereiten Sie einen Termin vor. Sie enthält keine Personendaten, nur die Art des Gesprächs.

Ich arbeite in der Verwaltung einer Schweizer Gemeinde und bereite einen Termin mit einer Person vor, die [Sprache] spricht und wenig Deutsch versteht.

Art des Termins: [z. B. Anmeldung beim Einwohneramt / Informationsgespräch Schule / Beratung Sozialdienst]
Ziel des Gesprächs: [z. B. Unterlagen erklären und Termine vereinbaren]

Erstelle mir:
1. Eine Liste mit höchstens zehn einfachen Sätzen auf Deutsch, die ich im Gespräch brauche.
2. Eine Liste der Fachbegriffe, die ich in einfacher Sprache erklären sollte.
3. Fragen, mit denen ich prüfe, ob die Person alles verstanden hat.
4. Eine Einschätzung in Stichworten: Für welche Teile des Gesprächs wäre eine Dolmetscherin sinnvoll, weil Missverständnisse Folgen hätten?
Gib KEINE Übersetzung von rechtlich verbindlichen Aussagen ab und rate nicht bei Fachbegriffen.

Setzen Sie Sprache, Art und Ziel des Termins ein. Übersetzen lassen Sie nur unverfängliche Sätze und lassen diese wenn möglich prüfen.

Worauf Sie achten müssen

• Vertraulichkeit. Was eine Person im Gespräch sagt, darf nicht ungeprüft in eine KI-App gesprochen werden. Prüfen Sie, wohin die Daten gelangen. Mehr dazu unter Vertrauliche Texte mit KI übersetzen.
• Verwandte oder Kinder als Dolmetschende. Das ist heikel: Sie sind befangen, kennen Fachbegriffe nicht und werden überfordert. Meiden Sie das, besonders bei sensiblen Themen.
• Dialekt und Fachwörter. KI-Übersetzungen haben Mühe mit Schweizerdeutsch, Dialekten und Amtsbegriffen. Verwenden Sie einfaches Hochdeutsch.
• Verbindlichkeit. Eine KI-Übersetzung hat keinen rechtlichen Status. Wo eine beglaubigte oder amtliche Übersetzung nötig ist, braucht es eine Fachperson.
• Kosten und Zuständigkeit. Wer die Dolmetscherkosten trägt, ist je nach Gemeinde, Amt und Thema unterschiedlich geregelt. Klären Sie das intern.
• Respekt. Sprechen Sie mit der betroffenen Person, nicht über sie, auch wenn Sie ein Gerät dazwischen haben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Sozialdienst in einer Gemeinde im Aargau führt ein Erstgespräch mit einer Person aus der Ukraine. Zur Vorbereitung lässt sich die Sachbearbeiterin von einer KI ein Merkblatt mit zehn einfachen Sätzen zum Ablauf entwerfen. Eine ukrainischsprachige Kollegin aus einer Partnerstelle prüft den Text kurz.

Das Gespräch über Einkommen, Unterstützung und Pflichten findet dagegen mit einer Dolmetscherin statt, die der Sozialdienst vorab angefragt hat. Der Unterschied zum bisherigen Vorgehen: Früher lief alles mit dem Smartphone, und später stellte sich heraus, dass eine Frist missverstanden worden war.

Jetzt wissen alle, wann eine App genügt und wann nicht. Die Sachbearbeiterin hält am Ende des Gesprächs die wichtigsten Punkte schriftlich fest.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie für Termine eine menschliche Fachperson brauchen, bietet Alpasana mit Übersetzen, Dolmetschen und Sprachtraining Unterstützung an. Beschrieben sind Dolmetschen bei Behörden, Arzt, Bank und Gericht sowie beglaubigte Übersetzungen. Der Schwerpunkt liegt auf Ukrainisch, Russisch und Deutsch; weitere Sprachkombinationen sind nach Projekt möglich.

Dokumente können geprüft werden, und es gibt eine verbindliche Offerte. Klären Sie Verfügbarkeit und Kosten frühzeitig, bevor der Termin feststeht.

Häufige Fragen

Darf ich eine Übersetzungs-App im Gespräch nutzen?

Für einfache, unkritische Fragen ist das oft praktisch. Achten Sie darauf, dass keine sensiblen Angaben in eine nicht freigegebene App gesprochen werden. Bei Gesprächen mit Folgen ziehen Sie lieber eine Fachperson bei.

Was ist der Unterschied zwischen Übersetzen und Dolmetschen?

Übersetzen betrifft geschriebene Texte, Dolmetschen das gesprochene Wort im Gespräch. Wer einen Brief übersetzt, hat Zeit zum Prüfen. Wer dolmetscht, muss sofort und sinngetreu wiedergeben. Beides sind eigene Berufe.

Wer bezahlt die Dolmetscherin?

Das ist je nach Amt, Kanton und Thema unterschiedlich geregelt. Fragen Sie Ihre vorgesetzte Stelle oder die zuständige Fachstelle, bevor Sie den Termin planen.

Wie erkenne ich, ob jemand wirklich verstanden hat?

Bitten Sie die Person, die wichtigsten Punkte in eigenen Worten zu wiederholen. Ein blosses «Ja» sagt wenig. Bei wichtigen Inhalten hilft zusätzlich ein kurzer schriftlicher Hinweis.