Kundenanforderungen für IT-Projekte mit KI klären

Das Problem

«Wir brauchen eine neue Software für die Auftragsverwaltung.» Mehr steht nicht in der Anfrage. Was soll sie können? Wer arbeitet damit? Mit welchen Systemen muss sie sich verbinden? Was darf sie kosten, und bis wann soll sie laufen? Der Kunde weiss es oft selbst nicht genau.

Wer ohne Klärung ein Angebot schreibt, verkauft ein Missverständnis. Später heisst es: «Das hatten wir anders verstanden.» Es gibt Nachträge, Streit und Verzug. Gute Projekte beginnen mit guten Fragen, und die richtigen Fragen zu stellen ist eine Kunst, die Erfahrung braucht.

Eine KI kann bei der Vorbereitung helfen. Sie schlägt Fragen vor, die man leicht vergisst: Datenschutz, bestehende Systeme, Berechtigungen, Schulung, Betrieb. Nach dem Gespräch hilft sie, Notizen zu ordnen. Sie ersetzt das Gespräch nicht, denn sie kennt den Kunden, seine Branche und seine Sorgen nicht.

Dieser Beitrag zeigt, wie Sie das Interview vorbereiten, durchführen und auswerten, sodass aus vagen Wünschen eine prüfbare Anforderungsliste wird.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Anfrage zusammenfassen. Schreiben Sie in drei Sätzen auf, was der Kunde gesagt hat. Entfernen Sie Namen, wenn Sie einen externen KI-Dienst nutzen.

1. Fragenliste erstellen lassen. Mit der Vorlage unten entwirft die KI Fragen nach Themen: Ziel, Nutzer, Abläufe, Daten, Schnittstellen, Sicherheit, Betrieb, Termine, Budgetrahmen.

1. Fragen auswählen und kürzen. Streichen Sie, was für dieses Projekt nicht passt. Zehn gute Fragen sind besser als dreissig. Formulieren Sie in der Sprache des Kunden, ohne Fachjargon.

1. Vor dem Gespräch Material anfordern. Bitten Sie um Beispiele: heutige Formulare, Tabellen, Abläufe, Screenshots. Daran sehen Sie die Wirklichkeit besser als in Beschreibungen.

1. Interview führen. Hören Sie zu, fragen Sie nach Beispielen und notieren Sie wörtlich, was wichtig ist. Fragen Sie «Was passiert, wenn …?» und «Wer macht das heute?». Nehmen Sie das Gespräch nur mit Einwilligung auf.

1. Notizen ordnen lassen. Geben Sie bereinigte Notizen in die KI und lassen Sie eine Anforderungsliste mit Status erstellen: klar, unklar, widersprüchlich, fehlend.

1. Liste prüfen. Streichen Sie, was die KI erfunden hat. Ergänzen Sie, was Sie wissen. Markieren Sie Annahmen als solche.

1. Mit dem Kunden abstimmen. Schicken Sie die Liste mit den offenen Fragen. Der Kunde bestätigt oder korrigiert. Erst danach schätzen und offerieren Sie (siehe Aufwandsschätzung prüfen).

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt einen Schweizer IT-Dienstleister bei der Vorbereitung eines Kundeninterviews. Der Kunde ist ein KMU ohne IT-Kenntnisse.

Zusammenfassung der Anfrage (anonymisiert): [drei Sätze]
Branche und Grösse des Kunden: [z. B. Treuhandbüro, 8 Mitarbeitende]
Bekannte Systeme: [z. B. Microsoft 365, ein Branchenprogramm]

Aufgabe:
1. Erstelle eine Liste mit höchstens 15 Fragen, gegliedert nach: Ziel und Nutzen, Benutzer und Abläufe, Daten und Schnittstellen, Datenschutz und Sicherheit, Betrieb und Support, Termine und Rahmen.
2. Formuliere jede Frage in einfacher Sprache ohne Fachbegriffe, mit einem kurzen Beispiel, wo es hilft.
3. Markiere die fünf wichtigsten Fragen.
4. Nenne drei Punkte, die in solchen Projekten oft vergessen werden.
Erfinde keine Annahmen über den Kunden. Wo du etwas nicht weisst, formuliere eine Frage.

Nach dem Interview verwenden Sie die Vorlage erneut, diesmal mit Ihren Notizen, und bitten um eine Tabelle mit Anforderung, Status und Rückfrage.

Worauf Sie achten müssen

• Gespräch bleibt Menschensache: Zuhören und Nachfragen kann die KI nicht ersetzen. Verwenden Sie die Fragenliste als Stütze, nicht als Skript.
• Datenschutz: Notizen enthalten Kundeninformationen. Anonymisieren Sie und nutzen Sie freigegebene Werkzeuge. Aufnahmen und Transkriptionen nur mit Einwilligung der Beteiligten.
• Erfundene Anforderungen: Streichen Sie, was die KI hinzugedichtet hat. Eine Anforderung ohne Quelle im Gespräch gehört nicht in die Liste.
• Annahmen kennzeichnen: Was Sie vermuten, steht als Annahme in der Liste, damit der Kunde es korrigieren kann.
• Verbindlichkeit: Eine bestätigte Anforderungsliste kann Vertragsgrundlage werden. Lassen Sie sie von Verantwortlichen prüfen.
• Mitreden lassen: Beziehen Sie auch die späteren Anwender ein, nicht nur die Geschäftsleitung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein IT-Dienstleister in Frauenfeld erhält von einem Sanitärbetrieb die Anfrage nach einer «App für die Monteure». Der Projektleiter lässt sich eine Fragenliste entwerfen und wählt zwölf Fragen aus. Eine davon betrifft den Empfang im Keller, auf die er allein nicht gekommen wäre.

Im Gespräch zeigt sich: Die Monteure brauchen die App vor allem für Arbeitsrapporte und Fotos, nicht für die Auftragsplanung, wie der Chef zuerst sagte. Ausserdem arbeiten sie oft ohne Internet. Er notiert alles, lässt die Notizen ordnen und streicht zwei Anforderungen, die die KI ergänzt hat, ohne dass sie besprochen wurden.

Der Kunde erhält eine Liste mit sieben klaren und vier offenen Punkten und bestätigt sie. Das Angebot passt später zur Wirklichkeit, und es gibt keine Diskussion über den Funktionsumfang.

So hilft Ihnen Alpasana

Gute Interviewfragen und Anforderungslisten entstehen aus klaren Aufträgen an die KI. Der Kurs Prompt Engineering von absofort übt, Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festzulegen, komplexe Aufgaben schrittweise zu bearbeiten und Ergebnisse zu prüfen. Am Ende steht ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess.

Der Kurs ist online, ohne Programmierkenntnisse und mit Zertifikat. Das Kundengespräch führen Sie selbst, der Kurs hilft bei der Vorbereitung und Auswertung.

Häufige Fragen

Wie viele Fragen sind sinnvoll?

Rund zehn bis fünfzehn gut gewählte Fragen für ein erstes Gespräch. Ein zweites Gespräch kann Details vertiefen. Zu viele Fragen ermüden den Kunden.

Was, wenn der Kunde seine Wünsche nicht beschreiben kann?

Lassen Sie sich zeigen, wie er heute arbeitet, und fragen Sie nach Beispielen. Oft hilft es, einen typischen Tag durchzugehen. Daraus entstehen konkrete Anforderungen.

Darf ich das Gespräch aufnehmen und transkribieren lassen?

Nur mit Einwilligung aller Beteiligten und unter Beachtung des Datenschutzes. Fragen Sie vorher, speichern Sie sparsam und löschen Sie die Aufnahme, wenn sie nicht mehr gebraucht wird.

Wie gehe ich mit widersprüchlichen Wünschen um?

Machen Sie den Widerspruch sichtbar und legen Sie ihn dem Kunden vor. Er entscheidet, was gilt. Halten Sie die Entscheidung schriftlich fest.