Frachtangebote mit KI vergleichen: Zuschläge sichtbar machen

Das Problem

Frau Müller kümmert sich in einem Metallbaubetrieb um den Einkauf. Für eine Sendung nach Deutschland holt sie drei Angebote von Transportunternehmen ein. Eines nennt einen tiefen Grundpreis, ein zweites einen höheren, aber «alles inklusive». Das dritte schreibt den Preis pro Palette und erwähnt Zuschläge in einem Absatz am Ende.

Beim Vergleich zeigt sich das Problem: Die Offerten sind nicht gleich aufgebaut. Ein Treibstoffzuschlag, eine Maut oder eine Gebühr für die Anmeldung der Lieferung steht mal im Preis, mal separat, mal nur im Kleingedruckten. Wer nur auf den Grundpreis schaut, wählt womöglich das teuerste Angebot.

Das Zusammenstellen kostet Zeit, und Fehler schleichen sich leicht ein. Eine KI kann Texte verschiedener Angebote lesen, die Bestandteile herausziehen und in einer gemeinsamen Tabelle nebeneinanderstellen. Sie hilft, Lücken und Unterschiede zu erkennen, die man sonst übersieht.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Anfrage einheitlich stellen. Schicken Sie allen Anbietern dieselben Angaben: Abholort, Zielort, Art und Gewicht der Ware, Anzahl Packstücke, gewünschter Termin, besondere Anforderungen. Je gleicher die Anfrage, desto besser vergleichbar die Antworten.

1. Angebotsdaten sammeln. Legen Sie die Angebote als Text bereit. Bei PDFs kopieren Sie den Text heraus. Entfernen Sie Angaben, die nicht in einen Vergleich gehören, etwa Ihre Kundennummer.

1. Vergleichsmerkmale festlegen. Entscheiden Sie, was verglichen wird: Grundpreis, Zuschläge, Transportdauer, Haftung und Versicherung, Zahlungsfristen, Abhol- und Zustellbedingungen, Gültigkeitsdauer der Offerte.

1. KI die Tabelle erstellen lassen. Geben Sie die Angebote nacheinander oder gemeinsam ein und verlangen Sie eine Tabelle mit denselben Spalten. Lassen Sie Fehlendes als «nicht genannt» markieren.

1. Originalangebote gegenprüfen. Vergleichen Sie jede Zahl in der Tabelle mit dem Angebot. Besonders wichtig sind Zuschläge in Prozent und die Basis, auf die sie sich beziehen.

1. Rückfragen formulieren. Alles, was als «nicht genannt» erscheint, fragen Sie beim Anbieter nach. Die KI kann Ihnen eine kurze Mail pro Anbieter vorbereiten.

1. Gesamtkosten für ein Beispiel rechnen. Rechnen Sie für dieselbe Sendung die Gesamtkosten aus, und zwar selbst oder in Excel. Lassen Sie die Rechnung nicht nur von der KI machen.

1. Entscheiden und festhalten. Notieren Sie die Entscheidung mit Begründung. Das hilft bei der nächsten Anfrage und bei Rückfragen der Geschäftsleitung.

Vorlage zum Kopieren

Du bist Einkaufsassistent in einem Schweizer KMU.

Unten stehen [Anzahl] Transportangebote für dieselbe Sendung.
Erstelle eine Vergleichstabelle mit diesen Zeilen:
Anbieter | Grundpreis (CHF) | Treibstoffzuschlag | Weitere Zuschläge | Transportdauer | Haftung/Versicherung | Zahlungsbedingungen | Gültig bis | Auffälligkeiten

Regeln:
- Übernimm nur Angaben, die im Angebotstext stehen.
- Steht etwas nicht im Angebot, schreibe «nicht genannt».
- Nenne bei Zuschlägen, ob sie in Prozent oder als Betrag angegeben sind und worauf sie sich beziehen.
- Rechne nichts selbst aus. Liste stattdessen Angaben auf, die ich für eine Gesamtrechnung brauche.
- Formuliere zum Schluss je Anbieter bis zu drei offene Fragen für eine Rückfrage.

Sendung: [Von – Nach, Gewicht, Packstücke, Termin]

Angebot 1:
[Text einfügen]

Angebot 2:
[Text einfügen]

Passen Sie die Spalten an Ihre Bedürfnisse an. Wenn Ihnen zum Beispiel Lieferfenster wichtig sind, ergänzen Sie eine eigene Spalte.

Worauf Sie achten müssen

• Falsch gelesene Zahlen: Prozentwerte, Komma und Währung werden manchmal verwechselt. Kontrollieren Sie jede Zahl am Original.
• Verborgene Bedingungen: Wichtige Einschränkungen stehen oft in den allgemeinen Geschäftsbedingungen und nicht im Angebotstext. Lesen Sie diese separat. Wie das mit KI-Hilfe gelingt, zeigt Offerte auf Vollständigkeit prüfen.
• Vertrauliche Daten: Konditionen sind Geschäftsgeheimnisse. Geben Sie nur ein, was Sie für den Vergleich brauchen, und halten Sie sich an Ihre Betriebsregeln.
• Keine Preise erfinden lassen: Verlangen Sie nie Marktpreise von der KI. Ihre Angaben stammen aus den Offerten, nicht aus ihrem Wissen.
• Rechtliche Bedeutung: Haftungs- und Transportbedingungen haben rechtliche Folgen. Bei grossen Sendungen oder unklaren Klauseln lassen Sie die Bedingungen fachlich prüfen.
• Nicht nur der Preis: Zuverlässigkeit, Erfahrung mit Ihrer Ware und Erreichbarkeit zählen ebenfalls. Das kann keine Tabelle ersetzen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Möbelhersteller im Aargau schickt regelmässig Paletten nach Süddeutschland. Der Einkäufer holt drei Angebote ein. Anbieter A ist mit 380 CHF am günstigsten, aber ohne Angaben zu Zuschlägen. Anbieter B nennt 420 CHF «inklusive». Anbieter C hat 360 CHF plus Zuschläge.

Er lässt die KI die drei Texte in eine Tabelle bringen. Die Auswertung zeigt: Bei A fehlen Angaben zu Treibstoff und Wartezeiten, bei C beträgt der Zuschlag prozentual so viel, dass der Preis über jenem von B liegt. Der Einkäufer fragt bei A nach und erfährt, dass ein Zuschlag dazukommt. Am Ende bleibt B der klar kalkulierbare Anbieter. Die Entscheidung fällt er selbst, die KI hat nur die Übersicht geliefert.

So hilft Ihnen Alpasana

Für Einkauf, Excel und Datenverständnis gibt es bei absofort Kurse zu konkreten Arbeitsaufgaben. Die Kursübersicht KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben nennt unter anderem Einkauf, Projektmanagement sowie Excel, Datenverständnis und Dashboards. Sie üben dort den verantwortungsvollen Einsatz von KI an Aufgaben, die dem Vergleich von Angeboten ähneln.

Die Kurse laufen online, mit KI-Lerncoach, Praxisaufgaben und einem verifizierbaren Abschluss. Was Sie für Ihre konkrete Branche brauchen, prüfen Sie am besten anhand der Kursbeschreibung.

Häufige Fragen

Kann die KI den günstigsten Anbieter einfach auswählen?

Sie kann Zahlen ordnen und Auffälligkeiten nennen, aber die Wahl hängt von mehr ab als dem Preis: Zuverlässigkeit, Haftung, Ihre Beziehung zum Anbieter. Behalten Sie die Entscheidung selbst.

Wie gehe ich mit Angeboten als PDF um?

Kopieren Sie den Text aus dem PDF. Bei gescannten Dokumenten kann das Auslesen Fehler machen, dann gleichen Sie Zahlen von Hand ab. Tabellen im PDF verlieren beim Kopieren oft ihre Struktur.

Muss ich allen Anbietern dieselbe Anfrage schicken?

Ja, das ist sehr hilfreich. Unterschiedliche Angaben führen zu nicht vergleichbaren Angeboten. Eine Anfragevorlage spart Zeit.

Gilt das auch für Auslandssendungen mit Zoll?

Dann kommen weitere Kosten und Unterlagen dazu. Klären Sie mit dem Anbieter, wer die Zollabwicklung übernimmt, und lesen Sie dazu Zollunterlagen auf fehlende Angaben prüfen.