Maschinenangebote: Kalkulationsgrundlagen mit KI sammeln

Das Problem

Ein Kunde fragt eine Sondermaschine an und möchte in zwei Wochen einen Preis. Die Angaben für die Kalkulation liegen an vielen Orten: die Stückliste in der Konstruktion, die Zukaufpreise in Lieferantenofferten, die Stunden in einer Excel-Tabelle des Betriebsleiters und die Annahmen im Kopf des Verkaufsleiters.

Wer in dieser Lage rasch kalkuliert, vergisst leicht etwas: die Inbetriebnahme beim Kunden, die Dokumentation, einen Zukaufteil mit langer Lieferzeit oder die Reserve für Änderungen. Fehlt ein Posten, zahlt am Ende der Betrieb. Ein zu hohes Angebot verliert dagegen den Auftrag.

Eine KI kann dabei nicht kalkulieren, denn sie kennt Ihre Stundensätze, Lieferanten und Werkstattkapazität nicht. Sie kann aber helfen, Unterlagen zu ordnen, fehlende Angaben zu finden und Annahmen sichtbar zu machen. Genau dort entstehen im Alltag die meisten Fehler.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Anfrage klären. Lesen Sie Anfrage, Lastenheft und Skizzen und halten Sie in einem Satz fest, was geliefert werden soll. Wenn das nicht eindeutig ist, klären Sie zuerst mit dem Kunden (siehe Lastenheft strukturieren).

1. Kostenblöcke festlegen. Legen Sie Ihre üblichen Blöcke fest, zum Beispiel: Material, Zukaufteile, Konstruktion, Fertigung, Montage, Elektro und Steuerung, Test, Dokumentation, Transport, Inbetriebnahme, Garantie, Reserve. Die Liste sollte aus Ihrer eigenen Kalkulationsvorlage stammen.

1. Unterlagen anonymisieren. Entfernen Sie Kundennamen und vertrauliche Konstruktionsdetails, bevor Sie Text in einen externen KI-Dienst geben. Interne Stundensätze und Margen gehören ebenfalls nicht hinein.

1. Angaben nach Block sortieren lassen. Geben Sie der KI die Textangaben (Anfrage, Notizen, Mails) und lassen Sie sie je Kostenblock auflisten: «belegt», «geschätzt», «fehlt».

1. Lücken und Annahmen prüfen. Gehen Sie die Liste mit Konstruktion und Fertigung durch. Jede Annahme erhält einen Namen, der sie verantwortet, und eine Quelle.

1. Zahlen aus den eigenen Systemen eintragen. Stunden, Materialpreise und Zukaufpreise holen Sie aus ERP, Lieferantenofferten und Erfahrungswerten. Rechnen Sie in Ihrer Kalkulationsvorlage, nicht im Chat.

1. Risiken benennen. Fragen Sie die KI nach Dingen, die bei ähnlichen Projekten oft vergessen gehen. Nehmen Sie nur auf, was Ihre Fachleute für zutreffend halten.

1. Angebot freigeben. Eine verantwortliche Person prüft Kalkulation und Angebotstext, bevor sie an den Kunden geht. Notieren Sie, welche Annahmen im Angebot stehen.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst einem Schweizer Maschinenbaubetrieb, die Grundlagen für eine Angebotskalkulation zu sammeln. Du rechnest nicht und nennst keine Preise.

Anfrage und Notizen (anonymisiert): [Text einfügen]
Unsere Kostenblöcke: [Material, Zukaufteile, Konstruktion, Fertigung, Montage, Elektro/Steuerung, Test, Dokumentation, Transport, Inbetriebnahme, Garantie, Reserve]

Aufgabe:
1. Ordne jede Angabe aus dem Text einem Kostenblock zu und nenne die Fundstelle.
2. Erstelle eine Tabelle mit den Spalten: Kostenblock | Bekannt | Geschätzt | Fehlt | Rückfrage.
3. Liste alle Annahmen auf, die im Text nur implizit stehen.
4. Nenne drei Punkte, die bei vergleichbaren Maschinenprojekten häufig übersehen werden, und kennzeichne sie als «Hinweis, bitte fachlich prüfen».
Erfinde keine Zahlen. Schreibe «[offen]», wenn eine Angabe fehlt.

Passen Sie die Kostenblöcke an Ihre eigene Kalkulationsstruktur an und ergänzen Sie, was bei Ihnen typisch ist, etwa Prüfung durch Dritte oder Schulung des Kunden.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Preise aus der KI: Auch wenn die Antwort plausibel klingt, sind Materialpreise und Stundenansätze nicht bekannt. Sie ändern sich und hängen von Ihrem Betrieb ab.
• Vertraulichkeit: Kundenanfragen, Zeichnungen und Margen sind Geschäftsgeheimnisse. Prüfen Sie die Regeln Ihres Betriebs, bevor Sie etwas in ein KI-Werkzeug geben.
• Rechenfehler: Sprachmodelle rechnen unzuverlässig. Summen und Zuschläge rechnen Sie in Excel oder im ERP.
• Annahmen sichtbar machen: Was im Angebot nicht steht, wird später zur Streitfrage. Halten Sie wichtige Annahmen im Angebotstext fest.
• Rechtliches: Ob Preise, Fristen und Garantien rechtlich so formuliert sind, klären Sie mit Ihrer Geschäftsleitung oder Rechtsberatung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Maschinenbauer im Kanton Solothurn soll eine Zuführanlage anbieten. Der Verkaufsleiter hat eine Anfrage, drei Mails und eine Notiz aus einem Telefonat. Er anonymisiert den Text und lässt ihn nach den eigenen Kostenblöcken ordnen.

Die Tabelle zeigt sofort: Für Dokumentation und Transport gibt es keine Angaben, und die Zukaufsteuerung ist nur als «Standard» beschrieben. Er fragt beim Kunden nach und holt eine Offerte für die Steuerung. Vorher hätte er beides geschätzt.

Das Angebot geht eine Woche später raus, mit einer klaren Liste der Annahmen. Die Kalkulation selbst hat er im eigenen Excel gemacht. Den Vergleich mit dem späteren Aufwand unterstützt Nachkalkulation als Muster.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer solche Aufgaben im Büro regelmässig erledigt, profitiert von den Praxiskursen von absofort: KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Dort finden Sie unter anderem Kurse zu Projektmanagement, Einkauf, Excel und Datenverständnis sowie zu betrieblichen KI-Richtlinien.

Sie wählen einen Kurs zur Aufgabe, die Sie betrifft, und üben den verantwortungsvollen Umgang mit KI. Maschinenbauspezifische Kalkulationen bleiben Ihre Fachaufgabe.

Häufige Fragen

Darf ich Lieferantenofferten in ein KI-Werkzeug laden?

Das hängt von Ihren Vereinbarungen und dem Werkzeug ab. Oft sind Preise vertraulich. Wenn Sie unsicher sind, geben Sie nur die Positionen ohne Namen und Preise ein oder verwenden Sie ein Werkzeug, das Ihre Firma freigegeben hat.

Kann die KI Aufwandsschätzungen liefern?

Sie kann Vergleichsfragen stellen, aber Ihre Erfahrungswerte nicht ersetzen. Verwenden Sie eigene Zahlen aus abgeschlossenen Projekten.

Wie vermeide ich, dass etwas vergessen geht?

Arbeiten Sie mit einer festen Kostenblock-Liste und gleichen Sie sie nach jedem Projekt ab. So wird die Liste mit der Zeit vollständiger.

Was mache ich, wenn die Anfrage sehr vage ist?

Dann gehört die Klärung vor die Kalkulation. Lassen Sie die KI aus der Anfrage eine Liste offener Fragen formulieren und senden Sie diese nach Ihrer Prüfung an den Kunden. Ein Angebot auf unklarer Grundlage enthält fast immer versteckte Risiken, die später den Preis oder die Termine treffen.