KI-Übersetzung von Akten: Wann braucht es Fachübersetzung?

Das Problem

In einem Mandat liegt ein Vertrag auf Portugiesisch, eine E-Mail-Kette auf Englisch oder eine Bescheinigung auf Ukrainisch. Niemand im Team spricht die Sprache. Eine KI kann in Sekunden eine deutsche Fassung liefern. Verlockend, doch reicht das?

Das hängt davon ab, wofür Sie den Text brauchen. Wer nur wissen will, worum es in einem Schreiben geht, ist mit einer Maschinenübersetzung oft gut bedient. Wer den Text jedoch als Beweismittel einreicht, einer Behörde vorlegt oder auf seiner Grundlage einen Vertrag auslegt, braucht Genauigkeit bei jedem Wort. Dort kann ein falsch übersetzter Begriff den Sinn verändern.

Rechtssprachen sind besonders heikel. Gleich klingende Begriffe bedeuten in verschiedenen Rechtsordnungen Verschiedenes. Das kann auch eine gute KI nicht immer wissen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Verwendungszweck bestimmen. Fragen Sie: Wozu brauche ich die Übersetzung? Zum Verstehen, für die interne Akte, als Beilage in einem Verfahren, für eine Behörde? Notieren Sie die Antwort, sie entscheidet über alles Weitere.

1. Anforderungen der Empfängerstelle klären. Fragen Sie bei Gericht, Amt oder Gegenpartei nach, welche Form von Übersetzung verlangt wird. Verlassen Sie sich nicht auf Vermutungen.

1. Vertraulichkeit prüfen. Akten sind meist vertraulich. Prüfen Sie, ob Ihr Werkzeug dafür freigegeben ist. Hinweise stehen bei Anwaltsgeheimnis und KI und KI-Übersetzung vertraulicher Texte.

1. KI-Übersetzung zum Verstehen nutzen. Lassen Sie sich den Text übersetzen und eine Zusammenfassung erstellen. Kennzeichnen Sie die Fassung als «Arbeitsübersetzung, nicht geprüft».

1. Heikle Stellen markieren. Streichen Sie Zahlen, Daten, Namen, Rechtsbegriffe und Fristen an. Lassen Sie sich Fachbegriffe mit alternativen Übersetzungen auflisten und fragen Sie, wo die KI unsicher ist.

1. Rückübersetzung als Stichprobe. Lassen Sie einzelne wichtige Sätze zurück in die Ausgangssprache übersetzen. Weicht das Ergebnis auffällig ab, ist die Stelle verdächtig. Das ist ein Hinweis, kein Beweis.

1. Fachübersetzung beauftragen, wenn es zählt. Für Beweismittel, Verträge und amtliche Dokumente geben Sie die Übersetzung an eine Fachperson. Für Urkunden und Diplome gibt es beglaubigte Übersetzungen.

1. Fassungen sauber ablegen. Speichern Sie Original, Arbeitsübersetzung und Fachübersetzung getrennt und beschriften Sie jede. So verwechselt später niemand eine ungeprüfte Fassung mit der verbindlichen.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt eine Schweizer Anwaltskanzlei. Übersetze den folgenden Auszug aus dem [Ausgangssprache] ins Deutsche (Schweizer Rechtschreibung).

Verwendungszweck: Arbeitsübersetzung zum Verstehen (kein Beweismittel, nicht beglaubigt)

Aufgabe:
1. Übersetze den Text möglichst wörtlich.
2. Markiere mit [?] jede Stelle, bei der du unsicher bist.
3. Liste alle Fachbegriffe auf mit: Originalbegriff | deine Übersetzung | mögliche andere Bedeutung.
4. Nenne alle Zahlen, Daten und Beträge nochmals gesondert, damit sie geprüft werden können.
Erfinde nichts und ergänze keine Teile, die im Text nicht stehen.

Text: [Auszug ohne Namen und Aktenzeichen einfügen]

Ändern Sie Ausgangssprache und Verwendungszweck. Mit der Zusatzliste von Fachbegriffen sehen Sie, wo sich die Fachperson später genauer umsehen muss.

Worauf Sie achten müssen

• Rechtsbegriffe: Dieselben Wörter bedeuten in verschiedenen Rechtsordnungen Verschiedenes. Die KI wählt manchmal einen gebräuchlichen Begriff, der juristisch nicht passt.
• Zahlen und Daten: Vertauschte Ziffern und unterschiedliche Datumsformate (Tag und Monat) sind häufige Fehler. Prüfen Sie diese immer im Original.
• Weglassungen: KI kürzt manchmal, ohne es zu sagen. Vergleichen Sie Länge und Absätze.
• Berufsgeheimnis: Akten fallen unter die Schweigepflicht der Anwaltschaft (Art. 321 StGB). Prüfen Sie, wohin Sie den Text geben.
• Beglaubigung: Ob und in welcher Form eine Beglaubigung nötig ist, bestimmt die Stelle, bei der Sie den Text einreichen. Fragen Sie nach.
• Handschrift und Scans: Schlecht lesbare Vorlagen führen zu Lesefehlern, noch bevor übersetzt wird.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Kanzlei in Aarau vertritt eine Frau aus der Ukraine in einer Familiensache. Die Bescheinigung eines ausländischen Amtes liegt nur auf Ukrainisch vor. Die Sekretärin lässt eine Arbeitsübersetzung erstellen, damit die Anwältin den Inhalt versteht, und markiert die Stellen mit [?].

Dabei zeigt sich: Zwei Begriffe zu Zuständigkeiten und ein Datum sind unsicher. Weil das Dokument später beim Gericht eingereicht werden soll, bestellt die Anwältin eine Fachübersetzung. Die Arbeitsübersetzung hat trotzdem geholfen, weil das Gespräch mit der Mandantin gezielter war. Die Fassungen werden getrennt abgelegt und klar beschriftet.

So hilft Ihnen Alpasana

Für Dokumente, bei denen es auf jedes Wort ankommt, bietet Alpasana Übersetzen, Dolmetschen und Sprachtraining an. Beschrieben sind juristische, technische und geschäftliche Fachübersetzungen, beglaubigte Übersetzungen von Urkunden und Diplomen sowie Korrektorat und Lektorat. Dazu gehören auch Dokumentprüfung und eine verbindliche Offerte.

Der Schwerpunkt liegt auf Ukrainisch, Russisch und Deutsch, weitere Kombinationen richten sich nach dem Projekt. Welche Form der Übersetzung eine Behörde oder ein Gericht verlangt, klären Sie selbst mit dieser Stelle.

Häufige Fragen

Darf ich KI-Übersetzungen an das Gericht schicken?

Das hängt vom Verfahren und von der Stelle ab. Fragen Sie vorher, welche Anforderungen gelten. Wenn Sie unsicher sind, nehmen Sie eine Fachübersetzung.

Woran erkenne ich eine schlechte Übersetzung?

Achten Sie auf holprige Sätze, Wörter, die im Zusammenhang nicht passen, fehlende Abschnitte und abweichende Zahlen. Eine Rückübersetzung einzelner Sätze zeigt Auffälligkeiten.

Was ist mit Übersetzungen von technischen Unterlagen?

Auch hier gilt: Die Verwendung entscheidet. Mehr dazu lesen Sie unter Technische KI-Übersetzungen im Maschinenbau prüfen und allgemein bei Grenzen der KI-Übersetzung.