NGO-Projektbudget mit KI auf Widersprüche prüfen

Das Problem

Der Projektantrag ist fast fertig. Im Text steht, dass drei Mitarbeitende zu 40 Prozent mitarbeiten, ein Kurs im Frühling stattfindet und Räume gemietet werden. Das Budget in der Tabelle zeigt aber nur zwei Personalstellen, keine Raummiete und einen Gesamtbetrag, der nicht zu den Einzelposten passt.

Solche Widersprüche passieren leicht, weil Text und Budget von verschiedenen Personen geschrieben und mehrfach geändert werden. Förderstellen merken sie sofort. Ein Budget, das nicht stimmt, lässt den ganzen Antrag unglaubwürdig wirken, und im schlimmsten Fall fehlt später Geld.

Eine KI kann beim Abgleich helfen, wie ein zweites Paar Augen: Sie liest Text und Tabelle und meldet Auffälligkeiten. Rechnen kann sie nicht zuverlässig, und was ein Budget rechtfertigt, entscheiden Sie. Der Zweck ist, Fehler zu finden, bevor es die Förderstelle tut.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aktuelle Fassung festlegen. Arbeiten Sie mit der neuesten Version von Antrag und Budget. Notieren Sie Datum und Versionsnummer.

1. Budget bereinigen. Entfernen Sie Namen und interne Notizen. Behalten Sie Posten, Beträge und Erläuterungen. Prüfen Sie die Summen vorab mit einer Excel-Formel.

1. Projektbeschreibung beilegen. Geben Sie den relevanten Antragstext dazu, etwa Aktivitäten, Zeitplan und Personal.

1. Abgleich anfordern. Lassen Sie die KI nach Widersprüchen, fehlenden Posten und unklaren Annahmen suchen. Verwenden Sie die Vorlage unten.

1. Rechnerisch nachprüfen. Prüfen Sie jede gemeldete Zahl und jede Summe selbst. Wenn die KI eine Rechnung zeigt, rechnen Sie sie mit dem Taschenrechner oder in Excel nach.

1. Mit Kassierin oder Treuhand klären. Besprechen Sie die Befunde mit der Person, die für Finanzen zuständig ist. Ergänzen Sie fehlende Posten mit echten Angaben.

1. Förderbedingungen beachten. Prüfen Sie, welche Kosten die Förderstelle anerkennt, wie hoch der Anteil für Verwaltung sein darf und ob Eigenleistungen angerechnet werden.

1. Gegenlesen und einreichen. Lassen Sie das Budget von einer zweiten Person gegenlesen. Reichen Sie erst ein, wenn Text und Zahlen zusammenpassen.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt eine kleine Schweizer NGO bei der Kontrolle eines Projektbudgets. Du findest Widersprüche und Lücken, aber du entscheidest nichts und rechnest nichts als gesichert.

Projektbeschreibung (Auszug: Aktivitäten, Zeitplan, Personal):
[Text]

Budgettabelle (Posten, Beträge in CHF, Erläuterung):
[Tabelle]

Aufgabe:
1. Nenne Tätigkeiten oder Kosten, die im Text vorkommen, aber im Budget fehlen.
2. Nenne Budgetposten, die im Text nicht erklärt werden.
3. Nenne Stellen, an denen Prozentwerte, Zeiträume oder Beträge zwischen Text und Budget nicht zusammenpassen.
4. Nenne Posten, die auffällig hoch oder niedrig erscheinen, ohne zu behaupten, dass sie falsch sind.
5. Stelle Rückfragen, die ich vor dem Einreichen klären sollte.
Zitiere bei jedem Befund die betreffende Textstelle oder Zeile. Rechne Summen nicht selbst nach, sondern weise darauf hin, dass ich sie in Excel prüfe.

Ersetzen Sie die Platzhalter mit den Angaben aus Ihrem Antrag; bei grossen Tabellen prüfen Sie Posten für Posten.

Worauf Sie achten müssen

• Rechenfehler: Sprachmodelle rechnen bei Tabellen unzuverlässig. Prüfen Sie Summen immer mit einer Excel-Formel.
• Vertrauliche Finanzdaten: Interne Zahlen, Löhne und Spenderbeträge gehören nicht in öffentliche KI-Dienste. Verwenden Sie bereinigte Auszüge oder anonymisierte Posten. Mehr dazu: Welche Daten gehören nicht in eine KI?.
• Förderbedingungen: Welche Kosten anerkannt werden und wie Eigenleistungen gelten, steht in den Unterlagen der Förderstelle. Lesen Sie sie selbst und fragen Sie bei Unklarheit nach.
• Keine geschönten Zahlen: Passen Sie Zahlen nicht an, damit sie besser aussehen. Fehler im Budget werden später spürbar.
• Plausibilität: Die KI kennt Ihre Löhne, Mieten und Preise nicht. Ihre Einschätzung ist massgebend, und Offerten belegen Kosten.
• Revision und Abrechnung: Das Budget ist Grundlage späterer Abrechnungen. Halten Sie Annahmen fest, damit Abweichungen erklärbar bleiben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Organisation in Chur beantragt Unterstützung für ein Mentoring-Programm für Jugendliche. Das Gesuch ist 12 Seiten lang, das Budget eine Tabelle mit 15 Posten. Die Projektleiterin lässt die KI beides abgleichen.

Die Rückmeldung zeigt drei Dinge: Im Text wird ein Abschlussfest erwähnt, im Budget fehlt es. Im Text sind 25 Prozent Projektleitung genannt, im Budget 20 Prozent. Und der Posten «Diverses» macht über zehn Prozent des Gesamtbetrags aus und ist nicht erklärt.

Die Leiterin klärt alle drei Punkte mit dem Kassier, rechnet die Summen in Excel nach und ergänzt Text und Tabelle. Vorher hätte die Stiftung Rückfragen gestellt und den Entscheid verzögert. Nachher passt alles zusammen. Wie sich der Antrag an die Kriterien der Stelle anpasst, zeigt NGO-Förderantrag mit KI.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, wie Sie Tabellen und Berichte mit KI sorgfältig prüfen, bietet absofort Kurse zu konkreten Arbeitsaufgaben an. Auf der Seite KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben sind unter anderem Excel, Datenverständnis und Dashboards sowie Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen beschrieben.

Die Kurse sind online und mit Praxisaufgaben aufgebaut. Buchhalterische Beratung gehört nicht dazu, dafür wenden Sie sich an Ihre Treuhandstelle.

Häufige Fragen

Kann die KI das Budget auch selbst erstellen?

Sie kann eine Struktur vorschlagen, etwa typische Kostenarten. Die Beträge müssen aus Offerten, Löhnen und Erfahrungswerten stammen. Erfundene Zahlen sind keine Grundlage.

Wie vermeide ich, dass Zahlen im Text und Budget auseinanderlaufen?

Pflegen Sie Zahlen an einem Ort, etwa in der Budgettabelle, und übernehmen Sie sie von dort in den Text. Prüfen Sie nach jeder Änderung beide Dokumente.

Was bedeutet «Eigenleistung» im Budget?

Das ist der Beitrag, den Ihre Organisation selbst einbringt, etwa Arbeitszeit oder Räume. Ob und wie sie angerechnet wird, bestimmt die Förderstelle. Fragen Sie dort nach.