KI-Schulungsnachweise in der Verwaltung organisieren

Das Problem

In Ihrer Verwaltung werden Mitarbeitende zum Umgang mit KI geschult: eine Einführung für alle, eine vertiefte Schulung für Sachbearbeitende, ein Kurs für Führungskräfte. Manche haben online gelernt, andere vor Ort, manche haben ein Zertifikat, andere nur eine Teilnahmebestätigung. Wer weiss am Ende, wer was wann gelernt hat?

Wenn ein Gemeinderat, eine Aufsichtsstelle oder ein Revisionsorgan fragt, welche Mitarbeitenden geschult sind, beginnt oft die Suche in Mails, Ordnern und Köpfen. Das kostet Zeit und führt zu unsicheren Antworten. Auch interne Entscheide hängen davon ab: Wer darf mit welchem Werkzeug arbeiten, wer braucht eine Auffrischung?

Ein geordneter Schulungsnachweis löst das. Er muss nicht kompliziert sein. Eine Tabelle mit den wichtigsten Angaben, eine feste Ablage und ein Verantwortlicher genügen. Diese Checkliste zeigt, worauf es ankommt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Legen Sie Zuständigkeit und Zweck fest. Wer führt die Nachweise, wer hat Zugriff, wozu dienen sie (interne Steuerung, Aufsicht, Pflichten)? Klären Sie, welche Anforderungen sich aus Ihrem Rechtsrahmen ergeben.

1. Bestimmen Sie, wer welche Schulung braucht. Eine einfache Einteilung nach Aufgaben: alle Mitarbeitenden (Grundlagen und Datenschutz), Anwenderinnen von KI-Werkzeugen (vertieft), Führungskräfte und Entscheidende (Verantwortung, Rechtsgrundlagen), IT und Datenschutz (Sicherheit). Siehe KI-Kompetenznachweise in der Verwaltung.

1. Legen Sie die Angaben pro Schulung fest. Typisch: Name, Funktion, Schulungsthema, Anbieter, Datum, Dauer, Ergebnis (bestanden/teilgenommen), Nachweis (Zertifikat, ID), Auffrischungstermin. Weniger kann mehr sein; erheben Sie nur, was nötig ist.

1. Sammeln Sie die Nachweise ein. Bitten Sie alle, Zertifikate oder Bestätigungen an die zuständige Stelle zu schicken, nicht per ungeschützter Mail, sondern über einen vereinbarten Weg. Bei Online-Kursen mit Prüf-ID tragen Sie die ID ein.

1. Prüfen Sie die Echtheit. Gibt es eine öffentliche Verifikation? Vergleichen Sie Namen, Daten und Kursbezeichnung. Ein überprüfbarer Nachweis ist belastbarer. Siehe Zertifikat oder Schulungsnachweis.

1. Führen Sie die Übersicht. Eine Tabelle oder ein System, das zeigt: geschult, offen, Auffrischung fällig. Ein Ampelsystem hilft der Leitung.

1. Planen Sie Auffrischungen ein. KI und Rechtslage ändern sich. Legen Sie fest, in welchem Rhythmus Schulungen aufgefrischt werden, und erinnern Sie rechtzeitig.

1. Schützen Sie die Daten und löschen Sie nach Ablauf. Schulungsdaten sind Personendaten. Zugriff nur für Berechtigte, Aufbewahrung nach Vorgabe, danach Löschung. Verbinden Sie das mit dem KI-Verzeichnis der Verwaltung.

Beispiel für die Übersicht:

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt bauen Sie eine Schulungsübersicht. Verwenden Sie Kürzel statt Namen und geben Sie keine Personendaten ein:

Ich organisiere die KI-Schulungsnachweise einer Verwaltung ([Gemeinde / Kanton / Amt], [Anzahl] Mitarbeitende). Gruppen: [Liste, z. B. alle Mitarbeitenden, Anwender, Führungskräfte, IT].
Erstelle: 1. eine Tabelle für die Übersicht mit Spalten für Kürzel, Funktion, Schulung, Datum, Nachweis-ID, Ergebnis, Auffrischungstermin, 2. eine Checkliste für die Prüfung eines Zertifikats (Echtheit, Inhalt, Datum, Name), 3. einen Vorschlag für Schulungsstufen pro Gruppe mit Lernzielen.
Erfinde keine gesetzlichen Pflichten und Fristen, und weise darauf hin, dass ich die Anforderungen mit Recht und Datenschutz klären muss.

Ersetzen Sie die Platzhalter. Prüfen Sie das Ergebnis mit Personal, Datenschutz und Informatik.

Worauf Sie achten müssen

• Rechtliche Anforderungen klären: Welche Schulungen Ihre Verwaltung nachweisen muss, ergibt sich aus Rechtsgrundlagen, Weisungen und gegebenenfalls internationalem Bezug, etwa der EU-KI-Verordnung bei EU-Bezug. Fristen und Einzelheiten ändern sich. Prüfen Sie die Quellen oder holen Sie Rat.
• Zertifikat ist nicht gleich Kompetenz: Es belegt einen Kursabschluss. Ob die Person Regeln im Alltag anwendet, zeigt sich in Praxis und Rückmeldungen.
• Datenschutz: Schulungsdaten sind Personendaten. Erheben Sie so wenig wie nötig, schützen Sie die Ablage und regeln Sie Zugriff und Löschung.
• Sprachen und Zugänglichkeit: Nicht alle Mitarbeitenden lernen gleich gut in derselben Sprache. Prüfen Sie Angebote auch dahingehend.
• Keine Bestrafung: Die Übersicht dient der Planung, nicht der Kontrolle einzelner Personen. Kommunizieren Sie das offen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Stadtverwaltung im Kanton Luzern hat im letzten Jahr 120 Mitarbeitende zu KI geschult, teils extern, teils mit Online-Kursen. Als die Revisionsstelle fragt, wer geschult ist, existieren verstreute PDF-Dateien und Anwesenheitslisten.

Vorher dauerte die Antwort Wochen. Nachher legt die Personalabteilung eine Tabelle mit Kürzeln, Schulung, Datum und Nachweis an, sammelt Zertifikate geschützt ein und notiert den Auffrischungstermin. Bei Online-Zertifikaten mit Prüf-ID wird die ID eingetragen. Die Leitung erhält einmal pro Quartal einen Überblick, und die Auskunft an die Revisionsstelle ist in Minuten erledigt.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie für Ihr Verwaltungsteam Schulungen zu KI dokumentieren möchten, kann ein persönlicher Nachweis die absolvierte Weiterbildung festhalten. Linup: KI sicher am Arbeitsplatz bietet dafür Kurs, Zertifikat und eine Nachweismappe; ob dies Ihre rechtlichen Pflichten erfüllt, ist im Einzelfall zu klären.

Häufige Fragen

Welche Angaben darf ich von Mitarbeitenden verlangen?

Nur, was für den Zweck nötig ist: Schulung, Datum, Nachweis. Vermeiden Sie Zusatzangaben ohne Grund und klären Sie Rechtsgrundlage und Aufbewahrung mit dem Datenschutz.

Wie oft sollten Schulungen aufgefrischt werden?

Eine allgemeingültige Frist gibt es nicht. Wegen der schnellen Entwicklung sind regelmässige Auffrischungen sinnvoll. Legen Sie einen Rhythmus fest und passen Sie ihn an.

Was, wenn Mitarbeitende externe Zertifikate mitbringen?

Prüfen Sie Inhalt und Echtheit und entscheiden Sie, ob sie anerkannt werden. Tragen Sie sie in die Übersicht ein, mit Quelle und Datum.