Vernehmlassungsantworten mit KI thematisch auswerten

Das Problem

Eine Behörde hat einen Gesetzesentwurf oder ein Konzept in die Vernehmlassung gegeben. Kantone, Gemeinden, Parteien, Verbände und weitere Organisationen können dazu Stellung nehmen. Nun liegen 80 oder 150 Antworten vor, teils zwei Seiten kurz, teils vierzig Seiten lang, manche mit Tabellen und Anhängen. Ein Bericht soll zeigen, welche Positionen es gibt, wo Einigkeit besteht und wo nicht.

Diese Auswertung ist anspruchsvoll. Alle Stimmen sollen korrekt wiedergegeben werden, ohne zu verfälschen. Gleichzeitig ist die Zeit knapp, und die Vielfalt der Formulierungen macht den Vergleich mühsam.

KI kann beim Sortieren und Zusammenfassen helfen, etwa indem sie Aussagen den Themen zuordnet. Doch Zusammenfassungen von KI können Nuancen verlieren, Positionen verdrehen oder Aussagen hinzufügen, die nicht im Text stehen. In der Verwaltung ist das heikel, denn die Auswertung ist Grundlage politischer Entscheide. Diese Seite zeigt, wie Sie KI nutzen und zugleich Genauigkeit sichern.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie die Rahmenbedingungen. Welche Regeln gelten für den Umgang mit den Stellungnahmen: Vertraulichkeit, Veröffentlichung, Personendaten? Welche Werkzeuge sind zugelassen? Klären Sie das mit Ihrer Verwaltung und Datenschutzstelle. Siehe KI-Entscheidungen in der Verwaltung: Grenzen.

1. Lesen Sie eine Auswahl selbst. Lesen Sie zehn bis zwanzig Antworten vollständig, aus verschiedenen Gruppen. So verstehen Sie die Themen und die Sprache, bevor Sie ein Raster festlegen.

1. Legen Sie ein Themenraster fest. Orientieren Sie sich an den Fragen der Vorlage und den Artikeln des Entwurfs. Pro Thema: Zustimmung, Ablehnung, Änderungswünsche. Halten Sie das Raster schriftlich fest.

1. Bereiten Sie die Texte vor. Einheitliche Dateinamen, Nummerierung, Ablage. Prüfen Sie, ob Personendaten oder vertrauliche Inhalte enthalten sind, und anonymisieren Sie bei Bedarf. Siehe Personendaten für KI anonymisieren.

1. Lassen Sie die KI Aussagen den Themen zuordnen. Pro Stellungnahme: Welche Position zu welchem Thema, mit wörtlichem Zitat und Fundstelle (Seite, Absatz). Das Zitat ist die Kontrolle.

1. Prüfen Sie jede Zuordnung am Original. Stimmt das Zitat, stimmt die Position, wurde etwas ausgelassen? Prüfen Sie lückenlos bei wichtigen Punkten, stichprobenartig bei einfachen. Siehe KI-Zusammenfassungen und Auslassungen.

1. Verdichten Sie die Ergebnisse. Pro Thema: Anzahl und Art der Positionen, Argumente, Besonderheiten. Zahlen zählen Sie selbst, in einer Tabelle, nicht die KI.

1. Schreiben Sie den Bericht selbst und dokumentieren Sie den KI-Einsatz. Die Gewichtung und Interpretation sind Aufgabe der Fachleute. Halten Sie fest, wo und wie KI geholfen hat. Siehe KI-Nutzung in Behörden dokumentieren.

Auswertungsraster (Beispiel):

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt lassen Sie Aussagen zuordnen. Verwenden Sie nur Texte, die Sie in diesem Werkzeug verarbeiten dürfen, und anonymisieren Sie Personendaten:

Du hilfst bei der Auswertung einer Vernehmlassung. Der folgende Text ist eine Stellungnahme. Ordne sie dem Themenraster zu: [Liste der Themen oder Fragen].
Gib pro Thema an: Position (zustimmend, ablehnend, mit Vorbehalt, keine Aussage), eine kurze Zusammenfassung in höchstens zwei Sätzen und das wörtliche Zitat mit Seitenangabe, auf dem deine Zuordnung beruht. Wenn eine Stellungnahme zu einem Thema nichts sagt, schreibe «keine Aussage» und lasse es leer.
Interpretiere nichts hinein, füge nichts hinzu und kennzeichne unklare Stellen mit [unklar].
[STELLUNGNAHME-ANFANG]
[Text einfügen]
[STELLUNGNAHME-ENDE]

Ersetzen Sie das Themenraster. Prüfen Sie jedes Zitat am Original.

Worauf Sie achten müssen

• Genauigkeit vor Tempo: KI kann Aussagen verkürzen oder verdrehen. Das wörtliche Zitat mit Fundstelle ist Ihre Kontrolle. Ohne Zitat keine Zuordnung.
• Gleichbehandlung aller Stimmen: Prüfen Sie, dass die KI nicht Stimmen verkürzt, die ausführlicher oder komplizierter formuliert sind. Lange Texte werden eher zu stark verdichtet.
• Vertraulichkeit und Datenschutz: Stellungnahmen können Personendaten oder vertrauliche Angaben enthalten. Für öffentliche Organe gelten das Datenschutzrecht und interne Vorgaben. Klären Sie, ob Werkzeuge zulässig sind, siehe Quellen.
• Gewichtung ist keine KI-Aufgabe: Wie schwer eine Stimme wiegt, ist ein politischer und fachlicher Entscheid, nicht die Sache einer Maschine.
• Rechtsrahmen: Das Vernehmlassungsverfahren folgt gesetzlichen Vorgaben. Für Einzelheiten konsultieren Sie die zuständige Rechtsabteilung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einem Kanton hat das Amt für Raumentwicklung 120 Stellungnahmen zu einem Planungsentwurf erhalten. Eine Sachbearbeiterin soll bis zum Quartalsende einen Bericht schreiben.

Vorher hätte sie jede Antwort von Hand gelesen und exzerpiert. Nachher liest sie 15 Stellungnahmen selbst, legt ein Raster mit sieben Themen fest und lässt eine freigegebene KI die übrigen zuordnen, jeweils mit Zitat und Seitenangabe. Sie prüft jede Zuordnung zu den zwei umstrittenen Themen vollständig und die übrigen stichprobenartig. Dabei findet sie drei Verdrehungen. Zahlen und Bericht erstellt sie selbst und dokumentiert den KI-Einsatz.

So hilft Ihnen Alpasana

Wie Sie KI für Zusammenfassungen, Analyse und Dokumente im Berufsalltag einsetzen und Ergebnisse prüfen, behandeln die Praxiskurse von absofort: Dort stehen Bürokommunikation, Datenverständnis, Qualitätsprüfung und Einsatzregeln auf dem Programm, mit Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss.

Die Auswertung einer konkreten Vernehmlassung durch Alpasana ist nicht Teil des Angebots.

Häufige Fragen

Darf eine KI das Ergebnis der Vernehmlassung beurteilen?

Sie kann ordnen und zusammenfassen, aber nicht gewichten oder bewerten. Die Beurteilung liegt bei der zuständigen Stelle und den politischen Organen.

Wie erkenne ich, ob die KI einen Fehler gemacht hat?

Durch den Vergleich mit dem Originaltext. Deshalb verlangen Sie bei jeder Zuordnung ein wörtliches Zitat mit Fundstelle. Prüfen Sie besonders Verneinungen, Vorbehalte und Zahlen.

Müssen wir den KI-Einsatz im Bericht erwähnen?

Das hängt von den Vorgaben Ihrer Verwaltung ab. Transparenz ist ein gutes Prinzip. Dokumentieren Sie den Einsatz zumindest intern, und prüfen Sie, ob eine Erwähnung nötig ist.