KI-Schulungen im Pflegeteam dokumentieren

Das Problem

Ihr Pflegeteam hat angefangen, KI für Texte, Berichtsentwürfe oder Dienstplanideen zu nutzen. Einige haben einen Kurs besucht, andere haben sich selbst eingearbeitet, und wieder andere warten noch. Die Leitung fragt: «Wer kann das eigentlich sicher? Wer hat welche Schulung?» Sie wissen es nur ungefähr. Die Zertifikate liegen in verschiedenen Mails und Ordnern.

Ohne Überblick lässt sich nicht planen. Sie wissen nicht, wer noch eine Schulung braucht, und Sie können bei Rückfragen, zum Beispiel von Trägerschaft oder Aufsicht, nichts vorzeigen. Zudem können je nach Einsatz Anforderungen an die Kompetenz von Personen bestehen, die mit KI arbeiten.

Eine einfache Übersicht schafft Klarheit. Sie braucht keine grosse Software, aber klare Regeln: Wer führt sie, wo liegen die Nachweise, wie oft wird sie überprüft?

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie den Zweck. Wofür brauchen Sie die Übersicht: Planung, Nachweis gegenüber Dritten, interne Qualität? Der Zweck bestimmt den Aufwand.
2. Legen Sie Rollen und Stufen fest. Nicht alle brauchen dasselbe. Beispiel: Alle Mitarbeitenden Grundregeln, Teamleitungen Führungsthemen, Ansprechpersonen Vertiefung.
3. Erstellen Sie die Übersicht. Eine Tabelle: Rolle, Funktion (nicht unbedingt Namen im Klartext, je nach Datenschutzkonzept), Schulung, Datum, Nachweis vorhanden, nächste Auffrischung.
4. Legen Sie die Ablage fest. Ein geschützter Ordner mit Zugriff nur für befugte Personen. Zertifikate dort ablegen, nicht in persönlichen Mails.
5. Bestimmen Sie die verantwortliche Person. Eine Person pflegt die Übersicht, eine Vertretung kennt sie.
6. Prüfen Sie die Qualität der Schulung. Was wurde gelernt? Gibt es Praxisbezug zur Pflege, etwa zu Schweigepflicht und Datenschutz? Ein Teilnahmenachweis ist kein Kompetenznachweis.
7. Planen Sie Auffrischungen. KI verändert sich. Jährliche Kurzauffrischung oder Austausch im Team.
8. Überprüfen Sie die Übersicht regelmässig. Zweimal im Jahr: Sind neue Mitarbeitende erfasst? Sind Nachweise aktuell?

Vorlage zum Kopieren

Verwenden Sie keine echten Namen von Mitarbeitenden. Fügen Sie die Namen später von Hand in Ihre geschützte Tabelle ein.

Erstelle für ein Pflegeteam in der Schweiz ([Einrichtung, z. B. Spitex, Pflegeheim], [Anzahl] Mitarbeitende) eine Vorlage zur Dokumentation von KI-Schulungen.
Rollen im Team: [z. B. Pflegefachpersonen, Pflegehilfen, Teamleitung, Administration, Ansprechperson KI].
Erstelle: 1. eine Tabelle mit den Spalten Rolle, Schulungsinhalt, Anbieter oder interne Schulung, Datum, Nachweis (ja/nein, Ablageort), nächste Auffrischung, Bemerkung, 2. ein Beispiel für ein Mindestprogramm pro Rolle (Inhalte in Stichworten, ohne Dauerangaben), 3. eine Checkliste für die jährliche Überprüfung (fünf Punkte), 4. einen Absatz mit Hinweisen zum Datenschutz bei der Übersicht.
Mache keine Aussagen zu gesetzlichen Pflichten. Verweise stattdessen darauf, dass das im Einzelfall geklärt werden muss.

Passen Sie Rollen und Programme an Ihre Einrichtung an.

Beispiel einer Übersicht

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Schulungsnachweise sind Personendaten. Begrenzen Sie den Zugriff und bewahren Sie sie nur so lange auf, wie nötig. Siehe EDÖB.
• Gesetzliche Anforderungen: Je nach Einsatz und Bezug zur EU kann der EU AI Act Anforderungen an KI-Kompetenz stellen. Ob und wie das auf Ihre Einrichtung zutrifft, klären Sie im Einzelfall, siehe Artikel 4 des EU AI Act und Schulungspflicht.
• Teilnahme ist nicht Können: Eine Bestätigung zeigt, dass jemand dabei war. Ob die Person die Inhalte anwendet, zeigt der Alltag.
• Fachliche Pflichtfortbildungen: KI-Schulungen ersetzen keine pflegefachlichen Fortbildungen und umgekehrt.
• Keine Bewertung von Personen: Die Übersicht dient der Planung, nicht der Leistungsbeurteilung. Siehe Leistungskontrolle vermeiden.
• Wechsel im Team: Neue Mitarbeitende brauchen eine Einführung, siehe Neue Mitarbeitende einarbeiten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Pflegeheim in Wetzikon mit 60 Mitarbeitenden hat im Sommer ein KI-Werkzeug für Textentwürfe eingeführt.

Vorher: Zwölf Personen haben einen Online-Kurs besucht, aber niemand weiss genau, wer. Die Zertifikate liegen in privaten Mails. Als die Trägerschaft nachfragt, kann die Leitung nur ungefähr antworten.

Nachher: Die Qualitätsverantwortliche führt eine geschützte Tabelle mit Rolle, Schulung, Datum und Ablageort. Neue Mitarbeitende erhalten die Grundschulung in den ersten vier Wochen. Zweimal im Jahr prüft die Leitung die Übersicht und plant Auffrischungen. Auf Nachfrage zeigt sie die Übersicht und bestätigt, wer geschult ist.

So hilft Ihnen Alpasana

Linup: KI sicher am Arbeitsplatz ist ein Online-Kurs mit acht Modulen und Quiz, dessen beschriebene Lernzeit zwei bis drei Stunden beträgt und der ohne Technikkenntnisse auskommt. Er behandelt den Umgang mit Daten, die Prüfung von KI-Ergebnissen und das Erkennen von Betrugsversuchen.

Pro Person gibt es ein privates Zertifikat mit QR-Code und öffentlicher Verifikation. Die Nachweismappe enthält Curriculum, Abschlussdatum, Ergebnis, Zertifikats-ID, Rollenbezug und Zeitstempel. Für Teams gibt es Einladungen, automatische Erinnerungen, ein Fortschrittsdashboard und einen Firmen-Rapport als PDF. Laut eigener Angebotsseite ist der Kurs derzeit auf Deutsch. Pflegefachliche Inhalte sind nicht Teil des Kurses.

Häufige Fragen

Ist eine KI-Schulung im Pflegeteam Pflicht?

Eine allgemeine Pflicht für alle Pflegeeinrichtungen können wir hier nicht bestätigen. Je nach Einsatz, Auftraggebern und EU-Bezug können Anforderungen bestehen. Klären Sie das im Einzelfall mit der Trägerschaft oder einer Fachstelle.

Wie lange sollen wir Nachweise aufbewahren?

Das hängt von Zweck und internen Regeln ab. Bewahren Sie sie so lange auf, wie sie für die Planung und mögliche Nachfragen nötig sind, und löschen Sie sie danach. Lassen Sie die Fristen von der Datenschutzverantwortlichen festlegen.

Reicht ein Zertifikat für alle Rollen?

Nein. Ein Zertifikat deckt Grundlagen ab. Rollen mit mehr Verantwortung brauchen mehr: Führungskräfte Themen wie Regeln und Verantwortung, Ansprechpersonen Vertiefung und Gesprächsführung.