Wirkungsbericht mit KI aus belegten Ergebnissen erstellen

Das Problem

Am Ende eines Projektjahres will die Stiftung einen Bericht: Was wurde erreicht? Was hat sich verändert? Die Projektleiterin sitzt vor einem Stapel Notizen, Teilnahmelisten, Rückmeldungen und Fotos. Sie weiss, dass das Projekt vielen geholfen hat, aber wie belegt sie das?

Dabei lauert eine Falle: Aus «Wir haben 40 Kurse durchgeführt» wird schnell «Wir haben 400 Menschen zu mehr Selbstständigkeit verholfen». Das klingt gut, ist aber nicht belegt. Förderstellen, Spendende und die Öffentlichkeit erwarten zu Recht ehrliche Berichte.

Zwei Dinge sollten Sie auseinanderhalten. Aktivitäten sind das, was Sie getan haben (Kurse, Beratungen). Ergebnisse sind direkte Folgen (Teilnehmende, Abschlüsse). Wirkung ist das, was sich bei Menschen langfristig verändert, und sie ist oft schwer zu belegen. Eine KI kann beim Ordnen und Formulieren helfen, aber Ursache und Wirkung kann sie nicht erfinden.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Datenbasis sammeln. Teilnahmelisten, Befragungen, Rückmeldungen, Statistiken. Notieren Sie, woher jede Zahl stammt und wie sie erhoben wurde.

1. Ebenen trennen. Teilen Sie Ihre Angaben in Aktivitäten, Ergebnisse und beobachtete Veränderungen. Schreiben Sie dazu, wie sicher Sie jeweils sind.

1. Fehlendes benennen. Wo fehlen Daten? Wo haben Sie nur Eindrücke? Halten Sie fest, was Sie nicht wissen. Das ist Teil eines ehrlichen Berichts.

1. KI ordnen lassen. Geben Sie die Angaben mit der Vorlage unten in die KI und lassen Sie eine Gliederung des Berichts und Textentwürfe pro Abschnitt erstellen.

1. Zahlen und Aussagen abgleichen. Prüfen Sie jede Zahl und jede Wirkungsaussage gegen Ihre Unterlagen. Streichen Sie, was nicht belegt ist.

1. Vorsichtig formulieren. Verwenden Sie Wörter wie «laut Rückmeldung von 12 Teilnehmenden» statt «alle Teilnehmenden». Unterscheiden Sie Beobachtung und Beleg.

1. Verständlich gestalten. Lassen Sie die Texte vereinfachen und mit einer kurzen Zusammenfassung versehen. Fügen Sie eine Tabelle mit den wichtigsten Zahlen bei.

1. Rückmeldung einholen. Lassen Sie den Bericht von jemandem lesen, der das Projekt kennt, und von jemandem, der es nicht kennt.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt eine kleine Schweizer NGO beim Wirkungsbericht. Du verwendest nur die Angaben, die ich dir gebe, und erfindest keine Zahlen, Ursachen oder Zitate.

Projekt: [Name, Zeitraum]
Aktivitäten (belegt durch [Quelle]): [z. B. 40 Kurse, 12 Beratungsgespräche pro Monat]
Ergebnisse (belegt durch [Quelle]): [z. B. 180 Teilnehmende, 65 Abschlüsse]
Beobachtete Veränderungen (Quelle und Sicherheit): [z. B. Rückmeldungen von 22 Teilnehmenden; keine Vergleichsgruppe]
Was wir nicht wissen oder nicht messen konnten: [Stichworte]
Zielgruppe des Berichts: [Stiftung / Spendende / Gemeinde]

Aufgabe:
1. Schlage eine Gliederung vor (Zusammenfassung, Aktivitäten, Ergebnisse, Beobachtungen und Lernen, nächste Schritte).
2. Schreibe die Abschnitte in einfacher Sprache. Verwende vorsichtige Formulierungen, wenn die Belege schwach sind.
3. Behaupte keine Wirkung, die nicht in meinen Angaben steht. Schreibe einen Abschnitt «Was wir nicht wissen».
4. Markiere jede Zahl mit ihrer Quelle in Klammern.

Passen Sie die Angaben an Ihr Projekt an; der Abschnitt «Was wir nicht wissen» macht den Bericht glaubwürdig.

Worauf Sie achten müssen

• Keine unbelegten Wirkungen: KI formuliert gern positiv und schliesst von Zahlen auf Folgen. Prüfen Sie jede Aussage mit der Frage: Woher wissen wir das?
• Statistik mit Vorsicht: Prozentwerte aus kleinen Gruppen sind wenig aussagekräftig. Nennen Sie die Anzahl der Antworten.
• Datenschutz: Rückmeldungen und Fallgeschichten enthalten Personendaten. Anonymisieren Sie sorgfältig und holen Sie das Einverständnis ein. Siehe Fallgeschichten anonymisieren.
• Würde der Beteiligten: Beschreiben Sie Menschen respektvoll. Vermeiden Sie Darstellungen, die Betroffene zu Objekten machen.
• Vorgaben der Förderstelle: Manche verlangen bestimmte Formen der Berichterstattung. Halten Sie sich daran.
• Aussagen zu Dritten: Zitate und Fotos nur mit Erlaubnis. Erfundene Zitate sind tabu.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Organisation in Lausanne führt Deutschkurse für Frauen durch. Im Jahresbericht für die Stiftung steht im Entwurf der Satz «Alle Teilnehmerinnen haben ihre Integrationschancen deutlich verbessert». Die Projektleiterin lässt die KI den Bericht gliedern und markiert dann bei jeder Aussage die Quelle.

Beim Abgleich fällt auf: Belegt sind 52 Teilnehmerinnen, 31 Kursabschlüsse und 14 Rückmeldungen, in denen Frauen von Fortschritten im Alltag berichten. Von «Integrationschancen» steht nirgends etwas. Die Leiterin schreibt stattdessen: «14 von 52 Teilnehmerinnen berichteten in einer Befragung von mehr Sicherheit im Alltag. Eine systematische Wirkungsmessung hat nicht stattgefunden.»

Der Bericht wird bescheidener, aber glaubwürdiger. Die Stiftung bedankt sich für die Offenheit. Für das nächste Jahr plant die NGO einfache Fragebögen zu Beginn und am Ende des Kurses. Wie freie Rückmeldungen ausgewertet werden können, beschreibt Freitext-Rückmeldungen mit KI auswerten.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, wie Sie Berichte und Auswertungen mit KI vorbereiten und die Ergebnisse prüfen, bietet absofort Kurse zu konkreten Arbeitsaufgaben an. Auf der Seite KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben sind unter anderem Excel, Datenverständnis, Dashboards und Qualitätsprüfung beschrieben.

Die Kurse sind online und mit Praxisaufgaben aufgebaut. Eine fachliche Wirkungsmessung ersetzen sie nicht.

Häufige Fragen

Muss ich in jedem Fall Wirkung belegen?

Das hängt von der Förderstelle und der Grösse des Projekts ab. Auch ohne aufwendige Messung können Sie ehrlich berichten, was geschehen ist und was nicht gemessen wurde.

Wie gehe ich mit negativen Ergebnissen um?

Benennen Sie sie sachlich und schreiben Sie, was Sie daraus lernen. Förderstellen schätzen Lernbereitschaft mehr als Schönfärberei.

Kann die KI Diagramme erstellen?

Sie kann Vorschläge machen oder Code für Diagramme liefern. Prüfen Sie Zahlen und Beschriftungen selbst; ein falsches Diagramm überzeugt nicht.