Stücklisten mit KI vergleichen und Unterschiede prüfen

Das Problem

Eine Maschine wurde angepasst, und nun gibt es zwei Stücklisten: die alte Version und die neue. Der Einkäufer möchte wissen: Was ist neu, was fällt weg, wo hat sich die Menge geändert? Die Listen umfassen Hunderte Zeilen mit Artikelnummern, Bezeichnungen, Mengen und Baugruppen. Ein Blick von Hand reicht nicht.

Ein übersehener Unterschied hat Folgen. Wird eine Schraube mit falscher Länge bestellt, steht die Montage. Fehlt ein Teil in der Bestellung, verzögert sich die Lieferung. Zu viel bestelltes Material liegt am Lager. Solche Fehler entstehen oft bei Änderungen kurz vor der Fertigung.

Eine KI kann beim Vergleichen helfen, aber sie ist nicht das beste Werkzeug für das Zählen und Gegenüberstellen. Dafür sind Tabellenprogramme genauer. Die KI zeigt ihre Stärke beim Erklären und Gruppieren der Unterschiede.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Versionen klar benennen. Legen Sie fest, welche Liste «alt» und welche «neu» ist, mit Versionsnummer und Datum. Verwechslungen sind die häufigste Fehlerquelle.

1. Listen bereinigen. Bringen Sie beide in dieselbe Struktur: gleiche Spalten, gleiche Reihenfolge, Artikelnummern ohne Leerzeichen und im selben Format. Unterschiedliche Schreibweisen («A-100» und «A100») erzeugen falsche Unterschiede.

1. Differenzen in der Tabelle berechnen. Verwenden Sie die Suchfunktion Ihres Tabellenprogramms, um zu jeder Artikelnummer die Menge in beiden Listen nebeneinanderzustellen. Daraus ergibt sich, was neu ist, was fehlt und was sich geändert hat. Das ist zuverlässiger als eine KI.

1. Ergebnis kennzeichnen. Versehen Sie jede Zeile mit «neu», «entfallen», «Menge geändert» oder «unverändert».

1. Erklären lassen. Geben Sie der KI nur die Zeilen mit Änderungen. Sie sortiert nach Baugruppen und schreibt eine kurze Zusammenfassung für Einkauf und Montage. Prüfen Sie vorher, ob Ihr Werkzeug für interne Stücklisten freigegeben ist.

1. Auffälligkeiten prüfen lassen. Fragen Sie nach Mustern: Ändert sich die Menge nur bei einer Baugruppe? Fehlen Teile, die zu einem neuen Teil gehören könnten?

1. Gegenprüfung durch die Konstruktion. Die Konstruktion beurteilt, ob die Änderungen sinnvoll sind und ob Folgeteile fehlen. Siehe auch Konstruktionsänderungen dokumentieren.

1. Nachfolgende Prozesse informieren. Geben Sie die Änderungsliste an Einkauf, Lager und Montage und vermerken Sie, wer sie bestätigt hat.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt Einkauf und Arbeitsvorbereitung eines Schweizer Maschinenbaubetriebs.

Unten stehen die Änderungen zwischen Stückliste Version [alt] und Version [neu], bereits in der Tabelle berechnet.
Spalten: Artikelnummer | Bezeichnung | Baugruppe | Menge alt | Menge neu | Art der Änderung.

Aufgabe:
1. Fasse die Änderungen nach Baugruppe zusammen (höchstens 3 Sätze je Baugruppe).
2. Nenne Auffälligkeiten (z. B. viele Änderungen in einer Baugruppe, Teile ohne Folgeteil).
3. Erstelle eine Liste von Rückfragen an die Konstruktion.
4. Erstelle eine Liste «Für den Einkauf zu beachten».
Regeln: Verwende nur die gelieferten Zeilen. Ändere keine Zahlen. Rechne nichts nach.
Wenn etwas unklar ist, schreibe «Rückfrage».

Änderungen: [Tabelle einfügen]

Passen Sie die Spaltennamen an Ihr System an. Die Zahlen werden in der Tabelle berechnet, die KI formuliert nur.

Worauf Sie achten müssen

• Rechenfehler: KI-Programme können sich bei grossen Tabellen verzählen oder Zeilen auslassen. Verlassen Sie sich für Mengen nicht auf sie.
• Geänderte Nummern: Wenn dasselbe Teil eine neue Artikelnummer erhält, sieht das wie ein Wegfall und ein neuer Artikel aus. Klären Sie das mit der Konstruktion.
• Vertrauliche Daten: Stücklisten verraten Aufbau und Lieferanten. Klären Sie, welche Werkzeuge dafür erlaubt sind.
• Strukturstücklisten: Verschachtelte Baugruppen werden beim Ausgeben oft flachgedrückt. Vergleichen Sie auf einer einheitlichen Ebene.
• Zeichnungen und Spezifikationen: Eine KI vergleicht Text und Zahlen, nicht Geometrie. Änderungen an Bauteilen selbst sehen Sie in den Zeichnungen, siehe Grenzen von KI bei CAD.
• Verantwortung: Wer bestellt, trägt die Verantwortung. Zusätzliche Kontrolle vor grösseren Bestellungen lohnt sich.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Hersteller von Förderanlagen im Zürcher Oberland ändert die Antriebsgruppe seiner Standardanlage. Der Einkäufer Herr Vogt hat zwei Stücklisten mit je rund 600 Zeilen. Er gleicht sie in Excel ab und erhält 47 Zeilen mit Änderungen: 12 neu, 9 entfallen, 26 mit anderer Menge.

Diese 47 Zeilen gibt er der KI und lässt sie nach Baugruppen zusammenfassen. Die KI bemerkt, dass ein neuer Motor aufgeführt ist, aber keine passende Kupplung. Herr Vogt fragt bei der Konstruktion nach und erfährt, dass die Kupplung in einer anderen Baugruppe geführt wird, in der Liste aber vergessen ging. So wird die Bestellung vollständig, bevor die Montage wartet.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie solche Abläufe sauber aufbauen möchten, begleitet Sie Alpasana mit KI-Beratung und digitaler Transformation. Beschrieben sind das Aufnehmen und Verbessern von Prozessen, digitale Workflows und Automatisierungen sowie Schnittstellen und Datenaufbereitung. Auch Vorhaben mit KI-Agenten sind mit Anwendungsfall, Pilot und Einsatzregeln aufgeführt.

Projekte werden individuell offeriert. Eine fertige Stücklistenlösung für Ihr ERP-System ist nicht als Leistung belegt.

Häufige Fragen

Wozu braucht es die KI, wenn Excel die Unterschiede findet?

Excel findet die Unterschiede zuverlässig. Die KI hilft beim Verständnis, etwa beim Sortieren nach Baugruppen, bei Zusammenfassungen und bei Auffälligkeiten. Sie ist eine Ergänzung.

Kann die KI zwei PDF-Stücklisten direkt vergleichen?

Möglich, aber fehleranfällig, besonders bei Tabellen in PDFs. Besser ist es, die Daten zuerst in eine Tabelle zu übertragen und dort zu vergleichen.

Was tun bei vielen kleinen Abweichungen?

Prüfen Sie zuerst, ob nur Schreibweisen unterschiedlich sind. Das lässt sich mit der Bereinigung lösen, wie bei Datenqualität und KI beschrieben.