IT-Projektdokumentation mit KI aktuell halten

Das Problem

Ein Projekt wurde vor zwei Jahren eingeführt. Seither gab es Änderungen: neue Benutzer, ein Update, ein zusätzliches Modul, einen Wechsel des Anbieters. Die Dokumentation von damals stimmt nur noch teilweise. Wer heute etwas ändern oder reparieren muss, sucht in Mails, alten Tickets und im Gedächtnis.

Besonders schmerzhaft wird es bei einem Personalwechsel oder einer Übergabe an einen anderen Dienstleister. Niemand weiss genau, wie die Konfiguration aussieht und warum man sie so gewählt hat. Fehlende Dokumentation kostet Stunden, im schlimmsten Fall sogar Systemausfälle.

Die Ursache ist selten Faulheit, sondern der Alltag: Dokumentieren ist unbeliebt, und eine umfangreiche Dokumentation veraltet schnell. Eine KI kann helfen, kleine Notizen zu ordnen und daraus lesbare Dokumente zu machen. Das senkt die Hürde. Sie ersetzt aber nicht den Überblick über das echte System und darf nichts «dazuerfinden».

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Dokumente festlegen. Entscheiden Sie, was Sie wirklich brauchen: Systemübersicht, Zugriffs- und Zuständigkeitsliste (ohne Passwörter), Änderungsprotokoll, Wiederherstellungsanleitung, Kontakte. Weniger, dafür aktuell.

1. Einfache Änderungsnotiz einführen. Jede Änderung erhält zwei, drei Zeilen: Datum, was geändert wurde, warum, wer, wie rückgängig machbar. Das geht im Ticket, in einem Teams-Kanal oder in einer Tabelle.

1. Notizen sammeln. Ziehen Sie regelmässig, etwa monatlich, die Änderungsnotizen zusammen. Entfernen Sie Passwörter, Schlüssel, interne Adressen und Kundennamen, bevor Sie sie einem externen KI-Dienst geben.

1. Entwurf erstellen lassen. Mit der Vorlage unten formuliert die KI Änderungsverlauf und aktualisierte Abschnitte der Systemübersicht. Sie darf nichts ergänzen, was nicht in den Notizen steht.

1. Lücken aufspüren. Lassen Sie die KI Widersprüche und fehlende Angaben markieren, etwa «Änderung ohne Grund» oder «System erwähnt, aber nicht beschrieben».

1. Mit dem System abgleichen. Eine Person, die das System kennt, prüft den Entwurf gegen die Wirklichkeit: Stimmen Versionen, Namen, Abläufe?

1. Versionen und Ablage. Speichern Sie die Dokumente an einem festen Ort mit Versionsstand und Datum. Legen Sie fest, wer sie pflegt.

1. Übergabetest durchführen. Bitten Sie einmal im Jahr eine unbeteiligte Person, mit der Dokumentation eine Standardaufgabe zu lösen. Fehlendes wird so sichtbar.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst einem Schweizer IT-Dienstleister, Projektdokumentation aktuell zu halten. Du verwendest nur die gelieferten Notizen und erfindest nichts.

Projekt: [Name oder Platzhalter]
Bestehende Systemübersicht (Auszug, bereinigt): [Text]
Änderungsnotizen seit [Datum] (bereinigt): [Liste mit Datum, Änderung, Grund, Verantwortlich]

Aufgabe:
1. Erstelle einen Änderungsverlauf als Tabelle: Datum | Änderung | Grund | Verantwortlich | Rückweg.
2. Schlage vor, welche Abschnitte der Systemübersicht aufgrund der Änderungen angepasst werden müssen, und formuliere die Anpassungen.
3. Liste Lücken und Widersprüche auf (z. B. fehlende Gründe, unklare Versionen).
4. Stelle fünf Fragen an die Fachperson, die vor der Freigabe zu klären sind.
Wo Angaben fehlen, schreibe «[klären]». Keine Passwörter, Schlüssel oder Zugangsdaten.

Passen Sie die Spalten an Ihre Praxis an und bewahren Sie die Vorlage zusammen mit der Dokumentation auf.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Geheimnisse in der Dokumentation: Passwörter und Schlüssel gehören in einen Passwortspeicher, nicht ins Dokument und nicht in KI-Dienste.
• Erfundene Details: KI füllt Lücken gern mit plausibel klingendem Text. Lassen Sie «[klären]» zu und prüfen Sie jede Angabe.
• Vertraulichkeit: Systembeschreibungen sind sicherheitsrelevant. Verwenden Sie nur freigegebene Werkzeuge und geben Sie nur bereinigte Auszüge ein.
• Verantwortung: Wer unterschreibt, trägt die Richtigkeit. Legen Sie fest, wer freigibt.
• Verträge: Prüfen Sie, welche Dokumentationspflichten Ihr Vertrag mit dem Kunden enthält. Eine KI liefert dazu keine verbindliche Auskunft.
• Zu viel Papier: Dokumente, die niemand liest, helfen nicht. Beschränken Sie sich auf das Nötige.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein kleiner IT-Dienstleister in Thun betreut das Netzwerk eines Architekturbüros. Die Dokumentation besteht aus einem zwei Jahre alten Word-Dokument. Seither wurden ein Router ersetzt, ein Drucker hinzugefügt und die Datensicherung umgestellt.

Der Techniker sammelt die Tickets, aus denen die Änderungen hervorgehen, und lässt sich einen Änderungsverlauf entwerfen. Die KI zeigt Lücken: Bei der Umstellung der Datensicherung fehlt der Grund, und das Dokument nennt noch den alten Router.

Er korrigiert die Systemübersicht, fragt beim Kollegen nach dem Grund und legt die Dokumente mit Datum ab. Als der Kollege zwei Monate später in den Ferien ist, springt eine Vertretung mit der Dokumentation ein und löst eine Störung ohne Rückruf.

Der Techniker führt seither eine einfache Regel: Keine Änderung gilt als abgeschlossen, bevor die Notiz geschrieben ist. Die KI nimmt ihm nur noch das Formulieren ab, die Verantwortung für den Inhalt bleibt bei ihm.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Dokumentation, Review und Qualitätsprüfung mit KI strukturiert angehen wollen, hilft der Kurs KI für Developer mit Claude und Codex von absofort. Er behandelt Debugging, Refactoring und Review, ein Entwickler-Playbook mit Prompts, Review-Regeln, Tests und Datenschutzgrenzen sowie ein Praxisprojekt.

Er richtet sich an Personen, die Software entwickeln. Ihre Systemkenntnis bringen Sie selbst mit, der Kurs zeigt den kontrollierten Einsatz der KI.

Häufige Fragen

Wie oft soll ich die Dokumentation aktualisieren?

Idealerweise bei jeder Änderung mit einer kurzen Notiz und in grösseren Abständen mit einer Gesamtprüfung, zum Beispiel einmal pro Quartal oder Jahr. Wichtig ist ein fester Rhythmus.

Kann die KI die Dokumentation aus Konfigurationsdateien erzeugen?

Sie kann sie zusammenfassen, wenn Sie bereinigte Auszüge liefern. Prüfen Sie Ergebnis und Vollständigkeit. Konfigurationsdateien enthalten oft Geheimnisse, die zuerst entfernt werden müssen.

Wo speichere ich die Dokumentation?

An einem Ort, auf den das Team zugreifen kann, mit Versionsverlauf und Zugriffsrechten, zum Beispiel in einer Wissensdatenbank oder einem versionierten Ordner. Klären Sie mit dem Kunden, wem sie gehört.

Was gehört bei einer Übergabe unbedingt dazu?

Systemübersicht, Zuständigkeiten, Zugangsverfahren (nicht die Passwörter selbst), Wiederherstellungsanleitung, offene Punkte und Kontakte. Gehen Sie sie mit der neuen Person gemeinsam durch.