KI-Aufwandsschätzung für IT-Projekte kritisch prüfen

Das Problem

Ein Kunde fragt nach einer Offerte für eine Schnittstelle, eine Web-Anwendung oder eine Migration. Es ist wenig Zeit, die Anforderungen sind vage. Jemand fragt die KI: «Wie viele Stunden braucht das?» Die Antwort kommt prompt, wirkt professionell, mit Aufgabenliste und Tagesangaben, und ist schnell in der Offerte.

Das Risiko liegt in der Überzeugungskraft. Eine KI nennt Zahlen auch dann selbstsicher, wenn sie keine Grundlage hat. Sie kennt Ihre Teamstärke nicht, weiss nichts über die Altsysteme beim Kunden und kann nicht abschätzen, wie klar oder unklar die Anforderungen wirklich sind. Die Folge sind zu knappe Offerten, Nachforderungen und Ärger.

Das heisst nicht, dass KI bei der Schätzung nutzlos wäre. Sie kann helfen, Aufgaben vollständig aufzulisten, Risiken zu benennen und Fragen an den Kunden vorzubereiten. Entscheidend ist, die Zahlen als Hypothese zu behandeln und sie systematisch zu prüfen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie die Anforderungen zuerst. Ohne Klarheit über Ziel, Umfang und Abgrenzung ist jede Schätzung unsicher. Führen Sie Gespräche mit dem Kunden, siehe Anforderungen im Kundeninterview.

1. Lassen Sie die KI Aufgaben sammeln. Nicht Stunden, sondern Aufgabenlisten: Analyse, Entwurf, Umsetzung, Tests, Migration, Dokumentation, Schulung, Projektleitung. So sehen Sie, was in der eigenen Planung fehlt.

1. Verlangen Sie Annahmen und Risiken. Welche Annahmen stecken hinter der Liste? Was könnte den Aufwand deutlich erhöhen? Die KI soll Unsicherheiten benennen.

1. Schätzen Sie selbst, im Team. Jede Person schätzt die Aufgaben unabhängig. Unterschiede zeigen Missverständnisse. Nutzen Sie Erfahrungswerte aus früheren Projekten.

1. Vergleichen Sie mit der KI-Spanne. Wo weichen Team und KI voneinander ab? Fragen Sie nach Gründen. Die Abweichung ist informativer als jede einzelne Zahl.

1. Prüfen Sie mit der Checkliste. Siehe Tabelle unten. Fehlen typische Posten wie Tests, Fehlerbehebung, Abstimmungen, Abnahme und Reserve?

1. Rechnen Sie mit Spannen. Geben Sie Minimum, wahrscheinlich und Maximum an. Fixpreisofferten brauchen eine begründete Reserve und klare Abgrenzung.

1. Dokumentieren Sie die Grundlagen. Halten Sie fest, worauf die Schätzung beruht, welche Annahmen gelten und was nicht enthalten ist. Das gehört auch in die Offerte.

1. Lernen Sie nach dem Projekt. Vergleichen Sie Schätzung und Ist-Aufwand und passen Sie Erfahrungswerte an.

Checkliste zur Prüfung einer KI-Schätzung

Vorlage zum Kopieren

Du bist erfahrener Projektplaner in einem Schweizer
IT-Dienstleistungsunternehmen.
Projektbeschreibung: [Kurzbeschreibung, Technologien, bekannte
Anforderungen, bekannte Lücken].
Erstelle:
1. eine vollständige Aufgabenliste (ohne Stundenangaben),
2. die Annahmen, die für jede Schätzung nötig wären,
3. die zehn grössten Risiken für Mehraufwand,
4. Fragen, die wir dem Kunden stellen sollten, bevor wir schätzen.
Gib keine Stundenzahlen als Tatsache an. Wenn du Grössenordnungen
nennst, schreibe «unsichere Annahme» und begründe sie.
Verwende nur die Angaben aus meiner Beschreibung und kennzeichne
alles, was du ergänzt.

Passen Sie Beschreibung und Technologien an. Die Stundenschätzung erstellen Sie danach im Team.

Worauf Sie achten müssen

• Scheingenauigkeit: KI-Zahlen wirken präzise, sind es aber nicht. Bevorzugen Sie Spannen.
• Fehlender Kontext: Die KI kennt Ihre Teamstärke, Ihre Werkzeuge und die Altsysteme des Kunden nicht.
• Eigene Erfahrung nutzen: Ihre Daten aus früheren Projekten sind die beste Grundlage. Halten Sie sie fest.
• Vertraulichkeit: Projektbeschreibungen können vertrauliche Kundendaten enthalten. Anonymisieren Sie und nutzen Sie freigegebene Werkzeuge.
• Verbindlichkeit der Offerte: Aussagen in Offerten binden Sie. Lassen Sie Zahlen von einer verantwortlichen Person freigeben. Siehe auch Kosten für KI-Integration schätzen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein IT-Dienstleister in Luzern soll für eine Gemeinde ein Formularportal anbinden. Der Verkäufer bittet die KI um eine Aufwandsschätzung und erhält 18 Tage. Er will die Zahl gleich offerieren.

Die Projektleiterin lässt zusätzlich eine Aufgabenliste und die Annahmen erstellen. Dabei fällt auf, dass Schnittstellentests mit dem Fachsystem der Gemeinde, Abstimmungen und die Abnahme fehlen. Zwei Entwickler schätzen unabhängig voneinander und kommen auf 30 bis 38 Tage.

Die Offerte nennt eine Spanne, eine Liste der Annahmen und den Hinweis, was nicht enthalten ist. Das Projekt wird im Rahmen abgeschlossen.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana unterstützt bei der Klärung von Anwendungsfällen, der Priorisierung von Vorhaben und dem Erstellen von Umsetzungsplänen. Auch Systemverbindungen, Schnittstellenkonzepte und die Dokumentation der Umsetzung gehören dazu.

Projekte werden nach geklärtem Umfang individuell offeriert, in der Art, wie diese Seite es empfiehlt: mit offengelegten Annahmen.

Häufige Fragen

Soll ich der KI überhaupt eine Stundenzahl entlocken?

Als Gedankenanstoss ja, als Grundlage nein. Nutzen Sie sie, um Aufgaben und Risiken zu sammeln, und schätzen Sie die Stunden selbst.

Wie gross sollte die Reserve sein?

Das hängt von Unsicherheit und Vertragsart ab. Je unklarer die Anforderungen, desto grösser die Reserve oder desto eher ein Vorgehen in Etappen. Legen Sie das mit Ihrer Geschäftsleitung fest.

Was mache ich bei Kunden, die einen Fixpreis wollen?

Klären Sie den Umfang schriftlich ab, definieren Sie Abgrenzungen und Änderungsverfahren und rechnen Sie mit einer begründeten Reserve. Vergleichen Sie auch Angebotskalkulation im Maschinenbau als Beispiel eines strukturierten Vorgehens.

Verbessert sich die KI-Schätzung mit mehr Details?

Ja, bessere Angaben führen zu besseren Aufgabenlisten. Die Zahlen selbst bleiben unsicher. Mehr zum Umgang mit Fehlern: Halluzinationen einfach erklärt.