KI-Schulungsnachweise in der Verwaltung organisieren

Das Problem

Ihre Verwaltung setzt in einzelnen Bereichen KI ein: für Textentwürfe, Übersetzungen, Zusammenfassungen oder die Vorsortierung von Anfragen. Einige Mitarbeitende haben einen Kurs besucht, andere nicht, und niemand weiss genau, wer was gelernt hat. Als die Gemeindeschreiberin gefragt wird, ob das Personal geschult sei, kann sie nur antworten: «Ein Teil.»

Das genügt nicht, wenn Behörde, Aufsicht oder Öffentlichkeit nachfragen. Und es genügt nicht für die eigene Planung: Wer muss noch geschult werden? Wie geht es mit neuen Mitarbeitenden weiter? Was gilt für Lernende und Aushilfen?

Je nach Einsatz und Bezug zum EU-Recht können Anforderungen an die KI-Kompetenz von Personen bestehen, die mit KI arbeiten. Ob und wie das für Ihre Verwaltung gilt, klären Sie im Einzelfall. Unabhängig davon lohnt sich eine einfache Dokumentation: Sie schafft Überblick und Sicherheit.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie, wer KI nutzt. Erstellen Sie ein Inventar der KI-Anwendungen und der Personen, die damit arbeiten. Nutzen Sie dafür eine kurze interne Umfrage.
2. Legen Sie Schulungsstufen fest. Zum Beispiel: Grundlagen für alle, Vertiefung für Nutzende bestimmter Werkzeuge, Führungsthemen für Leitungen. Nicht alle brauchen dasselbe.
3. Wählen Sie die Inhalte aus. Grundlagen, Umgang mit Daten, Prüfung von Ergebnissen, Erkennen von Betrugsversuchen, Amtsgeheimnis und Datenschutz in der Verwaltung.
4. Erstellen Sie die Übersicht. Tabelle mit Funktion, Schulung, Datum, Nachweis vorhanden, nächste Auffrischung. Namen nur, wo nötig und zulässig.
5. Bestimmen Sie die Ablage. Ein geschützter Ordner mit beschränktem Zugriff. Zertifikate gehören dort hin, nicht in private Mails.
6. Regeln Sie die Verantwortung. Eine Person pflegt die Übersicht, eine Vertretung kennt sie. Klären Sie, wie neue Mitarbeitende erfasst werden.
7. Prüfen Sie die Qualität. Was beinhaltet der Nachweis? Teilnahme, Quiz, Praxisaufgabe? Ein Zertifikat sagt wenig über das Können im Alltag.
8. Überprüfen Sie jährlich. Neue Werkzeuge, neue Regeln, neue Personen: Passen Sie Stufen und Übersicht an.

Vorlage zum Kopieren

Verwenden Sie keine echten Namen. Tragen Sie sie später in Ihre geschützte Tabelle ein.

Erstelle für eine Schweizer Gemeindeverwaltung ([Anzahl] Mitarbeitende) eine Vorlage zur Dokumentation von KI-Schulungen.
Funktionen in der Verwaltung: [z. B. Gemeindeschreiberin, Einwohnerdienste, Bauverwaltung, Finanzen, Schule, Werkhof, Lernende]. KI-Einsatz bei uns: [z. B. Textentwürfe, Zusammenfassungen, Übersetzungen].
Erstelle: 1. eine Tabelle mit den Spalten Funktion, KI-Nutzung (ja/nein, wofür), Schulungsstufe, Schulung (Anbieter oder intern), Datum, Nachweis und Ablageort, nächste Auffrischung, 2. ein Mindestprogramm pro Stufe in Stichworten, 3. eine Checkliste für die jährliche Überprüfung (fünf Punkte), 4. fünf Hinweise zum Datenschutz bei der Übersicht (zum Beispiel Zugriff, Aufbewahrung, Zweck).
Mache keine Aussagen zu gesetzlichen Pflichten. Verweise stattdessen auf die Klärung mit der Rechts- und Datenschutzstelle.

Passen Sie Funktionen und Stufen an Ihre Verwaltung an.

Beispiel einer Übersicht

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz bei der Übersicht: Schulungsnachweise sind Personendaten. Begrenzen Sie Zugriff und Aufbewahrungsdauer. Hinweise bietet privatim.
• Rechtliche Anforderungen: Ob der EU AI Act für Ihre Verwaltung Anforderungen an die KI-Kompetenz stellt, hängt vom Einsatz und vom Bezug zur EU ab. Klären Sie das im Einzelfall, siehe Artikel 4 des EU AI Act. Die Verordnung finden Sie im Amtsblatt der EU (EUR-Lex).
• Teilnahme ist nicht Können: Ein Nachweis zeigt, dass jemand geschult wurde. Wie sicher er oder sie KI im Alltag nutzt, zeigt die Praxis.
• Amtsgeheimnis: Verwaltungsangestellte unterliegen besonderen Geheimhaltungspflichten. Die Schulung sollte das berücksichtigen.
• Keine Leistungsbeurteilung: Die Übersicht dient der Planung, nicht der Beurteilung von Personen.
• Neue Mitarbeitende und Wechsel: Planen Sie die Einführung in den ersten Wochen ein, siehe Schulungen im Personalbereich dokumentieren.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Gemeinde Küsnacht ZH mit 90 Angestellten hat 2026 erste KI-Anwendungen für Textentwürfe und Zusammenfassungen zugelassen.

Vorher: Verschiedene Abteilungen schicken Mitarbeitende in unterschiedliche Kurse. Zertifikate liegen in persönlichen Postfächern. Als der Gemeinderat fragt, wer geschult sei, braucht die Verwaltung eine Woche für die Antwort, und das Ergebnis ist ungenau.

Nachher: Die Personalverantwortliche führt eine geschützte Übersicht mit Funktion, Schulung, Datum und Ablageort. Neue Mitarbeitende werden im Onboarding erfasst. Jährlich prüft sie die Liste mit der Datenschutzbeauftragten. Auf Nachfrage zeigt sie eine saubere Übersicht, und die Verwaltung weiss, wo noch Schulungsbedarf besteht.

So hilft Ihnen Alpasana

Linup: KI sicher am Arbeitsplatz ist ein Online-Kurs mit acht Modulen und Quiz, dessen beschriebene Lernzeit zwei bis drei Stunden beträgt und der ohne Technikkenntnisse auskommt. Behandelt werden der Umgang mit Daten, die Prüfung von KI-Ergebnissen und das Erkennen von Betrugsversuchen.

Pro Person gibt es ein privates Zertifikat mit QR-Code und öffentlicher Verifikation sowie eine Nachweismappe mit Curriculum, Abschlussdatum, Ergebnis, Zertifikats-ID, Rollenbezug und Zeitstempeln. Für Teams stehen Einladungen, automatische Erinnerungen, ein Fortschrittsdashboard und ein Firmen-Rapport als PDF zur Verfügung, dazu ein kostenloser KI-Risiko-Check. Laut eigener Angebotsseite ist der Kurs derzeit auf Deutsch. Verwaltungsspezifische Inhalte wie kantonales Datenschutzrecht sind nicht Teil der Beschreibung.

Häufige Fragen

Ist eine KI-Schulung für Verwaltungen Pflicht?

Eine allgemeine Pflicht für alle Schweizer Verwaltungen können wir hier nicht bestätigen. Je nach Kanton, Einsatz und EU-Bezug können Anforderungen bestehen. Klären Sie das mit der Rechtsstelle und der Datenschutzstelle.

Wer darf die Nachweise einsehen?

Nur Personen, die sie für ihre Aufgabe brauchen, zum Beispiel Personalverantwortliche, Leitung und Datenschutzstelle. Legen Sie das schriftlich fest.

Reicht ein Kurs für alle Stufen?

Ein Grundkurs deckt die Basis ab. Wer KI intensiver nutzt oder Verantwortung trägt, braucht zusätzlich Vertiefung, etwa zu Datenschutz, Prüfung von Ergebnissen und Regeln. Planen Sie Stufen und Auffrischungen ein.