Lieferscheine mit KI auslesen und Daten prüfen

Das Problem

Jeden Morgen kommen im Lager zehn bis dreissig Lieferscheine an: auf Papier, als PDF per E-Mail oder als Foto vom Fahrer. Jemand tippt Artikelnummern und Mengen in das Warenwirtschaftssystem ab. Das ist langweilig, und schon ein vertauschter Zahlendreher führt zu falschen Beständen.

Mit einer KI, die Dokumente liest, lässt sich dieses Abtippen verkürzen. Sie erkennt Spalten wie Artikel, Menge und Einheit und liefert eine Tabelle. Das funktioniert oft gut bei sauberen Lieferscheinen, aber weniger bei verknitterten Fotos, Handschrift oder ungewöhnlichen Layouts.

Das Heimtückische: Die KI liefert auch bei Unsicherheit eine glatte, vollständig aussehende Tabelle. Fehlende Zeilen und falsche Mengen fallen nicht sofort auf. Deshalb gehören Kontrollschritte fest zum Verfahren.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel festlegen: Entscheiden Sie, welche Felder Sie brauchen: Lieferant, Datum, Lieferscheinnummer, Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, Einheit, Bestellnummer.
2. Belege vorbereiten: Scannen Sie gerade und gut beleuchtet. Mehrseitige Lieferscheine bleiben zusammen. Schlechte Vorlagen führen zu schlechten Daten, siehe Wie wird ein Scan lesbar?.
3. Test mit Beispielen: Probieren Sie das Verfahren zuerst an zehn bis zwanzig Lieferscheinen aus und vergleichen Sie jede Zeile von Hand. So kennen Sie die Fehlerquote Ihres Verfahrens.
4. Ausgabeformat vorgeben: Verlangen Sie eine Tabelle mit festen Spalten, damit sich die Daten weiterverwenden lassen. Nutzen Sie die Vorlage unten.
5. Unsicherheit melden lassen: Die KI soll Felder, die sie nicht sicher lesen kann, mit einer Markierung versehen statt zu raten.
6. Automatische Kontrollen: Vergleichen Sie Summen, Zeilenanzahl und Einheiten, und gleichen Sie die Daten mit der Bestellung ab, siehe Bestellung und Lieferung abgleichen.
7. Stichprobe durch Menschen: Eine Person prüft jeden Lieferschein mit Auffälligkeit und zusätzlich einen festen Anteil der übrigen.
8. Erst dann übernehmen: Importieren Sie die geprüften Daten ins System und legen Sie Original und Ergebnis zusammen ab.

Vorlage zum Kopieren

Lies den beigefügten Lieferschein und gib die Positionen als Tabelle aus.
Spalten: Lieferant | Lieferscheinnummer | Datum (TT.MM.JJJJ) | Artikelnummer | Bezeichnung | Menge | Einheit | Bestellnummer

Regeln:
- Gib nur Werte wieder, die auf dem Beleg stehen. Rate nichts.
- Ist eine Angabe unleserlich oder fehlt sie, schreibe [UNKLAR] in das Feld.
- Übernimm Mengen und Einheiten wörtlich (z. B. «12 Krt» nicht in Stück umrechnen).
- Zähle am Schluss die Positionen und nenne ihre Anzahl sowie die Summe der Mengen je Einheit.
- Falls der Beleg mehrere Seiten hat, nenne die Anzahl der gelesenen Seiten.

Passen Sie die Spaltenliste an Ihr Warenwirtschaftssystem an; die Angaben zu Positionsanzahl und Seitenzahl helfen, ausgelassene Zeilen zu entdecken.

Worauf Sie achten müssen

• Ausgelassene Zeilen: Bei langen Lieferscheinen fehlen manchmal Positionen. Vergleichen Sie die Zeilenzahl mit dem Beleg.
• Verwechslungen: Ziffern wie 1 und 7 oder 0 und 6 werden bei schlechter Qualität vertauscht, ebenso Dezimal- und Tausendertrennzeichen. Siehe Warum liest KI Tabellen falsch?.
• Einheiten und Formate: Stück, Karton, Palette oder Datumsformate werden leicht verwechselt. Lassen Sie Einheiten wörtlich übernehmen.
• Datenschutz und Vertraulichkeit: Lieferscheine enthalten Preise, Kundennamen und Adressen. Klären Sie, wohin die Dokumente gelangen und ob ein Lieferant sie vertraulich behandelt haben möchte.
• Kein Ersatz für die Wareneingangsprüfung: Die KI liest den Beleg, nicht die Ware. Gezählt und geprüft wird weiterhin physisch.
• Systemanbindung: Für den dauerhaften Betrieb braucht es eine Schnittstelle zum Warenwirtschaftssystem; ein Chatfenster genügt dafür nicht.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Getränkehändler in Olten erfasst täglich etwa zwanzig Lieferscheine von Brauereien und Mineralwasserlieferanten. Zwei Personen tippten jeweils eine Stunde lang.

Vorher entstanden gelegentlich Zahlendreher, die erst bei der Inventur auffielen. Nachher fotografiert das Lager den Beleg, lässt ihn von der KI in eine Tabelle übertragen und prüft Zeilenanzahl und Mengensumme. Bei Markierungen schaut eine Person nach. Während der Testphase verglich das Team zwei Wochen lang alles von Hand; erst danach wurde die Kontrolle auf Stichproben reduziert.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Abläufe wie den Wareneingang mit KI verbessern möchte, kann bei Alpasana klären, wo sich das lohnt. Die KI-Beratung und digitale Transformation umfasst das Aufnehmen von Prozessen, die Analyse von KI-Potenzialen und einen Umsetzungsplan.

Dazu gehören auch das Konzipieren von Schnittstellen und das Verbinden von Systemen sowie die Dokumentation der Umsetzung. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Funktioniert das auch mit handgeschriebenen Lieferscheinen?

Teilweise, aber mit deutlich höherer Fehlerquote. Rechnen Sie bei Handschrift mit vielen Korrekturen und prüfen Sie zuerst an Beispielen, ob sich der Aufwand lohnt.

Reicht ein normales KI-Chatfenster dafür?

Für Tests ja. Für den Alltag mit vielen Belegen braucht es eine Lösung, die Dokumente automatisch einliest und an Ihr System übergibt. Prüfen Sie dabei Datenschutz und Kosten.

Wie gross ist die Fehlerquote?

Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht. Sie hängt von Belegqualität und Layout ab. Messen Sie deshalb die Fehlerquote an Ihren eigenen Belegen.

Darf ich Lieferscheine in einen Cloud-Dienst laden?

Das hängt von Verträgen, Inhalten und dem Dienst ab. Enthalten die Belege Personendaten, prüfen Sie die Vorgaben zum Datenschutz, siehe revDSG im KMU.