Museumsobjekte mit KI verschlagworten: Vorschläge prüfen

Das Problem

Ihr Museum besitzt Tausende Objekte. Über die Jahre haben verschiedene Personen sie erfasst: die eine ausführlich, die andere in zwei Zeilen. Der eine schreibt «Krug», die andere «Kanne», ein Dritter «Gefäss». Im Katalog findet man deshalb nur einen Teil dessen, was vorhanden ist.

Dazu kommt der Zeitdruck. Für eine saubere Nacherfassung fehlt im kleinen Haus meist das Personal. Die Beschreibungen bleiben liegen, und Besucherinnen, Forschende oder Leihanfragen finden die Objekte nicht.

Eine KI kann hier Vorarbeit leisten. Sie liest einen vorhandenen Eintrag und schlägt Metadaten vor, also die beschreibenden Angaben zu einem Objekt wie Schlagwörter, Material, Epoche oder Verwendungszweck. Entscheiden muss weiterhin die Fachperson.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel festlegen. Entscheiden Sie, was verbessert werden soll: einheitliche Schlagwörter, bessere Suche oder kurze Beschreibungen für die Online-Sammlung. Ein Ziel pro Durchgang.

1. Hausregeln aufschreiben. Legen Sie fest, welche Begriffe gelten. Haben Sie eine Wortliste (ein sogenanntes Vokabular oder Thesaurus), nutzen Sie diese. Haben Sie keine, beginnen Sie mit einer kurzen Liste der zehn häufigsten Begriffe.

1. Pilotgruppe wählen. Nehmen Sie 20 bis 30 Objekte aus einer Gruppe, die Sie gut kennen, zum Beispiel Haushaltsgegenstände aus dem 19. Jahrhundert.

1. Daten bereinigen. Entfernen Sie Angaben, die nicht in einen externen KI-Dienst gehören: Namen von Leihgebern, Versicherungswerte, interne Notizen.

1. Vorschläge erzeugen. Geben Sie der KI den bestehenden Text und die Begriffsliste (Vorlage unten). Sie soll nur vorschlagen, nichts ergänzen, was nicht im Eintrag steht.

1. Vorschläge am Objekt prüfen. Die Fachperson vergleicht jeden Vorschlag mit dem Objekt, dem Foto und der Inventarkarte. Sie streicht, ändert, bestätigt.

1. Übernahme dokumentieren. Markieren Sie in der Datenbank, welche Angaben mit KI-Hilfe entstanden und wer sie geprüft hat.

1. Stichprobe auswerten. Zählen Sie nach dem Pilot: Wie viele Vorschläge waren brauchbar, wie viele falsch? Erst dann entscheiden Sie über die nächste Gruppe.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt die Sammlungsverwaltung eines Schweizer Museums bei der Verschlagwortung.

Objektdaten (nur diese Angaben dürfen verwendet werden):
[Inventarnummer, Titel, bestehende Beschreibung, Material, Datierung]

Erlaubte Begriffe aus unserer Wortliste: [Liste]

Aufgabe:
1. Schlage 5 bis 8 Schlagwörter vor, bevorzugt aus der Wortliste.
2. Markiere Begriffe, die nicht in der Liste stehen, als «neu vorgeschlagen».
3. Formuliere eine Kurzbeschreibung in höchstens 40 Wörtern, nur auf Basis der Objektdaten.
4. Wenn eine Angabe unsicher ist oder fehlt, schreibe «unklar, bitte prüfen». Erfinde keine Datierung, Herkunft oder Geschichte.

Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre Daten und passen Sie die Zahl der Schlagwörter an Ihre Katalogregeln an.

Vor dem Start lohnt sich ein kurzer Blick auf Ihre bestehenden Einträge. Sortieren Sie grob in drei Gruppen: gut beschrieben, knapp beschrieben, praktisch leer. Bei der ersten Gruppe bringt die KI wenig. Bei der zweiten spart sie am meisten Zeit. Bei der dritten hat sie nichts, woraus sie schöpfen kann, und würde raten.

Worauf Sie achten müssen

• Erfundene Angaben: Eine KI ergänzt gern Plausibles, etwa eine Epoche oder einen Verwendungszweck. Das nennt man Halluzination. Verlangen Sie «unklar», wenn etwas fehlt.
• Fotos: Wenn die KI Bilder ansieht, erkennt sie Material und Alter oft falsch. Nutzen Sie sie dafür nicht als Beweis.
• Sensible Daten: Leihverträge, Preise, Herkunftsfragen bei Raubkunst-Verdacht und Angaben zu lebenden Personen gehören nicht in einen öffentlichen KI-Dienst.
• Einheitlichkeit: Prüfen Sie, ob die KI Ihre Wortliste wirklich einhält, und nicht plötzlich neue Begriffe erfindet.
• Rechte an Texten und Bildern: Klären Sie, wer an Beschreibungen und Fotos die Rechte hält, bevor Sie sie extern verarbeiten lassen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Ortsmuseum im Aargau hat 1800 Objekte, viele mit dem Eintrag «Krug, Ton, alt». Die Mitarbeiterin wählt 25 Keramikobjekte und gibt der KI die vorhandenen Angaben samt Wortliste.

Vorher: «Krug, Ton, alt». Nachher: Schlagwörter «Gefäss, Keramik, Haushalt, Vorratshaltung», dazu die Notiz «Datierung unklar». Beim Blick auf das Objekt stellt die Kuratorin fest, dass einer von acht Vorschlägen falsch ist: Es handelt sich um ein Giessgefäss, nicht um einen Vorratskrug. Sie korrigiert, übernimmt den Rest und notiert die Trefferquote. Danach geht sie die nächste Gruppe an.

Wichtig ist auch, was die Kuratorin nicht tut: Sie lässt die KI nie rückwirkend über bereits geprüfte Einträge laufen und überschreibt keine Angaben, die jemand mit Sachkenntnis eingetragen hat. Neue Vorschläge landen in einem eigenen Feld und werden erst nach der Prüfung übernommen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihr Museum mehr als einen Pilot braucht, hilft Alpasana mit KI-Beratung und digitaler Transformation: Prozesse aufnehmen, KI-Potenziale analysieren, Vorhaben priorisieren und einen Umsetzungsplan erstellen. Dazu gehört auch, Systeme zu verbinden und die Umsetzung zu dokumentieren.

Die Beratung ersetzt Ihre Sammlungsfachleute nicht. Sie hilft Ihnen, einen Ablauf zu bauen, in dem die KI vorarbeitet und die Fachperson freigibt. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Brauche ich eine Wortliste, bevor ich anfange?

Nicht zwingend, aber sie hilft sehr. Ohne Liste erfindet die KI pro Objekt neue Begriffe, und Sie haben danach mehr Durcheinander als vorher. Beginnen Sie klein mit den häufigsten Begriffen.

Darf die KI die Objektfotos beschreiben?

Sie kann sichtbare Merkmale nennen, etwa Farbe oder Form. Material, Alter und Herkunft erkennt sie auf Fotos unzuverlässig. Verwenden Sie solche Beschreibungen nur als Hinweis, nie als Fakt.

Wie erkenne ich, ob sich der Aufwand lohnt?

Vergleichen Sie im Pilot die Zeit pro Objekt mit und ohne KI, inklusive Prüfung. Wenn die Fachperson fast alles neu schreibt, lohnt es sich nicht. Wenn sie meist nur bestätigt oder leicht ändert, schon.