KI-Schulungen im Pharmaunternehmen nachvollziehbar dokumentieren

Das Problem

In Ihrem Pharmaunternehmen nutzen Mitarbeitende KI für verschiedene Aufgaben: Texte entwerfen, Dokumente durchsuchen, Daten auswerten. Gleichzeitig ist für fast jede Tätigkeit nachzuweisen, dass die Person dafür qualifiziert und geschult ist. Bei KI stellt sich die Frage: Wer hat welche Schulung erhalten, wofür darf er KI einsetzen, und wo gibt es Lücken?

Ohne Übersicht entstehen Unsicherheit und Risiken. Eine Mitarbeiterin nutzt KI für eine heikle Aufgabe, ohne die Grenzen zu kennen. Bei einem Audit fehlen Nachweise, wer wann worin geschult wurde. Und neue Mitarbeitende werden uneinheitlich eingeführt.

Mit einer einfachen Schulungsmatrix und klaren Nachweisen schaffen Sie Übersicht. KI-Schulungen sind kein Selbstzweck: Sie sollen sicherstellen, dass Menschen KI verantwortungsvoll einsetzen und ihre Grenzen kennen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Erlaubte KI-Aufgaben festlegen. Klären Sie mit der Qualitätssicherung, wofür KI im Betrieb eingesetzt werden darf und wofür nicht. Das ist die Grundlage jeder Schulung. Siehe GMP und KI-Einsatz prüfen.

1. Rollen und Aufgaben zuordnen. Welche Rollen arbeiten mit KI: Qualitätssicherung, Regulatory Affairs, Medical Information, Produktion, Administration? Welche Aufgaben führen sie mit KI aus? Daraus ergibt sich der Schulungsbedarf pro Rolle.

1. Inhalte pro Rolle bestimmen. Typisch sind: Grundlagen von KI und ihre Fehler, Datenschutz und Vertraulichkeit, erlaubte und verbotene Aufgaben, Prüfen von Ergebnissen, Dokumentation, Meldung von Vorfällen. Je nach Rolle kommen vertiefende Inhalte hinzu.

1. Eine Schulungsmatrix anlegen. Zeilen: Mitarbeitende (oder Rollen). Spalten: Schulungsmodul, Datum, Nachweis (Teilnahmeliste, Zertifikat), Gültig bis, Bemerkung. Ergänzen Sie, für welche KI-Aufgaben die Person freigegeben ist.

1. Schulungen durchführen und Nachweise ablegen. Online-Kurse, interne Schulungen, Einweisungen am Arbeitsplatz. Legen Sie Nachweise geordnet ab: Teilnahmebestätigung, Zertifikat mit Prüfmöglichkeit, Ergebnis des Wissenstests. Siehe KI-Kompetenz nachweisen.

1. Lücken erkennen. Wer hat noch keine Schulung, wessen Nachweis läuft ab, wer wechselt die Rolle? Mit der Matrix sehen Sie das auf einen Blick. KI kann beim Auswerten der Tabelle helfen, wenn Sie Rollen statt Namen verwenden.

1. Freigabe für Aufgaben bewusst erteilen. Die Schulung allein berechtigt nicht automatisch. Die Vorgesetzte oder Qualitätssicherung bestätigt, dass die Person die KI-Aufgabe ausführen darf. Dokumentieren Sie das.

1. Regelmässig auffrischen. Planen Sie Wiederholungen und Updates bei Änderungen von Werkzeugen und Regeln. Legen Sie fest, wie oft und wie dokumentiert wird.

Vorlage zum Kopieren

Ich möchte eine Schulungsmatrix für den Einsatz von KI in unserem Pharmaunternehmen aufbauen.
Rollen, die mit KI arbeiten: [z. B. Qualitätssicherung, Regulatory Affairs, Medical Information, Administration].
Erlaubte KI-Aufgaben (laut interner Regelung): [Stichworte].
Geplante Schulungsinhalte: [z. B. KI-Grundlagen, Datenschutz, Prüfen von Ergebnissen, Dokumentation, Vorfallmeldung].
Bitte erstelle mir:
1. eine Matrix mit den Spalten Rolle, KI-Aufgabe, Schulungsmodul, Datum, Nachweis, Freigegeben durch, Gültig bis,
2. eine Checkliste, mit der ich bei einem Audit schnell belegen kann, wer geschult ist,
3. fünf Fragen, die ich mit der Qualitätssicherung klären sollte.
Verwende Rollen statt Namen. Erfinde keine gesetzlichen Anforderungen und keine Schulungsfristen.

Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre Rollen und Aufgaben und stimmen Sie die Matrix mit der Qualitätssicherung ab.

Worauf Sie achten müssen

• Zertifikat ist nicht Befähigung. Ein Kursabschluss zeigt Wissen, aber nicht, dass jemand eine konkrete Aufgabe richtig ausführt. Ergänzen Sie praktische Einweisung und Freigabe durch Vorgesetzte.
• Nachweise prüfbar halten. Verifizierbare Zertifikate und strukturierte Ablage erleichtern Audits. Prüfen Sie, ob Nachweise zu Ihrem Qualitätssystem passen.
• Rechtliche Anforderungen. Je nach Einsatz können Pflichten zur KI-Kompetenz gelten, etwa bei EU-Bezug. Klären Sie diese im Einzelfall mit Fachpersonen. Eine Einordnung bietet KI-Kompetenzpflicht verstehen.
• Datenschutz. Schulungsdaten von Mitarbeitenden sind Personendaten. Legen Sie fest, wer sie sehen darf und wie lange sie aufbewahrt werden.
• Aktualität. KI-Werkzeuge und Regeln ändern sich. Veraltete Schulungen helfen wenig.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Ein Pharmabetrieb in Baden-Dättwil setzt KI für Textentwürfe und Dokumentensuche ein. Vor einem internen Audit fragt die Qualitätsleiterin: «Wer ist geschult?» Frau Müller aus der Administration muss Zertifikate und Teilnahmelisten aus verschiedenen Ablagen zusammensuchen.

Mit der Vorlage erstellt sie eine Matrix mit Rollen, Aufgaben, Modulen und Nachweisen. Sie zeigt, dass drei Personen noch keine Schulung haben und bei zwei Nachweisen das Datum fehlt. Die Qualitätsleiterin plant Schulungen und bestätigt die Freigaben schriftlich. Beim Audit zeigt der Betrieb die Matrix mit geordneten Nachweisen.

So hilft Ihnen Alpasana

Das Angebot Linup: KI sicher am Arbeitsplatz bietet laut Angebotsseite einen Online-Kurs mit acht Modulen und Quiz, mit beschriebener Lernzeit von zwei bis drei Stunden und ohne Technikkenntnisse. Inhalte sind Umgang mit Daten, Prüfung von KI-Ergebnissen und das Erkennen von Betrugsversuchen. Es gibt ein privates Zertifikat mit QR-Code und öffentlicher Verifikation sowie eine Nachweismappe mit Curriculum, Abschlussdatum, Ergebnis, Zertifikats-ID, Rollenbezug und Zeitstempeln.

Dazu gehören laut Beschreibung Teameinladungen, automatische Erinnerungen, ein Fortschrittsdashboard und ein Firmen-Rapport als PDF. Der Kurs ist laut Angebotsseite derzeit auf Deutsch. Die Nachweise ergänzen Ihre interne Befähigung und Freigabe, ersetzen sie aber nicht, und regulatorische Anforderungen Ihrer Branche sind damit nicht abschliessend abgedeckt.

Häufige Fragen

Reicht ein Online-Kurs als Schulung?

Als Grundlage kann er genügen. Ergänzen Sie rollenspezifische Einweisungen und die Freigabe für konkrete Aufgaben. Mehr zum Unterschied: Zertifikat und Schulungsnachweis.

Wie oft muss ich schulen?

Das legen Ihre internen Regeln fest. Sinnvoll sind Auffrischungen bei Änderungen und in regelmässigen Abständen.

Was gehört in eine Vorlage für den Nachweis?

Name oder Rolle, Inhalt, Datum, Ergebnis und Bestätigung. Eine Vorlage finden Sie unter Schulungsnachweis: Vorlage.

Muss jede Person KI-geschult sein?

Wer KI für Betriebsaufgaben nutzt, sollte geschult sein. Ob das rechtlich verlangt ist, hängt vom Einzelfall ab und ist fachlich zu klären.