Leistungsbeschreibung für Ausschreibungen mit KI entwerfen

Das Problem

Frau Müller arbeitet in der Gemeindeverwaltung und soll mit der Informatikverantwortlichen eine neue Software für die Verwaltung des Friedhofwesens beschaffen. Weil der Betrag über der Schwelle liegt, muss öffentlich ausgeschrieben werden. Die erste Aufgabe: eine Leistungsbeschreibung, die den Bedarf klar erklärt. Sie hat Notizen, Wünsche der Mitarbeitenden und ein altes Dokument aus einem früheren Projekt, aber noch keine klare Struktur. Sie weiss, dass unklare Anforderungen später Probleme machen: Angebote sind nicht vergleichbar, Anbieter missverstehen den Bedarf, und der Zuschlag wird angefochten.

Die Leistungsbeschreibung ist das Herzstück der Ausschreibungsunterlagen. Sie beschreibt, was beschafft werden soll: Zweck, Funktionen, Anforderungen, Rahmenbedingungen, Qualität, Termine. Für öffentliche Beschaffungen gelten Grundsätze wie Gleichbehandlung der Anbieter, Transparenz und Wirtschaftlichkeit. Technische Spezifikationen müssen neutral formuliert sein; sie dürfen nicht auf bestimmte Produkte oder Hersteller zugeschnitten sein, wenn dies den Wettbewerb ungerechtfertigt einschränkt. Die konkreten Regeln legen das Beschaffungsrecht von Bund, Kantonen und Gemeinden fest; Ausschreibungen werden in der Regel über die Plattform simap.ch veröffentlicht.

KI kann beim Strukturieren und Formulieren helfen. Sie kennt aber das Beschaffungsrecht Ihres Kantons nicht verlässlich, und sie kann Anforderungen erfinden oder unbeabsichtigt Produkte bevorzugen. Fachliche Inhalte und rechtliche Prüfung bleiben bei den zuständigen Stellen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie Verfahren und Rahmen. Welches Beschaffungsrecht gilt (Bund, Kanton, Gemeinde), welche Schwellenwerte, welches Verfahren? Die Beschaffungsstelle oder eine Fachperson entscheidet. Ohne diese Klärung ist jeder Entwurf vorläufig.

1. Sammeln Sie den Bedarf. Was soll erreicht werden? Wer nutzt die Lösung? Welche Probleme bestehen heute? Welche Daten und Abläufe sind betroffen? Beteiligen Sie die künftigen Nutzenden.

1. Trennen Sie Muss und Kann. Zwingende Anforderungen (Muss) und wünschbare (Kann) müssen klar erkennbar sein. Je weniger zwingend, desto besser für den Wettbewerb. Jede zwingende Anforderung braucht eine Begründung.

1. Formulieren Sie ergebnisorientiert. Beschreiben Sie, was die Lösung leisten soll, nicht, mit welchem Produkt oder welcher Technik. Vermeiden Sie Markennamen, es sei denn, Ihre Vorgaben erlauben und erfordern sie.

1. Lassen Sie einen Entwurf erstellen. Die KI gliedert Ihre Angaben in eine Leistungsbeschreibung: Ausgangslage, Ziele, Umfang, Anforderungen (nummeriert, mit Muss/Kann), Rahmenbedingungen, Datenschutz und Sicherheit, Termine, Nachweise. Nutzen Sie die Vorlage unten.

1. Prüfen Sie jede Anforderung. Ist sie messbar, überprüfbar und neutral? Stimmen Zahlen, Fristen, Begriffe? Gibt es versteckte Produktbindungen? Die Fachstellen prüfen den Inhalt, die Beschaffungsstelle die Vorgaben des Rechts.

1. Planen Sie Prüfkriterien und Bewertung. Wie werden Angebote verglichen? Eignungs- und Zuschlagskriterien müssen vorher festgelegt und bekanntgegeben werden. Die KI kann Vorschläge machen; die Gewichtung beschliesst die Verwaltung. Hilfen zum Lesen von Angeboten und Ausschreibungen aus Anbietersicht: Ausschreibung mit KI lesen.

1. Lassen Sie die Unterlagen freigeben und archivieren Sie sie. Die zuständige Person gibt die Ausschreibungsunterlagen frei. Dokumentieren Sie Entscheide und Änderungen. Beachten Sie die Anbieter-Fragerunde und passen Sie die Unterlagen gemäss Verfahren an.

Vorlage zum Kopieren

Verwenden Sie keine vertraulichen Informationen oder personenbezogenen Daten.

Du unterstützt eine Schweizer Gemeindeverwaltung beim Entwurf einer Leistungsbeschreibung für eine öffentliche Beschaffung. Du kennst das anwendbare Beschaffungsrecht nicht und gibst keine Rechtsauskunft. Du formulierst produktneutral und ergebnisorientiert.
Beschaffungsgegenstand: [z. B. «Software zur Verwaltung des Friedhofwesens»]. Ausgangslage: [Stichworte]. Ziele: [Stichworte]. Nutzende: [Rollen und Anzahl]. Bekannte Anforderungen (von der Fachstelle): [Liste]. Rahmenbedingungen (Schnittstellen, Datenschutz, Betrieb, Termine): [Stichworte].
Aufgabe: Erstelle einen Entwurf mit den Abschnitten: 1) Ausgangslage, 2) Ziele, 3) Umfang, 4) Anforderungen (nummeriert, getrennt in «Muss» und «Kann», mit Spalte «Nachweis»), 5) Rahmenbedingungen, 6) Datenschutz und Informationssicherheit (nur Fragen an die Fachstelle), 7) Termine, 8) offene Fragen.
Regeln: Verwende keine Marken- oder Produktnamen. Erfinde keine Anforderungen, Zahlen, Normen oder Gesetze. Markiere Annahmen mit [ANNAHME] und Punkte für die Beschaffungsstelle mit [VERGABERECHT PRÜFEN]. Deutsch (Schweiz).

Setzen Sie Ihre Angaben ein. Lassen Sie den Entwurf von Fachstelle und Beschaffungsstelle prüfen, bevor er in die Unterlagen kommt.

Worauf Sie achten müssen

• Vergaberecht: Gleichbehandlung, Transparenz und produktneutrale Spezifikation sind zentrale Grundsätze. Die Details hängen von Bund, Kanton und Verfahren ab; die Beschaffungsstelle klärt das. Veröffentlichungen laufen meist über simap.ch.
• Neutralität: KI-Entwürfe können unbeabsichtigt an bekannte Produkte anlehnen. Prüfen Sie auf versteckte Produktbindungen.
• Erfundene Anforderungen: KI ergänzt gern Standardanforderungen, die gar nicht nötig sind und den Wettbewerb einschränken. Streichen Sie, was nicht begründet ist.
• Datenschutz und Sicherheit: Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit müssen fachlich geklärt werden; siehe KI-Anbieter: Checkliste für die Verwaltung.
• Vertraulichkeit: Interne Informationen und Budgetangaben gehören nicht in nicht freigegebene Dienste.
• Nachvollziehbarkeit: Dokumentieren Sie, wie die Anforderungen entstanden sind, damit der Zuschlag begründbar ist.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Gemeindeverwaltung in Wetzikon schreibt eine Software für das Friedhofwesen aus. Frau Müller und die Fachstelle sammeln Bedarf und Anforderungen und lassen mit KI einen Entwurf der Leistungsbeschreibung erstellen.

Vorher: Zwei Seiten Notizen, die Anbietern kaum helfen würden. Nachher: Ein Entwurf mit 28 Anforderungen. Die Beschaffungsstelle streicht drei Muss-Anforderungen, die auf ein bestimmtes Produkt hindeuten, und wandelt vier in Kann-Anforderungen um. Die Fachstelle ergänzt zwei Funktionen, die fehlten. Die Unterlagen werden freigegeben und auf der Plattform veröffentlicht. Bei den Anbieterfragen zeigt sich, dass die Beschreibung verständlich ist; es braucht nur wenige Klarstellungen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer lernen möchte, KI-Aufträge für Entwürfe klar zu formulieren und Ergebnisse zu prüfen, findet bei absofort den Kurs Prompt Engineering. Sie legen Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat fest, überarbeiten Prompts, prüfen Ergebnisse und berücksichtigen den Datenschutz; ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess entsteht dabei. Der Online-Kurs benötigt keine Programmierkenntnisse und führt zu einem Zertifikat.

Beschaffungsberatung oder die rechtliche Prüfung von Ausschreibungsunterlagen bietet der Kurs nicht.

Häufige Fragen

Darf ich KI-Entwürfe direkt in die Unterlagen übernehmen?

Nicht ohne Prüfung. Fachstelle und Beschaffungsstelle müssen Inhalt und Vergaberecht prüfen und freigeben.

Wie vermeide ich Produktbindungen?

Mit ergebnisorientierten Anforderungen und Prüfung durch eine zweite Person, die den Markt kennt.

Soll ich Anbieter vorab um Rat fragen?

Das ist rechtlich heikel. Klären Sie mit der Beschaffungsstelle, wie ein Markterkundungsverfahren zulässig ist.

Wie viele Anforderungen sind sinnvoll?

So wenige wie nötig. Viele Muss-Anforderungen schränken ein und erschweren den Zuschlag.