Bestellung und Lieferung mit KI abgleichen

Das Problem

Frau Müller arbeitet im Wareneingang eines Grosshändlers für Haushaltsartikel. Jeden Morgen trifft eine Lieferung ein, begleitet von einem Lieferschein. Sie soll prüfen, ob alles stimmt: richtige Artikel, richtige Mengen, nichts Zusätzliches, nichts fehlt.

Bei 15 Positionen ist das gut machbar. Bei 150 Positionen und drei Lieferungen gleichzeitig wird es mühsam. Man vergleicht Zeile für Zeile, liest Artikelnummern, übersieht eine Zahl. Eine Fehlmenge fällt dann erst auf, wenn ein Kunde ruft und die Ware fehlt.

Die Abweichung vom Auftrag ist nicht nur ärgerlich, sondern auch teuer. Eine Reklamation muss meist rasch erfolgen, und ohne saubere Dokumentation lässt sich ein Anspruch schwer belegen. Eine KI kann beim Abgleichen helfen. Sie ersetzt die Kontrolle am Lager nicht, aber sie macht die Zahlenarbeit schneller und weniger fehleranfällig.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Beide Datenquellen bereitstellen. Sie brauchen die Bestellung (Artikelnummer, Bezeichnung, bestellte Menge) und die Daten aus dem Lieferschein (Artikelnummer, gelieferte Menge). Am besten liegen beide als Tabelle vor, etwa in Excel.

1. Daten bereinigen. Gleichen Sie die Schreibweise der Artikelnummern an. «AB-100», «AB100» und «ab 100» meinen dasselbe, aber ein Vergleich sieht sie als verschieden. Entfernen Sie Kunden- und Preisdaten, die nicht gebraucht werden.

1. Spalten klar benennen. Verwenden Sie pro Tabelle klare Überschriften wie «Artikelnummer», «Bezeichnung», «Menge bestellt», «Menge geliefert». Das verhindert Verwechslungen.

1. Abgleich beauftragen. Fügen Sie beide Tabellen in die KI ein und lassen Sie sich eine Abweichungsliste ausgeben: fehlende Artikel, zusätzliche Artikel, Mengendifferenzen. Die Vorlage unten zeigt den Auftrag.

1. Ergebnis stichprobenartig kontrollieren. Prüfen Sie mehrere Zeilen von Hand: Stimmen die Differenzen? Sind alle Positionen berücksichtigt? Zählen Sie nach, ob die Summe der Zeilen aufgeht.

1. Abweichungen am Lager bestätigen. Gehen Sie zur Ware. Zählen Sie nach, bevor Sie eine Abweichung melden. Ein Zahlendreher im Lieferschein ist etwas anderes als eine echte Fehlmenge.

1. Abweichung dokumentieren. Halten Sie Datum, Lieferschein, Artikel, Soll- und Ist-Menge fest, wenn möglich mit einem Foto. Die KI darf dafür einen Text für Lieferant oder Einkauf vorbereiten.

1. Meldung an den Lieferanten senden. Eine verantwortliche Person gibt die Reklamation frei und versendet sie. Beachten Sie die im Vertrag oder in den Lieferbedingungen genannten Fristen.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt den Wareneingang eines Schweizer Handelsbetriebs.

Unten stehen zwei Tabellen: «Bestellung» und «Lieferung».
Vergleiche sie anhand der Artikelnummer und erstelle eine Tabelle mit diesen Spalten:
Artikelnummer | Bezeichnung | Menge bestellt | Menge geliefert | Differenz | Art der Abweichung

Art der Abweichung: «Fehlmenge», «Mehrmenge», «nicht bestellt», «nicht geliefert» oder «in Ordnung».
Zeige zuerst nur die Zeilen mit Abweichung, danach die Zahl der Positionen insgesamt und die Zahl der Abweichungen.

Regeln:
- Rechne nur mit den Zahlen in den Tabellen.
- Wenn Artikelnummern ähnlich, aber nicht gleich sind, nenne sie unter «Unklar, bitte prüfen».
- Erfinde keine Artikel und rate keine Mengen.

Bestellung:
[Tabelle einfügen]

Lieferung:
[Tabelle einfügen]

Passen Sie die Spaltennamen an Ihre Daten an. Bei sehr langen Listen teilen Sie die Tabellen in Abschnitte, damit nichts abgeschnitten wird.

Worauf Sie achten müssen

• Rechenfehler: Sprachmodelle können sich bei langen Tabellen verzählen oder Zeilen auslassen. Kontrollieren Sie Summen und Stichproben. Hilfreich dazu ist Tabellen auf fehlende Werte prüfen.
• Sauberer Datenstand: Schlechte Daten führen zu schlechten Ergebnissen. Unterschiedliche Schreibweisen, Leerzeichen und fehlende Einträge sind die häufigsten Ursachen für falsche Abweichungen.
• Geschäftsdaten: Preise, Kundennamen und Konditionen sind vertraulich. Verwenden Sie nur die Spalten, die Sie wirklich brauchen, und halten Sie sich an die Regeln Ihres Betriebs.
• Keine Automatik bei Reklamationen: Die Meldung an den Lieferanten sollte nie ungeprüft aus der KI kommen. Falsche Vorwürfe schaden der Geschäftsbeziehung.
• Fristen: Reklamationsfristen ergeben sich aus Vertrag und Lieferbedingungen und können kurz sein. Klären Sie intern, wer was bis wann tut.
• Scanqualität: Wenn Lieferscheine zuerst aus Papier ausgelesen werden, entstehen Lesefehler. Mehr dazu unter Lieferscheine auslesen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Grosshändler für Gartenartikel in Winterthur erhält wöchentlich mehrere Lieferungen mit je rund hundert Positionen. Bisher hakte die Lagermitarbeiterin den Lieferschein von Hand ab. Pro Lieferung dauerte das eine halbe Stunde, und Fehler fielen oft erst später auf.

Neu überträgt sie Bestellung und Lieferschein in zwei Excel-Tabellen mit denselben Spaltennamen, vereinheitlicht die Artikelnummern und lässt die KI die Abweichungen auflisten. Von hundert Positionen markiert die Auswertung vier. Bei drei bestätigt sich die Abweichung am Lager, bei einer war nur eine Nummer falsch geschrieben. Die Mitarbeiterin schickt dem Lieferanten eine kurze, belegte Meldung mit der Tabelle. Der Abgleich ist nun schneller, und sie hat alle Zahlen schwarz auf weiss.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie solche Abgleiche regelmässig brauchen, lohnt sich ein genauer Blick auf den ganzen Ablauf von der Bestellung bis zur Reklamation. Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana nimmt Prozesse auf, analysiert KI-Potenziale, priorisiert Vorhaben und erstellt einen Umsetzungsplan. Sie umfasst auch digitale Workflows, Automatisierungen sowie Schnittstellen zwischen Systemen.

So prüfen Sie gemeinsam, wo ein Abgleich Zeit spart und wo die manuelle Kontrolle bleiben muss. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Kann die KI auch Fotos von Lieferscheinen vergleichen?

Manche Werkzeuge können Bilder lesen, aber Fehler beim Erkennen von Zahlen kommen vor. Prüfen Sie ausgelesene Mengen immer an der Papiervorlage, besonders bei handschriftlichen Einträgen.

Muss ich Excel können?

Grundkenntnisse genügen: Sie sollten zwei Tabellen sauber beschriften und Zellen kopieren können. Die KI kann Ihnen auch erklären, wie Sie Daten bereinigen.

Was, wenn die Artikelnummern bei Lieferant und uns verschieden sind?

Dann brauchen Sie eine Zuordnungsliste, die jede Lieferantennummer Ihrer eigenen Nummer zuordnet. Diese Liste pflegen Sie selbst, und die KI nutzt sie als dritte Tabelle.

Ersetzt das die Wareneingangskontrolle?

Nein. Die KI ordnet Zahlen, sie sieht keine Ware. Beschädigungen, falsche Verpackung oder Qualitätsmängel erkennen nur Sie am Lager. Wie Sie Schäden festhalten, zeigt Transportschäden dokumentieren.